Gestione pratiche

Quando entri nel gestionale con il tuo nome utente e la tua password, ti trovi davanti la schermata principale. Sulla sinistra c'è il menu laterale, una colonna di voci su cui cliccare per navigare tra le varie parti del sistema.

Per arrivare alla sezione che ci interessa:

1. Guarda il menu a sinistra.
2. Cerca la voce "Pratiche".
3. Clicca sulla voce "Gestione pratiche".

A questo punto la pagina si aggiorna e ti mostra l'elenco delle pratiche.

Esempio: se ieri hai creato una pratica per "Mario Rossi", per ritrovarla ti basta entrare in "Pratiche → Gestione pratiche". La vedrai nell'elenco.

Se non trovi la voce "Pratiche" nel menu, può dipendere dai permessi del tuo utente. Contatta il tuo amministratore per farti abilitare.

Quando clicchi su "Pratiche", nel menu laterale compaiono diverse sottosezioni che servono a organizzare il lavoro. Capirle ti aiuta a trovare più velocemente quello che cerchi.

Gestione pratiche

È la schermata principale. Qui trovi tutte le pratiche registrate nel sistema, senza filtri particolari. È la pagina da cui parte tutto.

Pratiche da completare

Qui trovi solo le pratiche non ancora portate a termine: "in attesa documenti", "in lavorazione", "da verificare", ecc.

Questa sezione ti fa capire subito su quali pratiche devi ancora lavorare.

Pratiche che ho assegnato

Mostra tutte le pratiche che hai assegnato tu ad altri operatori. Non mostra le pratiche assegnate a te, ma quelle in cui sei tu la persona che ha fatto l'assegnazione.

Quando è utile?
È molto utile se sei un coordinatore o un responsabile di team: vedi rapidamente quali pratiche hai delegato ai collaboratori e monitori il loro lavoro.

Pratiche in scadenza

Elenca le pratiche che hanno una data limite vicina. Ideale per evitare ritardi o scadenze mancate.

Le pratiche in scadenza richiedono attenzione immediata: controlla questa sezione almeno una volta al giorno.

Pratiche in evidenza

Qui compaiono solo le pratiche che hai marcato manualmente come "importanti". È come avere una lista dei preferiti.

Pratiche completate

La lista delle pratiche chiuse, concluse e non più in lavorazione.

Stati avanzamento

Da qui vedi e gestisci i vari stati che una pratica può avere. Esempi di stati: In attesa documenti, In lavorazione, Inviata, Completata, Archiviata.

Esempio: se vuoi aggiungere lo stato "In verifica cliente", lo crei da questa sezione.

Faldoni / Raccoglitori

I faldoni sono "cartelline speciali" dove spostare alcune pratiche per organizzarle meglio. Le pratiche inserite in un faldone non spariscono: vengono messe da parte in una sezione dedicata.

I faldoni sono utili per creare contenitori tematici: "Revisioni", "Urgenti", "Da verificare", "Documentazione mancante", ecc.

Nella parte superiore della schermata Gestione pratiche trovi una serie di campi chiamati filtri di ricerca. Servono a trovare velocemente le pratiche che ti interessano, senza scorrere tutta la lista — utili soprattutto quando le pratiche sono molte.

I filtri non modificano, non spostano e non cancellano nessuna pratica: nascondono temporaneamente quelle che non ti servono, mostrandoti solo le altre.

4.1 Ricerca per testo

Il campo di ricerca testuale è il filtro più semplice e più usato: funziona come una "lente di ingrandimento" interna all'elenco. Puoi digitare una parte del titolo, un numero/codice della pratica o qualunque parola chiave usata nel titolo o nelle note. Il sistema cerca nei campi principali e mostra tutte le pratiche che contengono il testo digitato.

Esempi:
Scrivi 2024 → vedrai tutte le pratiche con "2024" nel titolo o nella descrizione.
Scrivi rinnovo → vedrai tutte le pratiche che contengono la parola "rinnovo".

4.2 Ricerca per modello pratica

Se utilizzi i modelli pratica (i diversi tipi di lavorazione che gestisci), puoi filtrare l'elenco in base al modello da cui le pratiche sono state create. È utile per vedere solo un determinato tipo di lavorazione.

Esempio: selezionando un modello specifico vedrai solo le pratiche create a partire da quel modello.

