Gestione sedi

Gestire le sedi non è solo un elenco di indirizzi: è il modo in cui il gestionale capisce come è organizzata la tua attività e di conseguenza chi può vedere cosa.

Modellare la struttura su più livelli

Puoi rappresentare organizzazioni semplici (una sede unica) oppure reti complesse fatte di una sede principale, diverse sedi secondarie e, se serve, ulteriori sotto-sedi. La struttura può quindi avere più livelli, uno sotto l'altro, esattamente come l'organigramma reale della tua organizzazione.

Separare i dati per sede

Ogni sede può lavorare con i propri clienti, contatti e pratiche. Questo significa che un operatore di una sede vede normalmente solo ciò che riguarda la sua sede, mentre la sede principale (centrale) mantiene la visione complessiva su tutto.

La separazione dei dati per sede è utile sia per ordine sia per privacy: ogni ufficio gestisce in autonomia il proprio lavoro senza interferire con gli altri.

Assegnare le persone giuste

A ogni sede assegni gli operatori che ci lavorano. In questo modo, quando un operatore accede al gestionale, trova già impostato il contesto della propria sede.

Collegare la sede al resto del gestionale

Le sedi non vivono isolate: si collegano al calendario (per appuntamenti e disponibilità di quella sede) e al magazzino (per le giacenze di ogni punto operativo). Ne parliamo in dettaglio più avanti.

Ottenere report per sede e consolidati

Avere le sedi ben definite ti permette di leggere i numeri sia per singola sede sia in forma aggregata a livello dell'intera organizzazione.

Esempio: una rete con dieci uffici può vedere quante pratiche ha aperto ciascun ufficio e, contemporaneamente, il totale complessivo della rete.

Quando entri nel gestionale con il tuo nome utente e la tua password, ti trovi davanti la schermata principale. Sulla sinistra c'è il menu laterale, una colonna di voci su cui cliccare per navigare tra le varie parti del sistema.

Per arrivare alla sezione che ci interessa:

1. Guarda il menu a sinistra.
2. Cerca la voce "Gestione sedi" (a seconda della configurazione può chiamarsi anche "Sedi" o "Sedi e struttura").
3. Clicca sulla voce per aprire l'elenco delle sedi.

A questo punto la pagina si aggiorna e ti mostra l'elenco delle sedi registrate.

Esempio: se la settimana scorsa hai aggiunto un nuovo ufficio, per ritrovarlo ti basta entrare in "Gestione sedi". Lo vedrai nell'elenco.

Se non trovi la voce "Gestione sedi" nel menu, può dipendere dai permessi del tuo utente: la gestione della struttura è spesso riservata agli amministratori o ai responsabili. Contatta il tuo amministratore per farti abilitare.

Nella parte superiore della schermata Gestione sedi trovi una serie di campi chiamati filtri di ricerca. Servono a trovare velocemente le sedi che ti interessano, senza scorrere tutta la lista — utili soprattutto quando le sedi sono molte.

I filtri non modificano, non spostano e non cancellano nessuna sede: nascondono temporaneamente quelle che non ti servono, mostrandoti solo le altre.

4.1 Ricerca per testo

Il campo di ricerca testuale è il filtro più semplice e più usato: funziona come una "lente di ingrandimento" interna all'elenco. Puoi digitare una parte del nome della sede, la città, l'indirizzo o un codice interno. Il sistema cerca nei campi principali e mostra tutte le sedi che contengono il testo digitato.

Esempi:
Scrivi centro → vedrai tutte le sedi con "centro" nel nome.
Scrivi il nome di una città → vedrai tutte le sedi di quella città.

4.2 Ricerca per stato

Ogni sede ha uno stato che indica se è attiva oppure archiviata (non più operativa). Selezionando uno stato, il sistema mostra solo le sedi in quella condizione.

Di norma vorrai lavorare con le sedi attive. Filtra su "Archiviate" solo quando devi consultare uffici chiusi o non più in uso.

4.3 Ricerca per livello / sede superiore

Se la tua organizzazione è strutturata su più livelli, puoi filtrare in base al livello della sede (principale, secondaria, sotto-sede) oppure in base alla sede superiore da cui dipende. È il modo più rapido per vedere, ad esempio, tutte le sedi che fanno capo a un determinato ufficio.

Esempio: selezionando una sede superiore, l'elenco mostra solo le sedi che dipendono da quella.

