Documentale

Quando entri nel gestionale con il tuo nome utente e la tua password, ti trovi davanti la schermata principale. Sulla sinistra c'è il menu laterale, una colonna di voci su cui cliccare per navigare tra le varie parti del sistema.

Per arrivare alla sezione che ci interessa:

1. Guarda il menu a sinistra.
2. Cerca la voce "Documentale".
3. Clicca sulla voce "Documentale" (o "Archivio documenti").

A questo punto la pagina si aggiorna e ti mostra l'archivio: le cartelle a sinistra e l'elenco dei documenti al centro.

Esempio: se ieri hai caricato il documento di un cliente, per ritrovarlo ti basta entrare in "Documentale", aprire la cartella giusta (oppure usare la ricerca) e lo vedrai nell'elenco.

Puoi raggiungere i documenti anche da un altro punto: aprendo la scheda di un cliente o di una pratica, troverai una sezione "Documenti" che mostra solo i file collegati a quel cliente o a quella pratica.

Se non trovi la voce "Documentale" nel menu, può dipendere dai permessi del tuo utente. Contatta il tuo amministratore per farti abilitare.

Prima di caricare i documenti conviene capire come organizzarli. Lo strumento principale sono le cartelle: contenitori in cui raggruppare i file per argomento, esattamente come i raccoglitori e le cartelline di un archivio fisico.

Un archivio ben organizzato fin dall'inizio ti fa risparmiare moltissimo tempo: ritrovare un documento sarà questione di secondi.

3.1 Cosa sono le cartelle

Una cartella è un contenitore che raggruppa documenti dello stesso tipo o dello stesso argomento. Nell'archivio le cartelle compaiono di solito sulla sinistra, in un elenco verticale: cliccando su una cartella, al centro vedi solo i documenti che contiene.

Esempi di cartelle: "Documenti di identità", "Contratti", "Privacy e consensi", "Corrispondenza", "Documenti firmati".

3.2 Creare una nuova cartella

Per creare una cartella cerca il pulsante "Nuova cartella" (o un'icona "+" accanto all'elenco delle cartelle), in alto. Cliccandolo, il sistema ti chiede di indicare un nome per la cartella e, se previsto, dentro quale cartella collocarla. Confermi e la nuova cartella compare subito nell'elenco a sinistra.

Dai alle cartelle nomi chiari e brevi: "Contratti 2024" è più utile di "Documenti vari".

3.3 Sottocartelle e struttura ad albero

Una cartella può contenere altre cartelle, chiamate sottocartelle. Si crea così una struttura ad albero: una cartella principale al primo livello e cartelle più piccole al suo interno. Per aprire una sottocartella, clicca prima sulla cartella che la contiene: l'elenco si espande mostrando i livelli interni.

Esempio: una cartella "Clienti" che contiene una sottocartella per ogni cliente, e dentro ciascuna le cartelle "Contratti", "Identità", "Corrispondenza".

Non esagerare con i livelli: una struttura troppo profonda (cartelle dentro cartelle dentro cartelle) diventa scomoda da navigare. Due o tre livelli sono quasi sempre sufficienti.

3.4 Rinominare e spostare una cartella

Se una cartella ha un nome poco chiaro o va riorganizzata, puoi rinominarla o spostarla. Passa il mouse sulla cartella (o aprine il menu Azioni "▾") e scegli "Rinomina" per cambiare il nome, oppure "Sposta" per collocarla dentro un'altra cartella.

Quando sposti o rinomini una cartella, i documenti al suo interno restano collegati: non vengono persi. Cambia però il "percorso" in cui ritrovarli, quindi avvisa i colleghi se modifichi cartelle usate da tutti.

3.5 Cartelle, categorie ed etichette

Oltre alle cartelle, il gestionale può offrire categorie o etichette da assegnare ai singoli documenti. La differenza è semplice: un documento sta in una sola cartella alla volta, ma può avere più categorie/etichette. Sono utili per raggruppare in modo trasversale (ad esempio l'etichetta "Da firmare" su documenti che si trovano in cartelle diverse).

