Guida

File e cartelle

La sezione File e cartelle è il tuo archivio digitale in cloud: un vero file manager dove organizzi i documenti in cartelle ad albero, li carichi, li sposti, li cerchi e decidi chi può vederli. Questa guida ti accompagna passo per passo su ogni schermata, anche se non hai mai usato un gestionale.

1. Introduzione

La sezione "File e cartelle" è l'archivio digitale del gestionale: il posto dove conservare in modo ordinato tutti i file dell'organizzazione. Se immagini il programma come un grande ufficio, questa sezione è l'armadio degli schedari: cassetti, cartelline e raccoglitori in cui ogni documento ha il suo posto preciso.

A differenza di una cartella sul tuo computer, qui i file sono in cloud: accessibili da qualunque postazione, protetti da backup automatici e disponibili a tutto il team in base ai permessi.

In questa sezione puoi:

  • vedere la struttura ad albero di tutte le cartelle;
  • creare nuove cartelle e sottocartelle;
  • caricare file di ogni tipo (PDF, immagini, documenti, fogli di calcolo);
  • spostare, rinominare, copiare e organizzare i file;
  • cercare velocemente un file o una cartella;
  • decidere chi può vedere o modificare ogni cartella tramite i permessi;
  • condividere file e cartelle con colleghi e clienti;
  • scaricare ed eliminare i file quando non servono più.
Questa sezione è progettata per essere usata anche da chi non ha mai utilizzato un gestionale: chi sa usare le cartelle del proprio computer si troverà subito a casa, perché il funzionamento è molto simile.
File e cartelle è lo strato di base su cui si appoggiano anche altri moduli (gestione documentale, pratiche, area riservata clienti): un unico archivio per tutta l'organizzazione, senza file sparsi tra PC ed email.

2. Come accedere a File e cartelle

Quando entri nel gestionale con il tuo nome utente e la tua password, ti trovi davanti la schermata principale. Sulla sinistra c'è il menu laterale, una colonna di voci su cui cliccare per navigare tra le varie parti del sistema.

Per arrivare alla sezione che ci interessa:

  1. Guarda il menu a sinistra.
  2. Cerca la voce "File e cartelle" (in alcune installazioni può chiamarsi "Archivio" o "Documenti").
  3. Clicca sulla voce per aprire l'archivio.

A questo punto la pagina si aggiorna e ti mostra l'archivio: a sinistra la struttura ad albero delle cartelle, al centro il contenuto della cartella selezionata.

Esempio: se ieri hai caricato un file dentro la cartella "Contratti", per ritrovarlo ti basta entrare in "File e cartelle", aprire la cartella "Contratti" e il file sarà lì.
Se non trovi la voce nel menu, può dipendere dai permessi del tuo utente. Contatta il tuo amministratore per farti abilitare l'accesso all'archivio.

3. La struttura ad albero delle cartelle

Il cuore della sezione è la struttura ad albero: un modo per organizzare le cartelle una dentro l'altra, esattamente come fai sul tuo computer. È quello che rende l'archivio ordinato anche quando i file diventano migliaia.

Pensa all'albero come a un grande schedario: i cassetti sono le cartelle principali, le cartelline dentro i cassetti sono le sottocartelle, e i fogli dentro le cartelline sono i tuoi file.

3.1 Come funziona l'albero delle cartelle

Una cartella può contenere altri file e altre cartelle (chiamate sottocartelle). A loro volta le sottocartelle possono contenerne altre, e così via: questa annidatura "a livelli" è ciò che chiamiamo struttura ad albero.

Sulla sinistra della schermata vedi l'albero: ogni cartella ha accanto una piccola freccia o un segno "+" che, se cliccato, la espande mostrando le sottocartelle al suo interno. Cliccando di nuovo la richiudi.

Esempio: potresti avere una cartella "Clienti" che contiene una sottocartella per ogni cliente; dentro ciascuna, le sottocartelle "Documenti", "Contratti" e "Comunicazioni".