4.4 Ricerca per operatore assegnato

Questo filtro mostra solo le sedi a cui è assegnato un determinato operatore. È utile per capire rapidamente in quali sedi lavora una persona.

4.5 Ricerca per date

Puoi filtrare anche in base alle date, ad esempio la data di creazione della sede. Di solito imposti un intervallo (dal… al…) e il sistema mostra solo le sedi che vi rientrano.

Attenzione: se imposti un intervallo sbagliato (es. dal 10/01 al 09/01) l'elenco può risultare vuoto. Allarga l'intervallo o usa "Reset filtri".

4.6 Il pulsante "Cerca"

Dopo aver impostato uno o più filtri, per applicarli devi cliccare su "Cerca". Il sistema legge i valori impostati, aggiorna l'elenco e mostra solo le sedi che corrispondono ai criteri scelti.

Se modifichi un filtro (ad esempio cambi la città o lo stato), ricordati di cliccare di nuovo su "Cerca" per aggiornare i risultati.

4.7 Il pulsante "Reset filtri"

Per tornare a vedere tutte le sedi senza alcun filtro attivo, clicca su "Reset filtri": tutti i campi vengono svuotati e l'elenco torna completo.

Se non trovi una sede che sai esistere, nel 99% dei casi un filtro è rimasto attivo. Il primo passo è sempre cliccare su "Reset filtri".

Una volta impostati (o azzerati) i filtri, nella parte centrale della pagina viene mostrato l'elenco delle sedi: una tabella in righe (una per sede) e colonne (le informazioni di ciascuna sede). Da qui puoi aprire, modificare, archiviare e, quando previsto, eliminare le sedi.

Se ti senti "perso" nel gestionale, torna sempre alla schermata di Gestione sedi: da qui raggiungi qualunque sede e tutte le funzioni più usate.

5.1 Struttura generale dell'elenco

L'elenco mostra a colpo d'occhio le informazioni più importanti: una riga di intestazione (in alto) con i nomi delle colonne e tante righe di dati, una per sede. A seconda della configurazione, le colonne possono includere nome, città, livello, sede superiore, operatori, stato e le icone delle azioni.

Non è necessario capire tutte le colonne subito: inizia da quelle più familiari (nome, città, stato) e scopri le altre con calma.

5.2 Le colonne principali

Nome della sede

Il nome leggibile con cui riconosci la sede. Dovrebbe essere chiaro e immediato (es. "Sede principale", "Filiale Nord", "Ufficio città X").

Più il nome è chiaro, più sarà facile ritrovare la sede in futuro con la ricerca testuale.

Città / Indirizzo

Indica dove si trova fisicamente la sede: utile soprattutto quando hai più uffici nella stessa zona.

Livello

Indica la posizione della sede nella struttura: principale, secondaria o sotto-sede. Aiuta a capire a colpo d'occhio chi sta "in alto" e chi dipende da chi.

Sede superiore

Per le sedi che dipendono da un'altra, mostra il nome della sede da cui dipendono. La sede principale non ha una sede superiore.

Operatori

Indica quante persone (o quali) sono assegnate alla sede. È un'informazione utile per capire la dimensione di ogni ufficio.

Stato

Mostra se la sede è attiva o archiviata.

5.3 Come leggere la gerarchia

Quando la struttura ha più livelli, l'elenco può mostrare le sedi indentate (rientrate verso destra) per indicare che una sede dipende da un'altra. La sede principale appare a sinistra, le sedi che ne dipendono leggermente più a destra, e così via.

Se la gerarchia ti sembra confusa, usa il filtro "Sede superiore" (capitolo 4) per vedere un solo ramo della struttura alla volta.

5.4 Ordinare l'elenco

In molte tabelle puoi ordinare le sedi cliccando sull'intestazione di una colonna (es. "Nome" o "Città"). Una piccola freccia accanto al nome della colonna indica l'ordine: verso l'alto (crescente) o verso il basso (decrescente).

Esempio: cliccando su "Città" ordini le sedi in ordine alfabetico per località.

5.5 Pagine dell'elenco (paginazione)

Se le sedi sono molte, l'elenco è suddiviso in più pagine. In fondo alla tabella trovi i numeri di pagina e i pulsanti per andare avanti/indietro o saltare a una pagina specifica.

Se non vedi una sede che ti aspetti, verifica di trovarti alla prima pagina e non su una pagina successiva.

