Le risposte alle domande più comuni quando si lavora con i documenti precompilati. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.
11.1 A cosa servono esattamente i documenti precompilati?
Servono a produrre documenti ripetitivi (lettere, moduli, contratti, ricevute, comunicazioni) senza riscrivere ogni volta i dati. Prepari un modello con i campi dinamici e il gestionale lo compila automaticamente con i dati del cliente o della pratica.
Più un documento è ripetitivo, più conviene trasformarlo in un modello precompilato.
11.2 Nel documento generato è rimasto un segnaposto invece del dato. Perché?
Di solito succede quando il segnaposto è stato scritto a mano (con un errore di battitura) invece di essere inserito dall'elenco dei campi: il sistema non lo riconosce e quindi non lo sostituisce.
Soluzione: apri il modello, rimuovi il segnaposto scritto a mano e reinseriscilo dal pannello "Inserisci campo", poi rigenera il documento.
11.3 Un campo è uscito vuoto nel documento. Come mai?
Significa che il dato corrispondente non è presente nell'anagrafica del cliente o nella pratica. Il documento si genera comunque, ma quel punto resta vuoto.
Compila il dato mancante nella scheda del cliente o della pratica, poi rigenera il documento.
11.4 Un dato compare sbagliato. Devo correggere il modello?
No: il modello inserisce solo il segnaposto. Il valore arriva dai dati del cliente o della pratica. Se il dato è sbagliato, correggilo nell'anagrafica o nella pratica e rigenera.
11.5 Ho modificato il modello dopo aver generato un documento: cambia anche quello vecchio?
No. I documenti PDF già generati e archiviati restano com'erano. Le modifiche al modello valgono solo per i documenti che genererai d'ora in avanti.
11.6 Posso esportare in formati diversi dal PDF?
Il formato principale è il PDF, perché mantiene l'impaginazione ed è adatto a stampa, firma e invio. Alcune versioni permettono anche altri formati o la sola stampa diretta; dipende dalla configurazione del tuo gestionale.
11.7 Dove finisce il documento generato?
In genere viene archiviato automaticamente tra i documenti del cliente o della pratica da cui l'hai generato, e puoi anche scaricarlo subito in PDF. Lo ritrovi quindi nel fascicolo, senza bisogno di rigenerarlo.
11.8 Non trovo il campo dinamico che mi serve. Cosa faccio?
L'elenco dei campi disponibili dipende dai moduli attivi nel tuo gestionale. Se un campo non c'è, potrebbe non essere previsto in quella configurazione.
Verifica con il tuo amministratore se il dato che cerchi è gestito altrove o se è possibile abilitare il campo necessario.
11.9 Non riesco a creare o modificare i modelli. Perché?
La creazione e la modifica dei modelli possono richiedere permessi specifici. Se sei un operatore semplice potresti poter solo generare documenti, ma non modificare i modelli.
Parlane con l'amministratore: potrà assegnarti i permessi mancanti se necessario.
11.10 Non vedo il pulsante "Elimina". Come mai?
Spesso il pulsante Elimina compare solo dopo aver archiviato il modello, oppure richiede permessi particolari. È una protezione contro le cancellazioni accidentali.
Archivia prima, elimina poi (solo se davvero necessario).
11.11 I documenti contengono dati personali: cosa devo sapere sul GDPR?
I documenti precompilati possono contenere dati personali dei clienti. Quando li generi, li archivi o li invii, rispetta sempre le regole sulla privacy: condividi i documenti solo con il diretto interessato, invia comunicazioni solo a chi ha fornito i recapiti e il consenso, e conserva i file in modo sicuro nel gestionale.
Evita di inviare per errore il documento di un cliente a un altro contatto: controlla sempre il destinatario prima di generare e inviare.
11.12 Dove posso trovare altre informazioni?
Puoi consultare questo manuale online e gli altri argomenti della guida, in particolare quelli su gestione documentale, anagrafica clienti, pratiche e comunicazioni, che si collegano direttamente ai documenti precompilati.
Ricorda: leggere fa risparmiare tempo. Se leggi una volta, eviti di chiedere dieci volte.