3.2 Navigare tra le cartelle

Per entrare in una cartella ti basta cliccarci sopra: la parte centrale della pagina si aggiorna e mostra il contenuto di quella cartella (i file e le eventuali sottocartelle). Per tornare indietro usi il percorso in alto (vedi il punto successivo) oppure clicchi un'altra cartella nell'albero a sinistra.

Cliccare su una cartella nell'albero non sposta né modifica nulla: serve solo a spostare il "punto di vista", cioè a decidere quale contenuto vedere al centro.

3.3 Il percorso (breadcrumb) in alto

Sopra l'elenco dei file trovi il percorso (chiamato anche "breadcrumb", cioè "briciole di pane"): mostra dove ti trovi in questo momento, partendo dalla cartella principale fino alla cartella aperta. Ogni pezzo del percorso è cliccabile e ti riporta a quel livello.

Esempio: se vedi scritto Archivio › Clienti › Rossi Mario › Contratti, sei dentro la cartella "Contratti" del cliente "Rossi Mario". Cliccando su "Clienti" torni indietro di due livelli.
Il percorso è la bussola dell'archivio: se ti senti "perso", guarda sempre il breadcrumb in alto per capire dove sei.

3.4 Vista a elenco e vista a icone

Il contenuto di una cartella può essere mostrato in due modi, selezionabili con appositi pulsanti in alto a destra:

  • Vista a elenco: i file sono incolonnati con nome, tipo, dimensione e data; comoda per ordinare e cercare;
  • Vista a icone (o miniature): ogni file è un riquadro con un'anteprima; comoda per riconoscere a colpo d'occhio immagini e documenti.
Per archivi con molte immagini la vista a icone è più pratica; per archivi pieni di documenti la vista a elenco rende più veloce trovare e ordinare i file.

4. Creare e gestire le cartelle

Le cartelle sono i "contenitori" del tuo archivio. Prima di caricare i file conviene preparare una struttura di cartelle chiara: così ogni documento avrà fin da subito il suo posto e l'archivio resterà in ordine nel tempo.

4.1 Creare una nuova cartella

Per creare una cartella nel livello in cui ti trovi:

  1. Posizionati nel punto giusto: se vuoi una cartella principale, vai alla radice dell'archivio; se la vuoi dentro un'altra cartella, aprila prima.
  2. Clicca il pulsante in alto a destra "Nuova cartella" (o l'icona di una cartella con il "+").
  3. Nel riquadro che compare digita il nome della cartella.
  4. Clicca "Salva" (o "Crea") per confermare.

La nuova cartella compare subito nell'albero a sinistra e nell'elenco al centro, pronta per accogliere file e sottocartelle.

Esempio: stai partendo da zero? Crea le cartelle principali "Clienti", "Contratti", "Modelli" e "Amministrazione": avrai già lo scheletro dell'archivio.

4.2 Creare una sottocartella

Una sottocartella è semplicemente una cartella creata dentro un'altra. Il procedimento è identico al precedente: prima entra nella cartella che vuoi usare come "contenitore", poi clicca "Nuova cartella". La cartella appena creata si troverà al livello giusto.

Non esagerare con i livelli di annidamento: di solito 3 o 4 livelli sono più che sufficienti. Troppe sottocartelle rendono lungo e noioso raggiungere un file.

4.3 Rinominare una cartella

Se hai sbagliato il nome o vuoi cambiarlo, individua la cartella e apri il menu azioni (l'icona "▾" accanto al nome), poi scegli "Rinomina". Digita il nuovo nome e conferma con "Salva".

Rinominare una cartella non sposta i file al suo interno e non rompe i collegamenti: cambia solo l'etichetta visibile. I file restano esattamente dove sono.

4.4 Spostare una cartella

Puoi riorganizzare l'archivio spostando un'intera cartella (con tutto il suo contenuto) in un'altra posizione. Dal menu azioni scegli "Sposta": si apre una finestra con l'albero delle cartelle, dove selezioni la nuova destinazione e confermi.

In molte versioni puoi anche trascinare la cartella con il mouse (drag and drop) e rilasciarla sopra la cartella di destinazione.