4.3 Ricerca per stato della pratica

Ogni pratica ha uno stato di avanzamento che indica la fase del lavoro (es. In lavorazione, In attesa documenti, Inviata, Completata, Archiviata e altri stati personalizzati). Selezionando uno stato, il sistema mostra solo le pratiche in quella fase.

Il filtro per stato è tra i più utili quando hai molte pratiche: ti permette di concentrarti, per esempio, solo su quelle "In attesa documenti".

4.4 Ricerca per date

Puoi filtrare anche in base alle date: data di creazione, data di scadenza, data ultimo aggiornamento, data di completamento. Di solito imposti un intervallo (dal… al…) e il sistema mostra solo le pratiche che vi rientrano.

Esempio: "Data creazione dal 01/01 al 31/01" → vedrai solo le pratiche create in gennaio.

Attenzione: se imposti un intervallo sbagliato (es. dal 10/01 al 09/01) l'elenco può risultare vuoto. Allarga l'intervallo o usa "Reset filtri".

4.5 Ricerca per operatore assegnato

Se lavori con altri colleghi, ogni pratica può essere assegnata a un operatore. Questo filtro mostra solo le pratiche gestite da una determinata persona: utile per coordinare il lavoro, verificare le pratiche in carico a un operatore e controllare eventuali arretrati.

Esempio: selezionando un operatore, ogni persona ha subito la propria "lista di lavoro".

4.6 Ricerca per faldone (contenitori)

Se usi i faldoni (raccoglitori), puoi filtrare le pratiche in base al contenitore in cui sono state spostate. Nel menu a tendina trovi voci come "Qualsiasi", "Pratiche senza faldone" e il nome di ciascun faldone.

Esempio: selezionando un faldone specifico vedrai solo le pratiche spostate in quel contenitore.

4.7 Il pulsante "Cerca"

Dopo aver impostato uno o più filtri, per applicarli devi cliccare su "Cerca". Il sistema legge i valori impostati, aggiorna l'elenco e mostra solo le pratiche che corrispondono ai criteri scelti.

Se modifichi un filtro (ad esempio cambi la data o il testo), ricordati di cliccare di nuovo su "Cerca" per aggiornare i risultati.

4.8 Il pulsante "Reset filtri"

Per tornare a vedere tutte le pratiche senza alcun filtro attivo, clicca su "Reset filtri": tutti i campi vengono svuotati e l'elenco torna completo.

Se non trovi una pratica che sai esistere, nel 99% dei casi un filtro è rimasto attivo. Il primo passo è sempre cliccare su "Reset filtri".

Una volta impostati (o azzerati) i filtri, nella parte centrale della pagina viene mostrato l'elenco delle pratiche: una tabella in righe (una per pratica) e colonne (le informazioni di ciascuna pratica). Da qui puoi aprire, modificare, archiviare e, quando previsto, eliminare le pratiche.

Se ti senti "perso" nel gestionale, torna sempre alla schermata di Gestione pratiche: da qui raggiungi qualunque pratica e quasi tutte le funzioni più usate.

5.1 Struttura generale dell'elenco

L'elenco mostra a colpo d'occhio le informazioni più importanti: una riga di intestazione (in alto) con i nomi delle colonne e tante righe di dati, una per pratica. A seconda della configurazione, le colonne possono includere numero/ID, titolo, cliente, modello, stato, operatore, date e le icone delle azioni.

Non è necessario capire tutte le colonne subito: inizia da quelle più familiari (cliente, titolo, stato) e scopri le altre con calma.

5.2 Le colonne principali

ID / Numero pratica

Un numero identificativo assegnato dal gestionale, utile per riferimenti interni o quando il supporto tecnico ti chiede il numero di una pratica.

Titolo / Descrizione

Il nome leggibile della pratica: dovrebbe descrivere chiaramente il lavoro o la richiesta del cliente.

Più il titolo è chiaro, più sarà facile ritrovare la pratica in futuro con la ricerca testuale.

Cliente / Intestatario

La persona o l'azienda a cui è intestata la pratica: nome e cognome (persone fisiche) o ragione sociale (aziende, enti, associazioni).

Modello pratica

Indica il modello da cui è stata creata: vedere il modello a colpo d'occhio aiuta a distinguere rapidamente i diversi tipi di lavorazione.

Stato

Mostra in che fase si trova la pratica. È molto importante perché permette a te e ai colleghi di capire subito cosa resta da fare.

Operatore assegnato

Se lavori in team, indica chi si sta occupando della pratica, così sai subito a chi rivolgerti per gli aggiornamenti.