5.6 Le azioni sulla singola sede

Nell'ultima parte di ogni riga (di solito a destra) trovi un menu Azioni, in genere rappresentato da una piccola icona a forma di freccia "▾". Cliccandolo si apre un elenco di operazioni: Apri, Modifica, Archivia ed Elimina (quando le regole del gestionale lo permettono).

Nel capitolo successivo vedremo in dettaglio ognuna di queste azioni.

Dall'elenco delle sedi puoi svolgere tutte le operazioni principali sul singolo ufficio: aprire, modificare, archiviare ed eliminare (quando consentito). Oltre alle azioni sulla riga, in alto a destra è quasi sempre presente un pulsante per creare una nuova sede.

Se non sei sicuro di cosa faccia un'icona, passaci sopra il mouse: spesso compare un tooltip che spiega il significato del pulsante (es. "Modifica sede", "Archivia sede").

6.1 Aprire / visualizzare una sede

Per vedere tutti i dettagli di una sede devi prima aprirla. L'apertura avviene tramite il menu delle azioni nell'ultima colonna di ogni riga (icona "▾"): clicca l'icona e seleziona "Apri" (o "Modifica"). Verrai portato nella scheda della sede, dove vedi e modifichi tutti i dati: anagrafica, contatti, posizione nella struttura, operatori assegnati e collegamenti agli altri moduli.

Cliccando in un punto qualsiasi della riga la sede potrebbe non aprirsi: il modo sicuro per aprire la scheda è usare il menu Azioni.

6.2 Creare una nuova sede

La creazione non parte dalla riga, ma da un pulsante dedicato in alto a destra: "Nuova sede" o un'icona "+". Cliccandolo, il gestionale apre una scheda vuota in cui inserire il nome, l'indirizzo, i contatti e la posizione della sede nella struttura.

Vedremo tutti i passaggi della creazione, in dettaglio, nel capitolo "Come creare una nuova sede".

6.3 Modificare una sede

Per correggere un dato, aggiornare un contatto o cambiare gli operatori usi la modifica, attivabile in due modi: dall'elenco (menu Azioni → "Modifica") o dall'interno della scheda (pulsante "Modifica"). I campi diventano editabili e puoi aggiornare quello che ti serve.

Dopo aver modificato i dati, clicca sempre su "Salva": in caso contrario le modifiche andranno perse.

6.4 Archiviare una sede

Quando una sede non è più operativa (ad esempio un ufficio che chiude), invece di eliminarla è consigliato archiviarla. L'archiviazione la separa dalle sedi attive ma mantiene uno storico consultabile, insieme ai dati e alle pratiche collegate. Dal menu Azioni clicca "Archivia"; il sistema chiede una conferma.

Prima di archiviare una sede, verifica che gli operatori e le eventuali pratiche in corso siano stati riassegnati a un'altra sede: archiviare un ufficio ancora attivo può lasciare lavori "orfani".

6.5 Eliminare una sede

L'eliminazione è l'azione più delicata perché rimuove i dati dal sistema. Per questo è in genere limitata: il pulsante "Elimina" compare solo dopo che la sede è stata archiviata, così da evitare cancellazioni accidentali. Alla conferma, la sede viene rimossa in modo irreversibile.

Non puoi eliminare una sede a cui sono ancora collegati operatori, clienti, pratiche o magazzini: il sistema lo impedisce per non perdere informazioni. Prima sposta o riassegna tutto ciò che dipende dalla sede.

6.6 Riepilogo delle azioni

Dall'elenco puoi aprire (vedere i dettagli), modificare (aggiornare dati e operatori), archiviare (quando la sede non è più operativa) ed eliminare (solo se archiviata e priva di collegamenti).

Flusso consigliato: 1) crea la sede · 2) assegnala nella struttura e collega operatori, calendario e magazzino · 3) modificala quando cambiano i dati · 4) archiviala se chiude · 5) valuta l'eliminazione solo quando sei certo che non serva più a nessun fine.

La creazione di una nuova sede è una delle operazioni più importanti del gestionale, perché definisce un nuovo "luogo di lavoro" all'interno del sistema. Il gestionale ti guida attraverso pochi passaggi semplici: inserisci i dati, indica dove si colloca nella struttura, assegni gli operatori e colleghi gli altri moduli.

Una sede è come un "contenitore organizzativo": al suo interno trovano posto operatori, contatti, pratiche, appuntamenti e magazzino di quel punto operativo.