Quando sposti una cartella, sposti anche tutte le sottocartelle e i file che contiene. Verifica la destinazione prima di confermare, per non perdere il filo dell'organizzazione.

4.5 Eliminare una cartella

Per rimuovere una cartella che non ti serve più, apri il menu azioni e scegli "Elimina". Il sistema chiede sempre una conferma, perché eliminando la cartella elimini anche tutto ciò che contiene (sottocartelle e file).

Attenzione: l'eliminazione di una cartella piena cancella anche tutti i file al suo interno. Prima di confermare, assicurati che non contenga documenti importanti. In alcune installazioni gli elementi eliminati finiscono in un cestino temporaneo da cui è possibile ripristinarli; in altre l'eliminazione è definitiva.
Se non sei sicuro, invece di eliminare la cartella spostala in una cartella "Archivio" o "Da verificare": la togli di mezzo senza rischiare di perdere dati.

4.6 Consigli per organizzare le cartelle

Un archivio ben organizzato fa risparmiare ore di ricerca. Alcune regole semplici:

  • usa nomi chiari e brevi, che chiunque nel team possa capire;
  • mantieni una logica costante (ad esempio sempre per cliente, oppure sempre per anno);
  • evita doppioni: una cartella "Documenti" e una "Documenti clienti" creano confusione;
  • se usi le date nei nomi, scrivile nel formato anno-mese (es. "2024-01") così si ordinano da sole.
Esempio di struttura ordinata: "Clienti › Nome cliente › 2024 › Documenti / Contratti / Comunicazioni". Chiunque, anche nuovo, capisce subito dove cercare.

5. Caricare i file (upload)

Caricare un file significa copiarlo dal tuo computer all'archivio in cloud. Da quel momento il file è al sicuro, disponibile online e visibile a chi ha i permessi giusti.

Prima di caricare, posizionati nella cartella corretta: il file finisce sempre nella cartella che hai aperto in quel momento. Caricare nella cartella giusta fin da subito ti evita di doverlo spostare dopo.

5.1 Il pulsante "Carica file"

Il modo classico per caricare un file:

  1. Entra nella cartella in cui vuoi salvare il file.
  2. Clicca il pulsante in alto a destra "Carica file" (o l'icona di una nuvola con la freccia verso l'alto).
  3. Si apre la finestra del tuo computer: cerca e seleziona il file desiderato.
  4. Conferma: il caricamento parte e al termine il file compare nell'elenco.

5.2 Trascinare i file (drag and drop)

Un modo ancora più rapido è il trascinamento: prendi il file direttamente dal desktop o da una cartella del tuo computer, trascinalo con il mouse sopra l'area centrale della pagina e rilascialo. Il caricamento parte da solo.

Esempio: hai appena ricevuto un PDF via email e lo hai salvato sul desktop? Trascinalo nella cartella aperta e in pochi secondi è archiviato.

5.3 Caricare più file insieme

Non devi caricare i file uno alla volta. Quando selezioni i file (o quando li trascini) puoi sceglierne diversi contemporaneamente: tieni premuto il tasto della tastiera per la selezione multipla mentre clicchi, oppure trascina insieme tutti i file. Il sistema li carica in sequenza, mostrando l'avanzamento di ciascuno.

Il caricamento multiplo è perfetto quando devi archiviare in blocco le scansioni di una pratica o un gruppo di foto.

5.4 Formati e dimensioni ammessi

L'archivio accetta i formati più comuni: PDF, immagini (JPG, PNG), documenti di testo, fogli di calcolo e altri. Esiste però un limite di dimensione per ogni file (espresso in MB), impostato per non sovraccaricare il sistema.

Se un file è troppo grande o ha un formato non consentito, il caricamento viene rifiutato con un messaggio. In quel caso riduci le dimensioni (ad esempio comprimi il PDF o ridimensiona l'immagine) oppure converti il file in un formato supportato.
Per i documenti preferisci il PDF: è leggero, stabile e si apre allo stesso modo su ogni dispositivo.