Date (creazione, scadenza, completamento)

Una o più colonne con le date: quando la pratica è stata creata, entro quando va conclusa e quando è stata chiusa.

Controlla regolarmente la data di scadenza per evitare ritardi su pratiche importanti o con obblighi di legge.

5.3 Colori, icone e indicatori visivi

L'elenco usa alcuni indicatori visivi che ti fanno capire a colpo d'occhio quali pratiche richiedono attenzione. Non devi ricordare nulla a memoria: basta guardare i colori.

1) Badge colorati delle date

• Arancione → pratica in scadenza (scadenza vicina);
• Rosso → pratica scaduta (scadenza già passata);
• Verde → nessuna scadenza imminente.

2) Barra di avanzamento (progress bar)

Indica quanti documenti obbligatori sono stati caricati rispetto a quelli richiesti dal modello. Ha una percentuale e un colore:

• Rosso → nessun documento allegato o pratica appena iniziata;
• Arancione → alcuni documenti caricati, pratica ancora incompleta;
• Azzurro → buon livello di avanzamento;
• Verde → tutti i documenti obbligatori allegati.

La barra di avanzamento è uno strumento utilissimo: il verde indica che la parte documentale è completa e puoi procedere più velocemente verso la chiusura.

3) Tooltip informativi

Passando il mouse sopra icone, badge o indicatori può comparire un tooltip, una piccola finestra di testo che ne spiega il significato (es. "3 documenti caricati su 5 richiesti").

5.4 Ordinare l'elenco

In molte tabelle puoi ordinare le pratiche cliccando sull'intestazione di una colonna (es. "Data creazione" o "Cliente"). Una piccola freccia accanto al nome della colonna indica l'ordine: verso l'alto (crescente) o verso il basso (decrescente).

Esempio: cliccando due volte su "Data creazione", al primo clic vedi prima le pratiche più recenti, al secondo prima le più vecchie.

5.5 Pagine dell'elenco (paginazione)

Se le pratiche sono molte, l'elenco è suddiviso in più pagine. In fondo alla tabella trovi i numeri di pagina e i pulsanti per andare avanti/indietro o saltare a una pagina specifica.

Se non vedi una pratica che ti aspetti, verifica di trovarti alla prima pagina e non su una pagina successiva.

5.6 Le azioni sulla singola pratica

Nell'ultima parte di ogni riga (di solito a destra) trovi uno o più pulsanti/icone per le azioni: Apri/Visualizza, Modifica, Archivia ed Elimina (solo quando le regole del gestionale lo permettono).

Nel capitolo successivo vedremo in dettaglio ognuna di queste azioni.

Dall'elenco delle pratiche puoi svolgere tutte le operazioni principali sul singolo fascicolo: aprire, modificare, archiviare ed eliminare (quando consentito). Oltre alle azioni sulla riga, in alto è quasi sempre presente un pulsante per creare una nuova pratica.

Se non sei sicuro di cosa faccia un'icona, passaci sopra il mouse: spesso compare un tooltip che spiega il significato del pulsante (es. "Modifica pratica", "Archivia pratica").

6.1 Aprire / visualizzare una pratica

Per vedere tutti i dettagli di una pratica devi prima aprirla. L'apertura non avviene cliccando sul titolo, ma tramite il menu delle azioni nell'ultima colonna di ogni riga (di solito un'icona a forma di freccia "▾", ingranaggio o matita).

Cliccando l'icona si apre un piccolo menu: seleziona "Modifica pratica" (o l'icona della matita). Verrai portato nella scheda interna della pratica, dove vedi e modifichi tutti i dati: dati del cliente, documenti, checklist, note, scadenze, storico.

Anche se la voce si chiama "Modifica pratica", serve anche solo per aprire la pratica in lettura: nessun dato viene cambiato automaticamente.

Cliccando in un punto qualsiasi della riga la pratica non si apre: l'unico modo per aprire la scheda è usare il menu Azioni.

6.2 Creare una nuova pratica

La creazione di solito non parte dalla riga, ma da un pulsante dedicato sopra l'elenco o in alto a destra: "Nuova pratica", "Crea pratica" o un'icona "+". Cliccandolo, il gestionale ti fa scegliere il modello pratica, indicare il cliente, inserire un titolo e compilare i campi principali.

Vedremo tutti i passaggi della creazione, in dettaglio, nel capitolo successivo.