Usa le cartelle per l'organizzazione principale e le categorie/etichette per i raggruppamenti rapidi e temporanei.

3.6 Consigli per organizzare bene

• Decidi una logica unica per tutto lo studio o l'azienda (per cliente, per tipo di documento, per anno) e mantienila.
• Usa nomi coerenti: se una cartella si chiama "Contratti", evita di crearne un'altra chiamata "Contratto".
• Crea le cartelle man mano che servono, senza riempire l'archivio di contenitori vuoti.

Se non sai da dove iniziare, una buona struttura di partenza è: una cartella per ogni tipo di documento che gestisci abitualmente, più una cartella "Privacy e consensi" per i documenti sensibili.

Nella parte superiore dell'archivio trovi una serie di campi chiamati filtri di ricerca. Servono a trovare velocemente i documenti che ti interessano, senza scorrere tutto l'elenco — utili soprattutto quando i file sono molti.

I filtri non modificano, non spostano e non cancellano nessun documento: nascondono temporaneamente quelli che non ti servono, mostrandoti solo gli altri.

4.1 Ricerca per testo (nome del file)

Il campo di ricerca testuale è il filtro più semplice e più usato: funziona come una "lente di ingrandimento" interna all'archivio. Puoi digitare una parte del nome del documento, una parola chiave o il nome del cliente: il sistema mostra tutti i documenti che contengono il testo digitato.

Esempi:
Scrivi contratto → vedrai tutti i documenti con "contratto" nel nome.
Scrivi Rossi → vedrai tutti i documenti che contengono "Rossi".

4.2 Filtro per cartella

Puoi limitare la ricerca a una cartella specifica: in questo modo cerchi solo tra i documenti contenuti in quella cartella, ignorando tutto il resto dell'archivio. Di solito basta cliccare sulla cartella desiderata nell'elenco a sinistra.

Combinare il filtro per cartella con la ricerca testuale è il modo più rapido per trovare un documento: prima restringi alla cartella, poi cerchi la parola chiave.

4.3 Filtro per tipo di documento

Se hai assegnato categorie o tipi ai documenti, puoi filtrare in base a essi: selezionando un tipo, il sistema mostra solo i documenti di quella categoria (per esempio solo i "Contratti" o solo i "Documenti di identità").

4.4 Filtro per cliente o pratica

Poiché ogni documento può essere collegato a un cliente o a una pratica, puoi filtrare l'archivio per vedere solo i documenti di un determinato cliente o di una determinata pratica. È utilissimo quando devi preparare tutto il materiale relativo a una singola posizione.

Esempio: selezionando un cliente, ottieni l'elenco completo di tutti i suoi documenti, indipendentemente dalla cartella in cui si trovano.

4.5 Filtro per date

Puoi filtrare anche in base alle date: data di caricamento, data del documento o data di ultima modifica. Di solito imposti un intervallo (dal… al…) e il sistema mostra solo i documenti che vi rientrano.

Attenzione: se imposti un intervallo sbagliato (es. dal 10/01 al 09/01) l'elenco può risultare vuoto. Allarga l'intervallo o usa "Reset filtri".

4.6 Filtro per documenti in scadenza

Ai documenti puoi assegnare una data di scadenza (per esempio per un contratto o un documento di identità). Questo filtro ti permette di vedere subito i documenti in scadenza o già scaduti, così da rinnovarli o richiederne una versione aggiornata al cliente.

Controlla periodicamente i documenti in scadenza: eviterai di lavorare con documenti non più validi.

4.7 Il pulsante "Cerca"

Dopo aver impostato uno o più filtri, per applicarli devi cliccare su "Cerca". Il sistema legge i valori impostati, aggiorna l'elenco e mostra solo i documenti che corrispondono ai criteri scelti.

Se modifichi un filtro (ad esempio cambi la data o il testo), ricordati di cliccare di nuovo su "Cerca" per aggiornare i risultati.