5.5 La barra di avanzamento dell'upload

Durante il caricamento compare una barra di avanzamento con una percentuale: indica quanta parte del file è già stata trasferita. Quando arriva al 100% il file è caricato e compare nell'elenco.

Non chiudere la pagina e non spegnere il computer mentre la barra è in movimento: il caricamento si interromperebbe e dovresti ricominciare. Con file grandi o connessioni lente l'attesa può durare qualche secondo in più.

5.6 File caricati dai clienti

Se è attivo il modulo Area riservata clienti, anche i clienti possono caricare file in autonomia dalla loro area online (ad esempio inviarti i documenti necessari a una pratica). Questi file arrivano nell'archivio e tu li ritrovi nella cartella collegata, senza scambi via email.

I file scambiati con i clienti rientrano nel trattamento dei dati personali: assicurati che siano archiviati nelle cartelle corrette e gestiti nel rispetto dei consensi privacy raccolti nell'anagrafica.

6. Gestire i file: spostare, rinominare, scaricare

Una volta caricati, i file non sono "intoccabili": puoi aprirli, scaricarli, rinominarli, spostarli in altre cartelle e, quando non servono più, eliminarli. Tutte queste operazioni partono dallo stesso punto: il menu azioni della riga.

6.1 Il menu azioni del file

Accanto a ogni file (di solito a destra nella riga) trovi un'icona a forma di freccia "▾" o tre puntini. Cliccandola si apre un piccolo menu con tutte le azioni possibili: Apri/Visualizza, Scarica, Rinomina, Sposta, Copia, Condividi ed Elimina.

Se non sei sicuro di cosa faccia un'icona, passaci sopra il mouse: spesso compare un tooltip che ne spiega il significato (es. "Scarica file", "Sposta file").

6.2 Aprire e visualizzare un file

Per dare un'occhiata a un file senza scaricarlo, scegli "Apri" o "Visualizza" (oppure clicca sul nome o sull'anteprima). PDF e immagini si aprono direttamente nel browser in un'anteprima a schermo. Per i formati che non possono essere mostrati a schermo, il sistema propone il download.

Esempio: vuoi controllare al volo il contenuto di un contratto in PDF? Aprilo in anteprima: lo leggi subito, senza ingombrare la cartella dei download del computer.

6.3 Scaricare un file

Scaricare significa salvare una copia del file sul tuo computer. Dal menu azioni scegli "Scarica": il file viene salvato nella cartella dei download del tuo dispositivo. Il file originale resta comunque nell'archivio.

6.4 Rinominare un file

Per cambiare il nome di un file scegli "Rinomina" dal menu azioni, digita il nuovo nome e conferma con "Salva". Rinominare cambia solo l'etichetta: il contenuto del file resta identico.

Usa nomi descrittivi (es. "Contratto_Rossi_2024.pdf" invece di "scan001.pdf"): capirai cosa contiene ogni file senza doverlo aprire, e la ricerca diventerà molto più efficace.

6.5 Spostare un file in un'altra cartella

Se un file è finito nella cartella sbagliata, puoi spostarlo. Dal menu azioni scegli "Sposta": si apre l'albero delle cartelle, selezioni la destinazione e confermi. In alternativa, in molte versioni puoi trascinare il file con il mouse e rilasciarlo sopra la cartella di destinazione nell'albero a sinistra.

Spostare un file non ne crea una copia: il file "trasloca" e sparisce dalla cartella di origine per comparire in quella di destinazione.

6.6 Copiare o duplicare un file

Se ti serve lo stesso file in due cartelle diverse, usa "Copia" (o "Duplica") dal menu azioni e indica la cartella di destinazione. A differenza dello spostamento, la copia lascia l'originale al suo posto e ne crea un secondo esemplare altrove.

Attenzione a non riempire l'archivio di copie inutili: ogni copia occupa spazio ed è un file in più da tenere aggiornato. Copia solo quando serve davvero avere il documento in più posizioni.