6.3 Modificare una pratica

Per correggere un dato, aggiornare lo stato o integrare informazioni usi la modifica, attivabile in due modi: dall'elenco (icona matita / pulsante "Modifica") o dall'interno della pratica (pulsante "Modifica dati"). I campi diventano editabili: puoi cambiare titolo, stato, alcuni dati del cliente, campi personalizzati e note.

Dopo aver modificato i dati, clicca sempre su "Salva": in caso contrario le modifiche andranno perse.

6.4 Archiviare una pratica

Quando il lavoro è terminato, invece di eliminarla è consigliato archiviarla. L'archiviazione indica che la pratica è conclusa, la separa da quelle attive e mantiene uno storico consultabile. Dalla colonna azioni clicca "Archivia"; il sistema può chiederti una conferma e sposta la pratica tra le "Pratiche completate".

Archivia solo quando sei sicuro che non servano più modifiche operative. Alcune configurazioni permettono il ripristino da archiviata a in lavorazione.

6.5 Eliminare una pratica

L'eliminazione è l'azione più delicata perché rimuove i dati dal sistema. Per questo è in genere limitata: il pulsante "Elimina" compare solo dopo che la pratica è stata archiviata, così da evitare cancellazioni accidentali. Alla conferma, la pratica e i suoi documenti vengono rimossi in modo irreversibile.

Usa l'eliminazione solo quando la pratica non serve più a fini amministrativi, fiscali o legali e non è necessaria per eventuali controlli futuri.

6.6 Riepilogo delle azioni

Dall'elenco puoi aprire (vedere i dettagli), modificare (aggiornare dati/stato), archiviare (a lavoro concluso) ed eliminare (solo se archiviata e strettamente necessario).

Flusso consigliato: 1) crea la pratica · 2) gestiscila e modificala finché è in corso · 3) archiviala quando è conclusa · 4) valuta l'eliminazione solo dopo un certo periodo, in base alle tue esigenze e alle norme sulla conservazione dei documenti.

La creazione di una nuova pratica è una delle operazioni più importanti del gestionale. Quando un cliente ti richiede un servizio, il primo passo è registrare la pratica nel sistema. Il gestionale ti guida attraverso pochi passaggi semplici: scegli il modello, associa il cliente, compila i dati, verifica i documenti e salva.

Una pratica è come una cartellina virtuale che contiene tutto il necessario: documenti, checklist, note, stato di avanzamento, scadenze e dati del cliente.

7.1 Dove si trova il pulsante "Crea nuova pratica"

Cerca il pulsante dedicato: a seconda della versione può chiamarsi "Nuova pratica", "Crea pratica" o essere un'icona "+". Si trova nella parte superiore dell'elenco o in alto a destra nella pagina.

Esempio: un nuovo cliente ti porta la documentazione? Basta cliccare "Nuova pratica" per iniziare.

7.2 Selezionare il modello pratica

Dopo aver cliccato "Nuova pratica", il gestionale mostra l'elenco dei modelli pratica. Il modello è fondamentale perché determina: quali documenti saranno richiesti, quali campi aggiuntivi saranno presenti, quali passaggi della checklist dovrai completare e la struttura complessiva della pratica.

Scegli sempre il modello corretto fin dall'inizio: eviti di dover inserire manualmente documenti o campi mancanti.

7.3 Associare il cliente

Il passo successivo è indicare chi è il cliente a cui la pratica appartiene. Puoi cercare un cliente già esistente (campo "Cerca/Seleziona cliente", digitando nome, cognome o ragione sociale) oppure crearne uno nuovo al volo.

Seleziona il cliente corretto: una pratica intestata alla persona sbagliata crea confusione nella gestione documentale e nelle comunicazioni.

Se il cliente non esiste, aggiungilo subito cliccando su "Nuovo cliente" o sull'icona "+" accanto al campo di ricerca.

7.4 Compilare i dati principali

Ti verrà chiesto di compilare i dati principali: titolo della pratica, data di apertura, eventuale scadenza, note iniziali e i campi aggiuntivi previsti dal modello.

Il titolo dovrebbe essere chiaro e riconoscibile, ad esempio: "Dichiarazione 2024 – Rossi Mario", "Rinnovo contratto – Bianchi Anna".

Usa sempre un formato uniforme per i titoli: ritrovare le pratiche con la ricerca sarà molto più semplice.

7.5 Documenti richiesti

Se il modello prevede documenti obbligatori, il gestionale li mostra in un elenco dedicato. Da qui vedi quali documenti raccogliere dal cliente, scarichi eventuali documenti precompilabili e carichi PDF, immagini e scansioni.