4.8 Il pulsante "Reset filtri"

Per tornare a vedere tutti i documenti senza alcun filtro attivo, clicca su "Reset filtri": tutti i campi vengono svuotati e l'elenco torna completo.

Se non trovi un documento che sai esistere, nel 99% dei casi un filtro è rimasto attivo. Il primo passo è sempre cliccare su "Reset filtri".

Una volta scelta una cartella (o impostati i filtri), nella parte centrale della pagina viene mostrato l'elenco dei documenti: una tabella in righe (una per documento) e colonne (le informazioni di ciascun file). Da qui puoi aprire, scaricare, condividere, spostare, archiviare ed eliminare i documenti.

Se ti senti "perso" nel gestionale, torna sempre all'archivio Documentale: da qui raggiungi qualunque file e quasi tutte le funzioni più usate.

5.1 Struttura generale dell'elenco

L'elenco mostra a colpo d'occhio le informazioni più importanti: una riga di intestazione (in alto) con i nomi delle colonne e tante righe di dati, una per documento. A seconda della configurazione, le colonne possono includere nome del file, tipo, cliente/pratica collegata, cartella, date, scadenza, visibilità al cliente e le icone delle azioni.

Non è necessario capire tutte le colonne subito: inizia da quelle più familiari (nome, cliente, data) e scopri le altre con calma.

5.2 Le colonne principali

Nome del documento

Il nome del file: dovrebbe descrivere chiaramente il contenuto del documento. Più il nome è chiaro, più sarà facile ritrovarlo con la ricerca.

Tipo / formato

Spesso una piccola icona indica il formato del file (PDF, immagine, documento di testo), così riconosci a colpo d'occhio di che tipo di documento si tratta.

Cliente / Pratica collegata

Indica a quale cliente o pratica il documento è collegato. È una delle informazioni più utili perché ti dice subito "di chi" è quel documento.

Cartella

Mostra in quale cartella il documento è archiviato: utile quando stai vedendo i risultati di una ricerca che attraversa più cartelle.

Date

Una o più colonne con le date: quando il documento è stato caricato, la data del documento ed eventualmente l'ultima modifica.

Scadenza

Se al documento è stata assegnata una data di scadenza, viene mostrata qui, di solito con un colore che segnala se è vicina o già passata.

Visibilità al cliente

Un'icona indica se il documento è visibile al cliente nella sua area riservata oppure no. Vedremo questa funzione nel dettaglio nel capitolo sulla condivisione.

Controlla regolarmente la colonna Scadenza per evitare di utilizzare documenti non più validi.

5.3 Colori, icone e indicatori visivi

L'elenco usa alcuni indicatori visivi che ti fanno capire a colpo d'occhio lo stato dei documenti. Non devi ricordare nulla a memoria: basta guardare i colori.

1) Badge colorati delle scadenze

• Arancione → documento in scadenza (scadenza vicina);
• Rosso → documento scaduto (scadenza già passata);
• Verde → nessuna scadenza imminente.

2) Icona di condivisione

Un'icona (ad esempio un lucchetto aperto/chiuso o un occhio) indica se il documento è condiviso con il cliente. Così capisci subito quali file il cliente può vedere nella sua area riservata.

3) Tooltip informativi

Passando il mouse sopra icone e badge può comparire un tooltip, una piccola finestra di testo che ne spiega il significato (es. "Scade tra 5 giorni" oppure "Visibile al cliente").

5.4 L'anteprima del documento

Molti documenti (soprattutto PDF e immagini) possono essere visti in anteprima senza doverli scaricare. In genere basta cliccare sull'icona dell'occhio o sull'azione "Anteprima": si apre una finestra che mostra il contenuto del file. Per chiuderla, clicca sulla "X" o fuori dalla finestra.

L'anteprima è perfetta per controllare al volo se hai trovato il documento giusto, senza ingombrare il computer di file scaricati.