6.7 Eliminare un file

Per rimuovere un file scegli "Elimina" dal menu azioni. Il sistema chiede sempre una conferma. A seconda dell'installazione, il file può finire in un cestino temporaneo (da cui si può ripristinare) oppure essere rimosso in modo definitivo.

Se l'eliminazione è definitiva, il file non si recupera. Prima di confermare verifica di non averne bisogno e, se è importante, scarica una copia sul tuo computer.

7. Cercare file e cartelle

Quando i file sono tanti, scorrere le cartelle a mano diventa lento. Per questo nella parte superiore della schermata trovi i filtri di ricerca: ti permettono di trovare in un attimo il file o la cartella che cerchi.

I filtri non modificano e non spostano nulla: nascondono temporaneamente gli elementi che non corrispondono ai criteri, mostrandoti solo quelli che ti interessano.

7.1 Ricerca per nome

Il campo di ricerca testuale è il filtro più usato: funziona come una lente di ingrandimento. Digiti una parte del nome del file o della cartella e il sistema mostra tutti gli elementi che lo contengono. A seconda della configurazione, la ricerca può estendersi all'intero archivio (in tutte le cartelle) o solo alla cartella corrente.

Esempi:
Scrivi contratto → vedrai tutti i file con "contratto" nel nome.
Scrivi 2024 → vedrai tutti gli elementi che contengono "2024".

7.2 Filtro per tipo di file

Puoi restringere la ricerca a un determinato tipo di file: solo PDF, solo immagini, solo documenti, e così via. È comodo quando sai cosa cerchi ma non ricordi il nome esatto.

Esempio: selezionando "Solo immagini" l'elenco mostra unicamente le foto e le scansioni, nascondendo i PDF e gli altri documenti.

7.3 Filtro per data

Puoi filtrare i file in base alla data di caricamento o di ultima modifica, di solito impostando un intervallo (dal… al…). Il sistema mostra solo i file che vi rientrano.

Attenzione: se imposti un intervallo sbagliato (es. una data "dal" successiva alla data "al") l'elenco può risultare vuoto. Allarga l'intervallo o usa "Reset filtri".

7.4 Il pulsante "Cerca"

Dopo aver impostato uno o più filtri, clicca su "Cerca" per applicarli. Il sistema legge i valori, aggiorna l'elenco e mostra solo gli elementi che corrispondono ai criteri scelti. Se cambi un filtro, ricordati di cliccare di nuovo "Cerca" per aggiornare i risultati.

7.5 Il pulsante "Reset filtri"

Per tornare a vedere tutti i file senza filtri attivi, clicca su "Reset filtri": i campi vengono svuotati e l'elenco torna completo.

Se non trovi un file che sai esistere, nel 99% dei casi un filtro è rimasto attivo. Il primo passo è sempre cliccare su "Reset filtri".

7.6 Ordinare i risultati

Nella vista a elenco puoi ordinare i file cliccando sull'intestazione di una colonna (Nome, Tipo, Dimensione, Data). Una piccola freccia indica l'ordine: crescente o decrescente. Cliccando di nuovo l'ordine si inverte.

Esempio: cliccando su "Data" ordini i file dal più recente al più vecchio (o viceversa): utile per ritrovare ciò che hai caricato di recente.

8. Permessi e condivisione

Non tutti i file devono essere visibili a tutti. I permessi servono proprio a decidere chi può vedere, modificare o scaricare ogni cartella e ogni file. È lo strumento che protegge i dati riservati e garantisce che ogni operatore acceda solo a ciò che gli compete.

Pensa ai permessi come alle chiavi di un cassetto: chi ha la chiave può aprirlo, gli altri no. Tu decidi a chi dare quali chiavi.

8.1 Come funzionano i permessi

I permessi sono per operatore (o per gruppo di operatori) e in genere prevedono diversi livelli, ad esempio:

  • Sola lettura: l'operatore può vedere e scaricare, ma non modificare né eliminare;
  • Modifica: può caricare, rinominare, spostare ed eliminare i file;
  • Nessun accesso: la cartella non compare nemmeno nell'albero di quell'operatore.
I permessi disponibili e i loro nomi possono variare in base alla configurazione, ma il principio è sempre lo stesso: si decide chi può fare cosa, cartella per cartella.