I documenti precompilabili (PDF con i campi compilati automaticamente dal sistema) sono una funzione inclusa e hanno una guida dedicata che spiega passo per passo come configurarli.

7.6 Checklist e passaggi

Alcuni modelli includono una checklist di attività da completare (es. "Verifica documenti", "Invio", "Firma cliente"). Quando spunti un'attività come completata, il gestionale registra automaticamente chi l'ha completata e quando (data e ora).

Esempio: spuntando "Verifica documenti", il sistema memorizza "Completato da Rossi Marco il 12/03/2025 alle 15:42".

Queste informazioni entrano a far parte dello storico della pratica: non cancellare o modificare attività già completate se non strettamente necessario.

7.7 Salvare la pratica

Completati i campi obbligatori, clicca su "Salva pratica". Da quel momento la pratica compare nell'elenco, riceve il numero identificativo e puoi aprirla per completare la lavorazione.

Se chiudi la pagina senza salvare, perderai tutte le informazioni inserite fino a quel momento.

7.8 Riepilogo della creazione

1. Clicca su "Nuova pratica".
2. Seleziona il modello.
3. Associa il cliente.
4. Compila i dati principali.
5. Controlla documenti e checklist.
6. Clicca su "Salva pratica".

Una pratica ben creata è molto più facile da gestire, aggiornare, archiviare e ritrovare in futuro.

Dopo aver aperto una pratica (o subito dopo averla creata), il gestionale mostra la schermata interna: il "fascicolo digitale" che raccoglie tutto ciò che la riguarda — dati del cliente, dati principali, documenti, checklist, note e azioni operative.

8.1 Struttura generale della scheda

La schermata è organizzata in sezioni ben separate, disposte una sotto l'altra o in tab/schede ("Dati pratica", "Documenti", "Checklist", "Note"…). Anche se l'aspetto può variare, ritroverai sempre almeno: Dati del cliente, Dati della pratica, Documenti, Checklist/avanzamento, Note.

L'ordine e il nome esatto delle sezioni possono cambiare in base alla configurazione, ma il concetto resta lo stesso: ogni pratica ha una "scheda" con tutti i dati organizzati.

8.2 Sezione "Dati del cliente"

In alto trovi il riquadro dei dati del cliente a cui la pratica è intestata.

Assegnare un cliente

Se il campo è vuoto puoi cercare un cliente esistente (digitando nome, cognome o ragione sociale e selezionandolo) oppure creare un nuovo contatto dalla stessa schermata.

Se lavori spesso con gli stessi clienti, la ricerca è velocissima: bastano le prime tre lettere del nome o del cognome.

Sostituire il cliente

Se hai assegnato il cliente sbagliato, usa "Assegna ad un altro contatto": il sistema rimuove il cliente attuale e ti ripropone la ricerca per sceglierne un altro.

Sostituire il cliente non modifica i documenti già caricati: verifica che documenti e informazioni siano coerenti con il nuovo cliente.

8.3 Sezione "Dati della pratica"

Accanto (o sotto) ai dati del cliente trovi le informazioni fondamentali della pratica: titolo, modello, numero/ID, stato corrente, data di creazione, data di scadenza, operatore assegnato ed eventuale faldone.

Molti di questi campi sono modificabili (se hai i permessi), ad esempio per aggiornare lo stato man mano che il lavoro procede, cambiare l'operatore assegnato o impostare/correggere una scadenza.

8.4 Sezione "Documenti"

Una parte centrale è dedicata ai documenti collegati. Qui puoi vedere l'elenco dei documenti da acquisire, caricare nuovi file (PDF, immagini, scansioni), scaricare quelli già caricati, scaricare i documenti precompilabili e vedere se un documento è mancante o completo.

Usa nomi chiari per i file (es. "Documento_identita_Rossi.pdf" invece di "scan001.pdf"): capirai cosa contiene ogni documento senza doverlo aprire.

8.5 Gestione economica della pratica

Un riquadro dedicato ti permette di gestire prezzo, pagamento e fatturazione.

Prezzo

Puoi impostare un prezzo per tutti (valore standard) e, se è attivo il modulo Tesseramento, un prezzo per tesserati.

Pagamento

Puoi registrare importo pagato, data del pagamento, metodo (contanti, bonifico, carta…) e lo stato Pagato Sì/No.

Fattura

Se prevista, puoi indicare importo, data, numero e stato della fattura ("Da emettere", "Emessa").