5.5 Ordinare l'elenco

In molte tabelle puoi ordinare i documenti cliccando sull'intestazione di una colonna (es. "Data caricamento" o "Nome"). Una piccola freccia accanto al nome della colonna indica l'ordine: verso l'alto (crescente) o verso il basso (decrescente).

Esempio: cliccando due volte su "Data caricamento", al primo clic vedi prima i documenti più recenti, al secondo prima i più vecchi.

5.6 Pagine dell'elenco (paginazione)

Se i documenti sono molti, l'elenco è suddiviso in più pagine. In fondo alla tabella trovi i numeri di pagina e i pulsanti per andare avanti/indietro o saltare a una pagina specifica.

Se non vedi un documento che ti aspetti, verifica di trovarti alla prima pagina e non su una pagina successiva.

5.7 Le azioni sul singolo documento

Nell'ultima parte di ogni riga (di solito a destra) trovi il menu Azioni (icona "▾"): da qui apri il documento, lo scarichi, lo rinomini, lo sposti in un'altra cartella, decidi se renderlo visibile al cliente, imposti una scadenza, lo archivi o lo elimini.

Nel capitolo successivo vedremo in dettaglio ognuna di queste azioni.

Caricare un documento significa portarlo dal tuo computer all'archivio cloud del gestionale. Da quel momento il file è al sicuro, accessibile da qualsiasi postazione e collegabile a clienti e pratiche. L'operazione è chiamata anche upload.

Prima di caricare un file, dagli un nome chiaro sul computer (es. "Documento_identita_Rossi.pdf" invece di "scan001.pdf"): ritroverai tutto più facilmente.

6.1 Dove si trova il pulsante "Carica documento"

Cerca il pulsante dedicato in alto a destra: a seconda della versione può chiamarsi "Carica documento", "Nuovo documento" o essere un'icona di una freccia verso l'alto. Se hai prima aperto una cartella, il documento verrà caricato direttamente in quella cartella.

6.2 Scegliere i file dal computer

Dopo aver cliccato il pulsante, si apre una finestra del tuo computer per scegliere il file. Naviga fino alla cartella in cui si trova il documento, selezionalo e conferma. Il file inizia a caricarsi e una piccola barra di avanzamento mostra lo stato del trasferimento.

Non chiudere la finestra mentre la barra di avanzamento sta procedendo: aspetta che il caricamento sia completato.

6.3 Trascinare i file (drag and drop)

In molti casi puoi caricare un documento semplicemente trascinandolo dal computer dentro l'area dell'archivio (un riquadro con scritto "Trascina qui i file"). È il modo più veloce quando hai già il file sotto gli occhi sul desktop.

Il trascinamento è comodo, ma funziona allo stesso modo del pulsante "Carica": scegli quello che ti viene più naturale.

6.4 Indicare cartella, cliente e dati

Durante o subito dopo il caricamento, il gestionale ti chiede alcune informazioni:

• la cartella in cui archiviare il documento;
• l'eventuale cliente o pratica a cui collegarlo;
• un nome chiaro per il documento (puoi rinominarlo rispetto al file originale);
• eventuali categorie/etichette e una data di scadenza.

Collegare subito il documento al cliente o alla pratica giusta è il segreto di un archivio ordinato: lo ritroverai sempre, anche tra mesi.

6.5 Formati e dimensioni ammessi

Puoi caricare i formati più comuni: PDF, immagini (JPG, PNG), documenti di testo e fogli di calcolo. Esiste un limite massimo di dimensione per ogni file (espresso in MB): se un file è troppo grande, il sistema ti avvisa e il caricamento non viene completato.

Per motivi di sicurezza alcuni formati potenzialmente pericolosi (ad esempio programmi eseguibili) non sono ammessi: il sistema li rifiuta automaticamente.

6.6 Caricare più file insieme

Spesso puoi selezionare e caricare più documenti contemporaneamente: nella finestra di scelta file tieni premuto il tasto di selezione multipla e scegli tutti i file, oppure trascinali tutti insieme nell'area di caricamento. Il sistema li carica uno dopo l'altro.