7.1 Dove si trova il pulsante "Nuova sede"

Cerca il pulsante dedicato in alto a destra nella pagina dell'elenco: a seconda della versione può chiamarsi "Nuova sede" o essere un'icona "+". Cliccandolo, il gestionale apre la scheda di creazione.

7.2 Nome e dati identificativi

Il primo campo da compilare è il nome della sede: scegline uno chiaro e riconoscibile. A seconda della configurazione puoi indicare anche un codice interno, una descrizione e altri dati identificativi.

Usa un formato uniforme per i nomi delle sedi (per esempio sempre "Città - Tipo ufficio"): ritrovare le sedi con la ricerca sarà molto più semplice.

7.3 Indirizzo e contatti della sede

Inserisci i dati di contatto della sede: indirizzo, città, CAP, provincia, telefono, email e altri recapiti. Questi dati sono importanti perché vengono usati in più punti del gestionale (ad esempio nelle comunicazioni e nei documenti collegati a quella sede).

Controlla bene email e telefono della sede: sono i recapiti che il sistema può usare per le comunicazioni e i promemoria legati a quel punto operativo.

7.4 Posizione nella struttura

Qui decidi dove si colloca la sede nella tua organizzazione. Puoi indicare se si tratta della sede principale oppure di una sede che dipende da un'altra; in quest'ultimo caso selezioni la sede superiore da cui dipende.

Esempio: crei l'ufficio "Filiale Nord" e indichi come sede superiore la "Sede principale": da quel momento la filiale risulta collegata sotto la sede centrale.

Definire bene i livelli fin dall'inizio rende più semplici i report e la gestione dei permessi: ogni sede sa da chi dipende e chi dipende da lei.

7.5 Assegnare gli operatori

Indica quali operatori lavorano in questa sede. Di solito trovi un campo in cui cercare un operatore per nome e aggiungerlo alla sede; puoi aggiungerne più di uno. Gli operatori assegnati avranno la sede come proprio contesto di lavoro.

Un operatore può essere assegnato a più sedi, se nella tua organizzazione lavora in più uffici. I dettagli sono nel capitolo "Operatori e permessi per sede".

7.6 Collegamenti a calendario e magazzino

Se la tua attività usa il calendario e/o il magazzino, in fase di creazione (o subito dopo) puoi collegarli alla sede. In questo modo gli appuntamenti e le giacenze risultano legati al punto operativo corretto. Approfondiamo questi collegamenti nei capitoli dedicati.

7.7 Salvare la sede

Completati i campi obbligatori, clicca su "Salva". Da quel momento la sede compare nell'elenco e puoi aprirla per completare la configurazione (operatori, collegamenti, ecc.).

Se chiudi la pagina senza salvare, perderai tutte le informazioni inserite fino a quel momento.

7.8 Riepilogo della creazione

1. Clicca su "Nuova sede".
2. Inserisci nome e dati identificativi.
3. Compila indirizzo e contatti.
4. Indica la posizione nella struttura (sede principale o sede superiore).
5. Assegna gli operatori.
6. Collega calendario e magazzino, se previsti.
7. Clicca su "Salva".

Una sede ben creata è molto più facile da gestire, da collegare agli altri moduli e da ritrovare in futuro.

Dopo aver aperto una sede (o subito dopo averla creata), il gestionale mostra la scheda di dettaglio: il pannello che raccoglie tutto ciò che la riguarda — dati e contatti, posizione nella struttura, operatori, collegamenti al calendario e al magazzino, e i dati operativi associati.

8.1 Struttura generale della scheda

La schermata è organizzata in sezioni ben separate, disposte una sotto l'altra o in tab/schede ("Dati", "Operatori", "Calendario", "Magazzino"…). Anche se l'aspetto può variare, ritroverai sempre almeno: i dati e contatti, la posizione nella struttura, gli operatori assegnati.

L'ordine e il nome esatto delle sezioni possono cambiare in base alla configurazione, ma il concetto resta lo stesso: ogni sede ha una "scheda" con tutti i suoi dati organizzati.

8.2 Sezione "Dati e contatti"

Questa sezione contiene l'anagrafica della sede: nome, eventuale codice interno, indirizzo completo, città, telefono, email e altri recapiti. Sono gli stessi dati che hai inserito in fase di creazione e che qui puoi correggere o aggiornare in qualsiasi momento.

