Le risposte alle domande più comuni quando si gestisce la privacy nel gestionale. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.
11.1 Che differenza c'è tra revocare e cancellare un consenso?
Revocare significa togliere validità al consenso lasciando però traccia dello storico: sai che il cliente prima aveva acconsentito e poi ha cambiato idea. Cancellare rimuoverebbe la prova: per questo i consensi si revocano, non si eliminano.
Usa sempre la revoca: lo storico è la tua tutela in caso di contestazione.
11.2 Posso inviare comunicazioni a chi non ha dato il consenso?
No, non per le finalità che richiedono consenso (come il marketing). Il gestionale tiene conto dei consensi nei moduli di comunicazione: chi ha consenso "Revocato" o assente per quella finalità non dovrebbe ricevere quel tipo di messaggi.
11.3 Quale versione di informativa collego a un nuovo consenso?
Quella attualmente in vigore: il gestionale propone in automatico l'ultima versione attiva. Le versioni precedenti restano collegate ai consensi raccolti quando erano valide.
11.4 Cosa contiene l'esportazione dei dati di un cliente?
Tutti i dati personali collegati: anagrafica, consensi, documenti, comunicazioni, pratiche e richieste (in base ai moduli attivi). Il risultato è un file da consegnare al cliente che esercita il diritto di accesso o portabilità.
11.5 Ho cancellato i dati di un cliente: posso recuperarli?
No, se hai usato la cancellazione completa: l'operazione è irreversibile per motivi di privacy e sicurezza. Per questo conviene esportare prima i dati se ti serve una copia, e usare la cancellazione solo quando sei sicuro.
Quando hai un dubbio, esporta prima e cancella poi: una copia conservata in sicurezza ti protegge da errori.
11.6 Sono obbligato a cancellare i dati se il cliente lo chiede?
Non sempre. Se esistono obblighi di legge che ti impongono di conservare alcuni dati (ad esempio per ragioni amministrative o fiscali), puoi rifiutare motivatamente la cancellazione di quei dati, documentando il motivo nella richiesta.
11.7 Entro quando devo rispondere a una richiesta dell'interessato?
Esiste un termine di legge: il gestionale calcola e mostra la data limite con indicatori colorati (verde, arancione, rosso). Controlla regolarmente le richieste "Aperte" per non superare i tempi.
11.8 Posso modificare o cancellare una voce del log?
No: il log è di sola lettura per garantire che rappresenti fedelmente ciò che è accaduto. È proprio questa intangibilità a renderlo una prova valida.
11.9 Non vedo la sezione "Privacy e GDPR" nel menu. Perché?
La gestione della privacy è spesso riservata ad alcuni operatori. Se non vedi la voce, probabilmente il tuo account non ha i permessi necessari: contatta l'amministratore.
11.10 I clienti possono gestire i propri consensi da soli?
Sì, se è attivo il modulo Area riservata clienti: dal proprio portale possono esprimere e aggiornare i consensi. Le operazioni vengono registrate automaticamente con canale "Area riservata", data e ora.
11.11 Il gestionale sostituisce il consulente privacy o il DPO?
No. Il gestionale è uno strumento operativo che ti aiuta a tenere ordine, tracciare i consensi, gestire le richieste e dimostrare la conformità. Le scelte normative e organizzative restano in capo a te e ai tuoi consulenti.
11.12 Dove posso trovare altre informazioni?
Puoi consultare questo manuale online, gli altri argomenti della guida (in particolare "Gestione Clienti", "Gestione Documentale" e "Comunicazioni") e la sezione "Suggerimenti" presente nei vari moduli del gestionale.
Ricorda: tenere i consensi e il registro sempre aggiornati richiede pochi minuti alla volta, ma fa risparmiare ore in caso di controllo o di richiesta di un cliente.