6.7 Documenti precompilati automatici

Oltre a caricare file dall'esterno, il gestionale può generare automaticamente documenti precompilati: lettere, moduli e documenti creati a partire dai dati già presenti nel sistema (nome del cliente, dati della pratica, ecc.). Scegli il modello, il sistema riempie i campi al posto tuo e ottieni un PDF pronto, da salvare nell'archivio o inviare al cliente.

Esempio: selezionando il modello di una lettera e un cliente, il documento esce già compilato con nome, indirizzo e dati della pratica, senza doverli riscrivere a mano.

I documenti precompilati riducono gli errori e fanno risparmiare tempo. Hanno una guida dedicata che spiega passo per passo come configurare i modelli.

6.8 Riepilogo del caricamento

1. Apri la cartella di destinazione (facoltativo).
2. Clicca su "Carica documento" o trascina il file.
3. Scegli il file (o più file) dal computer.
4. Indica cliente/pratica, nome ed eventuale scadenza.
5. Attendi il completamento della barra di avanzamento.
6. Verifica che il documento compaia nell'elenco.

Dall'elenco dei documenti, tramite il menu Azioni (icona "▾") di ogni riga, puoi svolgere tutte le operazioni sul singolo file. Vediamole una per una.

Se non sei sicuro di cosa faccia un'icona, passaci sopra il mouse: spesso compare un tooltip che spiega il significato del pulsante (es. "Scarica documento", "Imposta scadenza").

7.1 Aprire e scaricare un documento

Con "Apri" o "Anteprima" visualizzi il documento direttamente nel gestionale, senza scaricarlo. Con "Scarica", invece, salvi una copia del file sul tuo computer: utile quando devi inviarlo via email o stamparlo.

7.2 Rinominare un documento

Con "Rinomina" cambi il nome con cui il documento compare nell'archivio. Questo non modifica il contenuto del file, ma solo l'etichetta che vedi nell'elenco.

Un nome ben scelto è il modo più semplice per ritrovare un documento con la ricerca testuale.

7.3 Spostare un documento in un'altra cartella

Con "Sposta" (o "Cambia cartella") sposti il documento in una cartella diversa. È utile quando hai caricato un file nella cartella sbagliata o quando riorganizzi l'archivio.

7.4 Collegare a un cliente o a una pratica

Con "Collega a cliente" o "Collega a pratica" associ il documento a una posizione precisa. Da quel momento, il file comparirà anche nella scheda di quel cliente o di quella pratica, nella loro sezione "Documenti".

Esempio: colleghi un contratto a una pratica; aprendo quella pratica troverai il contratto già lì, senza doverlo cercare nell'archivio.

7.5 Impostare una data di scadenza

Con "Imposta scadenza" assegni una data di scadenza al documento. Accanto al file comparirà una colorazione automatica: arancione se è in scadenza, rosso se è scaduto. I documenti con scadenza compaiono anche tra quelli filtrabili come "in scadenza".

Usa la scadenza per documenti che vanno rinnovati periodicamente (contratti, documenti di identità, certificazioni).

7.6 Rendere visibile al cliente

Se è attivo il modulo Area riservata, con "Rendi accessibile al cliente" (o "Nascondi al cliente") decidi se il documento è visibile al cliente nella sua area online. Il cliente vede solo i documenti che hai reso visibili: tutto il resto resta riservato.

Prima di rendere visibile un documento, controlla che sia quello giusto e che non contenga dati di altri clienti: una volta condiviso, il cliente potrà vederlo e scaricarlo.

7.7 Archiviare un documento

Con "Archivia" sposti il documento tra quelli non più attivi, senza eliminarlo. È il modo sicuro per fare ordine: il file resta consultabile nello storico ma non ingombra l'elenco principale.

7.8 Eliminare un documento

L'eliminazione è l'azione più delicata perché rimuove il file dal sistema. Per questo richiede una conferma e, in molte configurazioni, è disponibile solo dopo aver archiviato il documento. Alla conferma, il file viene rimosso in modo irreversibile.