Tieni sempre aggiornati i contatti: se cambia il numero di telefono o l'email di un ufficio, aggiornalo subito qui, così tutte le comunicazioni partono dai recapiti corretti.

8.3 Sezione "Posizione nella struttura"

Qui vedi e modifichi il livello della sede e la sua sede superiore. Puoi spostare una sede sotto un'altra, oppure promuoverla a sede principale, se la struttura dell'organizzazione cambia.

Spostare una sede nella gerarchia può cambiare ciò che gli operatori vedono e i report consolidati. Fai questa operazione con consapevolezza, soprattutto in organizzazioni grandi.

8.4 Sezione "Operatori della sede"

Mostra l'elenco degli operatori assegnati alla sede. Da qui puoi aggiungere un nuovo operatore (cercandolo per nome) o rimuovere un operatore che non lavora più in questa sede.

Quando un operatore cambia ufficio, ricordati di rimuoverlo dalla vecchia sede e aggiungerlo alla nuova, così i permessi e la visibilità dei dati restano coerenti.

8.5 Sezione "Calendario"

Se è attivo il modulo Calendario e appuntamenti, in questa sezione gestisci il collegamento tra la sede e il calendario. Gli appuntamenti possono essere filtrati e organizzati per sede, così ogni ufficio vede la propria agenda e la sede centrale può vedere quella di tutti.

Esempio: un cliente prenota un appuntamento presso un determinato ufficio; l'appuntamento finisce nel calendario di quella sede, a disposizione dei suoi operatori.

Per la gestione completa di appuntamenti, disponibilità e promemoria consulta la guida dedicata al modulo Calendario.

8.6 Sezione "Magazzino"

Se è attivo il modulo Magazzino, qui colleghi la sede al magazzino del punto operativo. In questo modo le giacenze sono distinte per sede e i movimenti (carico, scarico, trasferimento) si riferiscono al magazzino corretto.

Esempio: ogni ufficio ha il proprio magazzino; un trasferimento sposta materiale dalla sede principale a una filiale, aggiornando le giacenze di entrambe.

Per carico, scarico e trasferimenti tra magazzini consulta la guida dedicata al modulo Movimenti di magazzino.

8.7 Clienti, contatti e pratiche della sede

A seconda della configurazione, dalla scheda della sede puoi vedere o raggiungere i clienti, i contatti e le pratiche collegati a quel punto operativo. Questo è il cuore della separazione dei dati per sede: ogni ufficio lavora sui propri clienti, mentre la sede centrale ha la visione complessiva.

Ricorda che la visibilità dei dati dipende dai permessi dell'operatore e dal livello della sua sede. Ne parliamo nel capitolo successivo.

8.8 Riepilogo

La scheda di dettaglio ti permette di: verificare e aggiornare dati e contatti, gestire la posizione nella struttura, assegnare e rimuovere operatori, collegare calendario e magazzino e accedere ai dati operativi della sede.

Tieni sempre aggiornata la scheda della sede: uno sguardo veloce deve bastare per capire chi ci lavora, da chi dipende e a quali moduli è collegata.

Il vero valore della gestione sedi sta nel modo in cui operatori e permessi si combinano con la struttura: chi lavora in una sede vede e gestisce ciò che gli compete, senza disturbare gli altri uffici.

I permessi sono per operatore. La sede definisce il contesto di lavoro, ma cosa può effettivamente fare un operatore dipende anche dal suo ruolo e dai permessi assegnati nel modulo Operatori.

9.1 Assegnare un operatore a una sede

L'assegnazione avviene dalla scheda della sede (sezione "Operatori") oppure dalla scheda dell'operatore, a seconda della configurazione. Cerchi l'operatore per nome e lo aggiungi: da quel momento la sede entra a far parte del suo contesto di lavoro.

9.2 Operatori su più sedi

Un operatore può lavorare in più sedi contemporaneamente. In questo caso vedrà i dati di tutte le sedi a cui è assegnato. È la situazione tipica di responsabili o collaboratori che coprono più uffici.

Esempio: un coordinatore assegnato a tre filiali vede le pratiche e gli appuntamenti di tutte e tre, mentre un operatore assegnato a una sola filiale vede solo quella.

9.3 Visibilità dei dati per livello

La struttura gerarchica influenza ciò che ogni operatore vede. In genere chi lavora in una sede di livello inferiore vede i propri dati; chi lavora in una sede superiore può vedere anche i dati delle sedi che da essa dipendono.