8.2 Impostare i permessi su una cartella

Per gestire i permessi di una cartella, apri il suo menu azioni e scegli "Permessi" (o "Condivisione"). Si apre una scheda dove vedi l'elenco degli operatori e dei gruppi: per ciascuno selezioni il livello di accesso. Al termine clicca "Salva".

Modificare i permessi è un'azione delicata: togliendo l'accesso a una cartella, gli operatori interessati non vedranno più quei file. Verifica le scelte prima di salvare.

8.3 Eredità dei permessi (sottocartelle)

In genere le sottocartelle ereditano i permessi della cartella che le contiene: se imposti un permesso sulla cartella principale, vale anche per ciò che sta al suo interno, salvo che tu non lo cambi espressamente su una sottocartella.

Sfrutta l'eredità: imposta i permessi una sola volta sulla cartella principale di un cliente o di un'area, e tutte le sottocartelle saranno già protette nello stesso modo.

8.4 Rendere un file visibile al cliente

Se è attivo il modulo Area riservata clienti, puoi decidere quali file il cliente vede nella sua area online. Dal menu azioni del file scegli "Rendi accessibile al contatto" (o "Nascondi al contatto"). Il cliente vedrà solo i file che hai reso visibili: tutti gli altri restano interni.

Esempio: carichi nella cartella del cliente sia i documenti definitivi sia le tue note interne. Rendi visibili solo i documenti definitivi; le note restano riservate al tuo team.

Per inviare un file o una cartella a qualcuno che non ha un account nel gestionale, alcune versioni permettono di generare un link di condivisione. Dal menu azioni scegli "Condividi" o "Crea link": ottieni un indirizzo da copiare e inviare. Spesso puoi impostare una scadenza per il link o proteggerlo con una password.

Chiunque possieda il link può accedere al file. Condividi solo con persone fidate, imposta una scadenza quando possibile ed evita di diffondere link a documenti riservati su canali pubblici.

8.6 Riservatezza e GDPR

L'archivio contiene spesso dati personali (documenti d'identità, contratti, dati dei clienti). Per questo i permessi non sono solo una comodità ma anche un obbligo: limitare l'accesso ai soli operatori autorizzati è parte degli adempimenti sulla privacy.

Lo storage è cifrato e protetto da backup automatici, e gli accessi possono essere tracciati in un log delle attività. Mantieni i file nelle cartelle corrette e applica con cura i permessi: è il modo più semplice per restare in regola con il GDPR.

9. Collegamenti con gli altri moduli

File e cartelle non è un'isola: è lo strato di base su cui si appoggiano molti altri moduli del gestionale. Capire questi collegamenti ti aiuta a sfruttare l'archivio al massimo ed evitare doppi inserimenti.

9.1 Anagrafica clienti

Ogni cliente può avere una propria cartella collegata alla sua scheda anagrafica. Dalla scheda del cliente accedi direttamente ai suoi file, e i documenti caricati restano associati al contatto giusto: niente più ricerche tra cartelle generiche.

9.2 Pratiche e documenti

Quando lavori su una pratica, i documenti che alleghi finiscono nell'archivio e possono essere catalogati in cartelle (es. "Documenti cliente", "Contratti"). Così lo stesso file è raggiungibile sia dalla pratica sia dall'archivio, sempre in un unico esemplare.

Tenere i file ben catalogati nelle cartelle rende la gestione delle pratiche più ordinata e veloce, soprattutto quando una pratica ha molti documenti.

9.3 Comunicazioni email e SMS

I file dell'archivio possono essere usati come allegati nelle comunicazioni via email verso i clienti: invii un documento direttamente dal gestionale, senza scaricarlo prima sul computer e ricaricarlo nel client di posta.

9.4 Area riservata clienti

I file resi accessibili al contatto compaiono nella sua area riservata: il cliente li consulta e li scarica in autonomia, 24 ore su 24, e a sua volta può caricarti i documenti che gli chiedi. Meno email, più tracciabilità.