Usa l'eliminazione solo quando il documento non serve più a fini amministrativi, fiscali o legali. Verifica sempre le norme sulla conservazione dei documenti prima di cancellare.

Non tutti i documenti devono essere visibili a tutti. I permessi ti permettono di decidere con precisione chi può fare cosa con cartelle e documenti, garantendo riservatezza e conformità alle norme sulla privacy.

I permessi sono uno degli strumenti più importanti per la sicurezza: dedicagli qualche minuto fin dall'inizio e l'archivio resterà protetto.

8.1 Cosa sono i permessi

Un permesso è un'autorizzazione che stabilisce se una persona può vedere, aprire, caricare o scaricare un certo documento o una certa cartella. Senza il permesso adeguato, l'operatore semplicemente non vede o non può usare quel contenuto.

8.2 Permessi degli operatori

I permessi sono assegnati per operatore (o per gruppo di operatori). L'amministratore decide chi ha accesso al modulo Documentale e con quali capacità. Per questo può capitare che due colleghi vedano archivi diversi: ciascuno vede solo ciò per cui è autorizzato.

Se ti accorgi di non vedere una cartella o un documento che ti serve per lavorare, non è un guasto: probabilmente non hai il permesso. Rivolgiti all'amministratore.

8.3 Permessi per cartella

Puoi impostare i permessi a livello di cartella: in questo modo tutti i documenti contenuti seguono le stesse regole. È il modo più pratico per gestire grandi quantità di file, ad esempio rendendo una cartella "Privacy e consensi" accessibile solo ad alcuni operatori.

Esempio: una cartella "Documenti riservati" visibile solo ai responsabili, mentre tutti gli altri operatori non la vedono nemmeno nell'elenco.

8.4 Permessi sul singolo documento

Oltre che per cartella, in molti casi puoi regolare i permessi anche sul singolo documento, per i casi particolari in cui un file richiede una protezione diversa rispetto alla cartella in cui si trova.

8.5 I tipi di permesso (vedere, caricare, scaricare)

I permessi sono granulari: puoi distinguere tra diverse capacità.

• Vedere — l'operatore vede che il documento esiste e ne legge le informazioni;
• Aprire / Anteprima — può visualizzare il contenuto;
• Scaricare — può salvare una copia sul proprio computer;
• Caricare / Modificare — può aggiungere documenti o modificarne i dati;
• Eliminare — può rimuovere documenti (di solito riservato a pochi).

Concedi sempre il minimo permesso necessario a ciascun ruolo: è la regola d'oro della sicurezza.

8.6 Consigli per impostare i permessi

• Separa i documenti sensibili (dati personali, consensi) in cartelle con accesso ristretto.
• Dai i permessi di eliminazione solo a chi ne ha davvero bisogno.
• Rivedi periodicamente i permessi, soprattutto quando un collaboratore cambia ruolo o lascia il lavoro.

I permessi proteggono anche te: in caso di controlli o contestazioni, poter dimostrare chi aveva accesso a cosa è fondamentale per la conformità al GDPR.

Uno dei vantaggi principali del Documentale è la possibilità di condividere i documenti con i clienti in modo sicuro e tracciato, riducendo lo scambio di email e dando un'immagine più professionale. La condivisione avviene tramite l'area riservata.

9.1 L'area riservata del cliente

L'area riservata è uno spazio online privato a cui il cliente accede con le proprie credenziali. Lì il cliente trova solo i documenti che hai deciso di condividere con lui e può, se lo abiliti, caricare a sua volta i propri documenti.

L'area riservata è un modulo collegato: se non è attivo, le funzioni di condivisione con il cliente potrebbero non essere disponibili. Chiedi conferma all'amministratore.

9.2 Rendere un documento visibile al cliente

Per condividere un file, dal menu Azioni del documento scegli "Rendi accessibile al cliente". Da quel momento il documento comparirà nell'area riservata di quel cliente, che potrà visualizzarlo e scaricarlo. Per togliere la condivisione, usa "Nascondi al cliente".