È questo il meccanismo che permette alla sede centrale di "vedere tutto" e a una filiale di vedere "solo il suo": tutto nasce dalla posizione nella struttura e dai permessi.

9.4 La sede centrale e la governance

La sede principale (centrale) ha normalmente la visione complessiva dell'intera organizzazione: tutte le sedi, tutti gli operatori, tutti i dati aggregati. È da qui che si gestisce la struttura, si creano nuove sedi e si controlla l'andamento generale.

Concedi i permessi della sede centrale solo alle persone che devono davvero avere visione completa: è il livello con maggiore accesso ai dati.

9.5 Buone pratiche

• Assegna ogni operatore solo alle sedi in cui lavora davvero.
• Mantieni aggiornate le assegnazioni quando qualcuno cambia ufficio.
• Riserva i permessi più ampi (sede centrale, multi-sede) a poche persone fidate.
• Quando chiudi una sede, riassegna prima operatori e lavori in corso.

Una struttura ordinata di sedi e permessi riduce gli errori, protegge i dati e rende il lavoro più semplice per tutti.

La gestione sedi non è un'isola: dà ordine a quasi tutti gli altri moduli del gestionale, perché ogni dato può essere riferito al punto operativo a cui appartiene.

10.1 Anagrafica clienti e contatti

I clienti e i contatti possono essere associati a una sede. Questo permette a ogni ufficio di lavorare con i propri clienti, mantenendo separati i dati delle diverse sedi e nel rispetto della privacy.

Per la gestione completa di anagrafiche, consensi e GDPR consulta la guida dedicata al modulo Gestione clienti.

10.2 Calendario e appuntamenti

Gli appuntamenti possono essere organizzati per sede: ogni ufficio ha la propria agenda, con disponibilità e promemoria. La sede centrale può vedere il calendario complessivo di tutte le sedi.

10.3 Magazzino e giacenze

Ogni sede può avere il proprio magazzino, con giacenze distinte. I movimenti di carico, scarico e i trasferimenti tra sedi mantengono le quantità sempre allineate al punto operativo corretto.

10.4 Comunicazioni e documenti

I recapiti della sede (email, telefono, indirizzo) possono essere usati nelle comunicazioni e nei documenti collegati a quel punto operativo, così ogni messaggio riporta i dati dell'ufficio giusto.

Verifica sempre che email e telefono della sede siano corretti: sono i recapiti che alimentano le comunicazioni automatiche legate a quella sede.

10.5 Report per sede e consolidati

Avere le sedi ben definite ti permette di leggere i dati sia per singola sede sia in forma aggregata. Puoi confrontare le sedi tra loro e, allo stesso tempo, avere il totale dell'intera organizzazione.

Esempio: a fine mese controlli quante pratiche ha aperto ciascun ufficio e quante in totale la rete, senza dover sommare i numeri a mano.

Quando una sede non è più operativa, segue un processo di archiviazione che la tiene in ordine, separata dalle sedi attive. In casi specifici, una sede archiviata può poi essere riattivata oppure eliminata definitivamente.

NON confondere "archiviare" con "eliminare": l'archiviazione mette la sede da parte mantenendone lo storico, l'eliminazione la rimuove davvero dal gestionale.

11.1 Archiviare una sede

Quando un ufficio chiude o smette di operare, archivialo: dall'elenco trova la riga e, dal menu Azioni, clicca "Archivia". Il sistema chiede conferma. Una volta archiviata, la sede non appare più tra quelle attive ma resta consultabile filtrando sullo stato "Archiviate".

Prima di archiviare, riassegna gli operatori e gestisci le eventuali pratiche e gli appuntamenti ancora aperti su quella sede.

11.2 Riattivare una sede archiviata

Se una sede archiviata torna operativa (riapre un ufficio, riprende un punto temporaneamente chiuso), se il gestionale lo consente puoi riattivarla: torna tra le sedi attive e nuovamente modificabile.

Esempio: un ufficio chiuso per ristrutturazione riapre. Lo riattivi, riassegni gli operatori e riprendi il lavoro senza dover ricreare tutto da capo.

11.3 Eliminare una sede

È l'azione più delicata: una sede non può essere eliminata finché non è stata prima archiviata e finché ha ancora dati collegati (operatori, clienti, pratiche, magazzino). Quando le condizioni lo permettono, compare il pulsante "Elimina"; alla conferma, la sede viene rimossa in modo irreversibile.