Tutti questi collegamenti condividono lo stesso archivio: un file caricato una volta è disponibile ovunque serva, senza copie inutili e senza rischio di lavorare su versioni diverse.

10. Domande frequenti (FAQ)

Le risposte alle domande più comuni quando si lavora con file e cartelle. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.

10.1 Non trovo un file. Cosa posso fare?

È il problema più comune. Le cause più probabili: un filtro di ricerca ancora attivo, il file si trova in una cartella diversa da quella che stai guardando, oppure è stato spostato.

Soluzione rapida: 1) clicca "Reset filtri"; 2) usa la ricerca per nome estesa a tutto l'archivio; 3) controlla il percorso in alto per assicurarti di non essere in una sottocartella sbagliata.

10.2 Ho eliminato un file per sbaglio. Posso recuperarlo?

Dipende dalla configurazione. Se l'installazione prevede un cestino temporaneo, il file è recuperabile da lì per un certo periodo. Se l'eliminazione è definitiva, il file non si recupera.

Per sicurezza, prima di eliminare un documento importante scaricane una copia sul computer.

10.3 Non riesco a caricare un file. Perché?

Le cause più comuni: il file è troppo grande (limite in MB superato), il formato non è supportato oppure la connessione è lenta/instabile.

Usa PDF o JPG: sono i formati più stabili e compatibili. Verifica anche di avere i permessi di modifica sulla cartella in cui stai caricando.

10.4 Il file che voglio caricare è troppo grande. Come faccio?

Riduci le dimensioni prima di caricarlo: comprimi il PDF, ridimensiona l'immagine o riduci la risoluzione delle scansioni. In alternativa, dividi un documento molto lungo in più file.

10.5 Che differenza c'è tra spostare e copiare un file?

Spostare trasferisce il file: sparisce dalla cartella di origine e compare in quella di destinazione (resta un solo esemplare). Copiare lascia l'originale dov'è e ne crea un secondo nella nuova cartella (due esemplari).

Nel dubbio, sposta. Le copie vanno create solo quando ti serve davvero lo stesso file in più posti.

10.6 Posso creare quante cartelle voglio, anche annidate?

Sì, la struttura ad albero supporta cartelle e sottocartelle a più livelli. È però sconsigliato esagerare: troppi livelli rendono lungo raggiungere un file. Di solito 3 o 4 livelli sono sufficienti.

10.7 Un collega non vede una cartella. Perché?

Quasi certamente non ha i permessi su quella cartella. Apri il menu azioni della cartella, scegli "Permessi" e assegna al collega il livello di accesso adeguato.

Se non puoi modificare i permessi, potresti non avere tu stesso i diritti necessari: in quel caso contatta l'amministratore.

10.8 Il cliente non vede un documento nella sua area. Come mai?

Probabilmente il documento non è stato reso visibile. Apri il menu azioni del file e scegli "Rendi accessibile al contatto". Il cliente vede solo i file che hai esplicitamente reso visibili.

Apri il menu azioni dell'elemento condiviso e scegli la gestione delle condivisioni: da lì puoi revocare il link. Una volta revocato, l'indirizzo smette di funzionare e chi lo possedeva non accede più al file.

Imposta sempre una scadenza ai link, quando possibile: si disattivano da soli e riduci il rischio di accessi indesiderati.

10.10 I miei file sono al sicuro?

Sì. Lo storage è in cloud, cifrato e protetto da backup automatici. I permessi controllano chi può accedere a cosa e, dove previsto, un log registra le operazioni per ragioni di sicurezza.

10.11 Dove posso trovare altre informazioni?

Puoi consultare questo manuale online, gli altri argomenti della guida (in particolare "Gestione documentale", "Gestione pratiche" e "Area riservata clienti") e la sezione "Suggerimenti" presente nei vari moduli del gestionale.

Ricorda: un archivio ordinato è metà del lavoro. Pochi minuti spesi a organizzare cartelle e nomi ti faranno risparmiare ore di ricerca in futuro.

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