Verifica sempre il collegamento al cliente prima di condividere: un documento collegato al cliente sbagliato finirebbe nell'area riservata della persona sbagliata.

9.3 Upload self-service: il cliente carica i documenti

Puoi consentire al cliente di caricare i propri documenti direttamente dall'area riservata (upload self-service). È comodissimo: invece di ricevere file via email e doverli archiviare a mano, li trovi già nell'archivio, collegati al cliente giusto.

Esempio: chiedi al cliente di caricare il proprio documento di identità; lui lo carica dall'area riservata e tu lo ritrovi automaticamente nella sua cartella, pronto all'uso.

9.4 Richiedere documenti al cliente

In molti casi puoi inviare al cliente una richiesta di documenti: il sistema gli segnala quali file deve caricare e tiene traccia di quali sono stati consegnati e quali mancano ancora. Così sai sempre a che punto è la raccolta documentale.

La richiesta di documenti riduce i solleciti telefonici: il cliente vede da solo cosa manca e provvede.

9.5 Notifiche e comunicazioni

La condivisione può essere accompagnata da notifiche: il cliente riceve un avviso (via email o SMS, se i moduli di comunicazione sono attivi) quando un nuovo documento è disponibile per lui o quando gli chiedi di caricarne uno.

Le notifiche via email e SMS dipendono dagli appositi moduli di comunicazione: se non le ricevi, verifica che siano configurati e che i recapiti del cliente siano corretti.

9.6 Consenso e GDPR

Quando condividi o raccogli documenti che contengono dati personali, assicurati di avere il consenso del cliente al trattamento, come previsto dal GDPR. Il gestionale ti aiuta tenendo traccia degli accessi e conservando i file in modo cifrato, ma la responsabilità di raccogliere i consensi corretti resta tua.

Conserva i documenti che contengono dati sensibili in cartelle ad accesso ristretto e condividi con il cliente solo ciò che è strettamente necessario.

La sicurezza dei documenti è una priorità del gestionale. Questa sezione spiega in modo semplice come i tuoi file sono protetti e cosa puoi fare tu per tenerli al sicuro.

10.1 Archiviazione in cloud cifrato

I documenti sono conservati in cloud cifrato: significa che i file sono memorizzati su server protetti e che il loro contenuto è codificato, in modo che non sia leggibile da chi non è autorizzato. Tu non devi fare nulla di tecnico: la cifratura è automatica.

Archiviare i documenti nel gestionale è molto più sicuro che tenerli sul computer dell'ufficio: in caso di guasto o furto del PC, i tuoi file restano al sicuro nel cloud.

10.2 Backup automatici

Il sistema effettua backup automatici, cioè copie di sicurezza periodiche di tutti i documenti. Questo riduce drasticamente il rischio di perdere i file a causa di guasti o errori.

I backup automatici proteggono dai guasti, ma non sostituiscono la prudenza: prima di eliminare definitivamente un documento, valuta sempre se potrebbe servirti in futuro.

10.3 Log degli accessi e tracciabilità

Il gestionale può registrare i log degli accessi: una traccia di chi ha visto, caricato, scaricato o modificato un documento e quando. È uno strumento prezioso per la tracciabilità e per dimostrare, in caso di controlli, come sono stati gestiti i dati.

La tracciabilità è una garanzia per tutti: tutela il cliente, gli operatori e l'azienda.

10.4 Buone pratiche di sicurezza

• Non condividere la tua password con i colleghi: ognuno deve avere il proprio accesso.
• Concedi i permessi minimi necessari a ciascun ruolo (vedi capitolo Permessi).
• Condividi con il cliente solo i documenti che lo riguardano.
• Conferma con attenzione le eliminazioni: sono spesso definitive.
• Tieni aggiornati i recapiti dei clienti per garantire la corretta consegna delle notifiche.

La sicurezza ha sempre la priorità sulla comodità: pochi secondi in più per controllare permessi e collegamenti evitano errori che possono avere conseguenze importanti sulla privacy.

