Le risposte alle domande più comuni quando si lavora con file e cartelle. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.
10.1 Non trovo un file. Cosa posso fare?
È il problema più comune. Le cause più probabili: un filtro di ricerca ancora attivo, il file si trova in una cartella diversa da quella che stai guardando, oppure è stato spostato.
Soluzione rapida: 1) clicca "Reset filtri"; 2) usa la ricerca per nome estesa a tutto l'archivio; 3) controlla il percorso in alto per assicurarti di non essere in una sottocartella sbagliata.
10.2 Ho eliminato un file per sbaglio. Posso recuperarlo?
Dipende dalla configurazione. Se l'installazione prevede un cestino temporaneo, il file è recuperabile da lì per un certo periodo. Se l'eliminazione è definitiva, il file non si recupera.
Per sicurezza, prima di eliminare un documento importante scaricane una copia sul computer.
10.3 Non riesco a caricare un file. Perché?
Le cause più comuni: il file è troppo grande (limite in MB superato), il formato non è supportato oppure la connessione è lenta/instabile.
Usa PDF o JPG: sono i formati più stabili e compatibili. Verifica anche di avere i permessi di modifica sulla cartella in cui stai caricando.
10.4 Il file che voglio caricare è troppo grande. Come faccio?
Riduci le dimensioni prima di caricarlo: comprimi il PDF, ridimensiona l'immagine o riduci la risoluzione delle scansioni. In alternativa, dividi un documento molto lungo in più file.
10.5 Che differenza c'è tra spostare e copiare un file?
Spostare trasferisce il file: sparisce dalla cartella di origine e compare in quella di destinazione (resta un solo esemplare). Copiare lascia l'originale dov'è e ne crea un secondo nella nuova cartella (due esemplari).
Nel dubbio, sposta. Le copie vanno create solo quando ti serve davvero lo stesso file in più posti.
10.6 Posso creare quante cartelle voglio, anche annidate?
Sì, la struttura ad albero supporta cartelle e sottocartelle a più livelli. È però sconsigliato esagerare: troppi livelli rendono lungo raggiungere un file. Di solito 3 o 4 livelli sono sufficienti.
10.7 Un collega non vede una cartella. Perché?
Quasi certamente non ha i permessi su quella cartella. Apri il menu azioni della cartella, scegli "Permessi" e assegna al collega il livello di accesso adeguato.
Se non puoi modificare i permessi, potresti non avere tu stesso i diritti necessari: in quel caso contatta l'amministratore.
10.8 Il cliente non vede un documento nella sua area. Come mai?
Probabilmente il documento non è stato reso visibile. Apri il menu azioni del file e scegli "Rendi accessibile al contatto". Il cliente vede solo i file che hai esplicitamente reso visibili.
10.9 Come disattivo un link di condivisione che ho creato?
Apri il menu azioni dell'elemento condiviso e scegli la gestione delle condivisioni: da lì puoi revocare il link. Una volta revocato, l'indirizzo smette di funzionare e chi lo possedeva non accede più al file.
Imposta sempre una scadenza ai link, quando possibile: si disattivano da soli e riduci il rischio di accessi indesiderati.
10.10 I miei file sono al sicuro?
Sì. Lo storage è in cloud, cifrato e protetto da backup automatici. I permessi controllano chi può accedere a cosa e, dove previsto, un log registra le operazioni per ragioni di sicurezza.
10.11 Dove posso trovare altre informazioni?
Puoi consultare questo manuale online, gli altri argomenti della guida (in particolare "Gestione documentale", "Gestione pratiche" e "Area riservata clienti") e la sezione "Suggerimenti" presente nei vari moduli del gestionale.
Ricorda: un archivio ordinato è metà del lavoro. Pochi minuti spesi a organizzare cartelle e nomi ti faranno risparmiare ore di ricerca in futuro.