Usa l'eliminazione solo quando la sede non serve più ad alcun fine amministrativo, fiscale o storico e dopo aver verificato che non resti nulla di collegato. In caso di dubbio, è più sicuro lasciarla archiviata.

11.4 Riepilogo pratico

1. Usa la sede finché è operativa.
2. Quando chiude, prima riassegna operatori e lavori, poi archiviala.
3. Se riapre, puoi riattivarla.
4. Eliminala solo se sicuro al 100% e priva di collegamenti.

L'archiviazione è il metodo più sicuro per tenere ordine senza rischi; l'eliminazione va usata solo in casi eccezionali.

Le risposte alle domande più comuni quando si lavora con le sedi. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.

12.1 Non trovo una sede nell'elenco. Cosa posso fare?

È il problema più comune. Le cause più probabili sono due: un filtro di ricerca ancora attivo oppure la sede è stata archiviata.

Soluzione rapida: 1) clicca "Reset filtri" per svuotare tutti i filtri; 2) imposta il filtro stato su "Archiviate" per verificare se la sede è stata messa da parte.

12.2 Ho una sola sede: mi serve davvero questo modulo?

Sì, è comunque utile. Registrare anche un'unica sede ti permette di avere indirizzo e contatti centralizzati, assegnare gli operatori e collegare calendario e magazzino. E se un domani aprirai un secondo ufficio, la struttura sarà già pronta.

12.3 Posso spostare una sede sotto un'altra?

Sì. Apri la scheda della sede e, nella sezione "Posizione nella struttura", cambia la sede superiore. La sede risulterà subito collegata sotto il nuovo ufficio.

Spostare una sede può cambiare la visibilità dei dati e i report consolidati: fallo con consapevolezza.

12.4 Un operatore può lavorare in più sedi?

Sì. Puoi assegnare lo stesso operatore a più sedi: vedrà i dati di tutte le sedi a cui è assegnato. È la situazione tipica di responsabili e collaboratori che coprono più uffici.

12.5 Una filiale vede i dati di tutte le sedi. È normale?

Dipende dalla posizione nella struttura e dai permessi dell'operatore. Se una filiale vede più del dovuto, verifica il livello della sede e i permessi degli operatori nel modulo Operatori.

In genere solo la sede centrale dovrebbe avere la visione completa. Se non è così, controlla i permessi con il tuo amministratore.

12.6 Non riesco a eliminare una sede. Perché?

Una sede si può eliminare solo se è archiviata e priva di collegamenti (operatori, clienti, pratiche, magazzino). Se il pulsante "Elimina" non compare o è bloccato, è perché qualcosa è ancora collegato alla sede.

Riassegna o sposta tutto ciò che dipende dalla sede, poi archiviala e infine eliminala. In molti casi, però, è più sicuro lasciarla semplicemente archiviata.

12.7 Come collego il calendario a una sede?

Apri la scheda della sede e usa la sezione "Calendario". Una volta collegato, gli appuntamenti possono essere filtrati e gestiti per sede. Per la gestione completa degli appuntamenti consulta la guida del modulo Calendario.

12.8 Posso avere magazzini separati per sede?

Sì. Ogni sede può essere collegata al proprio magazzino, con giacenze distinte. I trasferimenti tra sedi spostano materiale aggiornando le quantità di entrambe. Vedi la guida del modulo Movimenti di magazzino per i dettagli.

12.9 Posso vedere i numeri di una singola sede?

Sì. Avendo le sedi ben definite, puoi leggere i dati per singola sede e in forma aggregata per l'intera organizzazione, a seconda dei report disponibili nel gestionale.

12.10 Non vedo la voce "Gestione sedi" nel menu. Perché?

La gestione della struttura è spesso riservata agli amministratori o ai responsabili. Se non vedi la voce, probabilmente il tuo utente non ha i permessi necessari: chiedi al tuo amministratore di abilitarti.

12.11 Dove posso trovare altre informazioni?

Puoi consultare questo manuale online, gli altri argomenti della guida (in particolare Gestione operatori, Calendario, Magazzino e Gestione clienti) e la sezione "Suggerimenti" presente nei vari moduli del gestionale.

Ricorda: leggere fa risparmiare tempo. Se leggi una volta, eviti di chiedere dieci volte.