Le risposte alle domande più comuni quando si lavora con il Documentale. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.

11.1 Non trovo un documento nell'archivio. Cosa posso fare?

È il problema più comune. Le cause più probabili sono: un filtro o una cartella ancora selezionati, oppure il documento è stato archiviato.

Soluzione rapida: 1) clicca "Reset filtri"; 2) usa la ricerca testuale con una parola del nome o del cliente; 3) controlla tra i documenti archiviati.

11.2 Non riesco a caricare un documento. Perché?

Le cause più comuni: il file è troppo grande (limite in MB superato), il formato non è supportato o la connessione è lenta/instabile.

Usa PDF o JPG: sono i formati più stabili e compatibili. Verifica anche di avere il permesso di caricare nella cartella scelta.

11.3 Quali formati posso caricare?

I formati più comuni sono ammessi: PDF, immagini (JPG, PNG), documenti di testo e fogli di calcolo. Alcuni formati potenzialmente pericolosi (come i programmi eseguibili) sono bloccati per motivi di sicurezza.

11.4 L'anteprima di un documento non si apre. Come mai?

L'anteprima funziona soprattutto con PDF e immagini. Per altri formati potrebbe essere necessario scaricare il file e aprirlo sul computer. Una connessione lenta può inoltre rallentare il caricamento dell'anteprima.

11.5 Il cliente non vede un documento nella sua area riservata. Perché?

Probabilmente il documento non è stato reso visibile al cliente, oppure non è collegato al cliente giusto. Apri il menu Azioni del documento e scegli "Rendi accessibile al cliente", dopo aver verificato il collegamento al cliente corretto.

11.6 Come faccio caricare i documenti direttamente al cliente?

Devi avere attivo il modulo Area riservata con l'upload self-service. Il cliente accede alla propria area e carica i file, che ritrovi automaticamente nell'archivio collegati alla sua posizione.

11.7 Ho caricato un file nella cartella sbagliata. Posso spostarlo?

Sì: apri il menu Azioni del documento e scegli "Sposta" (o "Cambia cartella"), poi seleziona la cartella corretta. Il file non viene perso, cambia solo posizione.

11.8 I miei colleghi vedono una cartella che io non vedo. È un errore?

No, è quasi sempre una questione di permessi: il tuo utente non è autorizzato a vedere quella cartella. Se ti serve per lavorare, chiedi all'amministratore di abilitarti.

11.9 Non vedo il pulsante "Elimina". Come mai?

In molte configurazioni il pulsante Elimina compare solo dopo che il documento è stato archiviato, oppure è riservato a chi ha il permesso di eliminazione. È una protezione contro le cancellazioni accidentali.

Archivia prima, elimina poi (solo se necessario).

11.10 Ho eliminato un documento per sbaglio. Posso recuperarlo?

Di solito i documenti eliminati non si recuperano, a meno che il sistema non preveda un cestino temporaneo. L'eliminazione è spesso definitiva per motivi di privacy e sicurezza.

Quando non sei sicuro, archivia invece di eliminare: il file resta consultabile senza ingombrare l'elenco.

11.11 Come genero un documento precompilato?

Scegli il modello del documento e il cliente (o la pratica): il sistema riempie automaticamente i campi con i dati già presenti e produce un PDF pronto da salvare o inviare. La configurazione dei modelli ha una guida dedicata.

11.12 I documenti sono davvero al sicuro?

Sì: i file sono archiviati in cloud cifrato con backup automatici, e i permessi e i log di accesso aiutano a rispettare gli obblighi di privacy e GDPR. È un livello di sicurezza superiore rispetto a tenere i file sul computer dell'ufficio.

11.13 Dove posso trovare altre informazioni?

Puoi consultare questo manuale online, gli altri argomenti della guida (in particolare quelli su clienti, pratiche e area riservata) e la sezione "Suggerimenti" presente nei vari moduli del gestionale.

Ricorda: leggere fa risparmiare tempo. Se leggi una volta, eviti di chiedere dieci volte.