Esempio: per sapere quali clienti non hanno ancora saldato, imposta il filtro su "Pagato: No" → compariranno solo le pratiche da incassare.

8.6 Gestire i documenti allegati

Per ogni documento allegato, dal menu "Azioni" puoi fare molto di più che scaricarlo.

Catalogare in una cartella

Con "Cambia cartella" assegni il documento a una cartella (es. "Documenti cliente", "Privacy", "Contratti"): utile per pratiche con molti file.

Rendere accessibile al cliente

Se è attivo il modulo Area riservata, con "Rendi accessibile al contatto" (o "Nascondi al contatto") decidi se il documento è visibile al cliente nella sua area online. Il cliente vede solo i documenti che hai reso visibili.

Impostare una scadenza sul documento

Con "Imposta scadenza" assegni una data di scadenza al documento; accanto comparirà una colorazione automatica: arancione = in scadenza, rosso = scaduto. Tutti i documenti con scadenza compaiono anche nella dashboard, nelle sezioni "Documenti in scadenza" e "Documenti scaduti".

Altre azioni

Puoi visualizzare, scaricare, rinominare ed eliminare il documento.

L'eliminazione del documento è definitiva: assicurati di avere una copia del file se necessario.

8.7 Sezione "Checklist" / avanzamento

Molti modelli includono una checklist, l'elenco dei passaggi da completare (es. "Raccolta documenti", "Verifica dati", "Invio", "Archiviazione finale"). Qui vedi i passaggi previsti, spunti le attività completate e controlli a colpo d'occhio cosa manca.

La checklist è utilissima per non dimenticare nessun passaggio, soprattutto nelle pratiche complesse o quando più operatori lavorano sulla stessa pratica.

8.8 Sezione "Note" e comunicazioni

Qui puoi annotare informazioni utili sul cliente o sul caso, promemoria per te o i colleghi, resoconti di telefonate e indicazioni su documenti mancanti. A seconda del gestionale, ogni nota può avere una data e un autore.

Usa le note per tenere traccia delle comunicazioni col cliente: anche a distanza di tempo saprai sempre cosa è stato detto o concordato.

8.9 Notifiche di promemoria via email

All'interno della pratica puoi attivare una notifica di promemoria via email, collegata alla data di scadenza (o a una data che imposti tu), per ricordare a te o ad altri operatori le scadenze importanti. È come un "post-it digitale" che il gestionale invia il giorno giusto.

Attivare il promemoria

Individua il riquadro "Notifica di promemoria" e spunta "Attiva notifica di promemoria": il riquadro si espande mostrando tutte le opzioni.

A chi inviarlo

In "Invia promemoria a" scegli i destinatari: te stesso oppure "Scegli gli operatori" (cerchi e aggiungi uno o più operatori).

Verifica che gli indirizzi email degli operatori siano corretti nella loro anagrafica, altrimenti potrebbero non ricevere la notifica.

Quando inviarlo

In "Quando?" scegli il momento dell'invio: 1, 3 o 7 giorni prima della scadenza oppure "Scegli la data" (un giorno preciso dal calendario).

Le opzioni "1/3/7 giorni prima" richiedono che la pratica abbia una data di scadenza compilata.

Messaggio e salvataggio

Puoi aggiungere un messaggio personalizzato che verrà inserito nel corpo dell'email. Infine conferma con "Imposta promemoria": da quel momento il sistema programma automaticamente l'invio.

Con più destinatari, gli operatori possono essere inclusi in copia conoscenza (CC) nella stessa email.

8.10 Altre azioni disponibili

Dalla scheda interna puoi spesso eseguire altre azioni rapide: cambiare lo stato, cambiare l'operatore assegnato, spostare la pratica in un altro faldone, stampare un riepilogo e, se previsto, duplicare la pratica.

8.11 Riepilogo

La schermata interna ti permette di: verificare i dati del cliente, aggiornare i dati della pratica, gestire tutti i documenti, seguire l'avanzamento con la checklist, annotare note e comunicazioni ed eseguire le principali azioni operative.

Tieni sempre aggiornata la scheda interna: uno sguardo veloce deve bastare per capire lo stato reale della pratica e cosa manca per chiuderla.

Una volta terminata, ogni pratica segue un processo di archiviazione che la tiene in ordine, separata dalle pratiche attive. In casi specifici, una pratica archiviata può poi essere ripristinata oppure eliminata definitivamente.

NON confondere "archiviare" con "eliminare": l'archiviazione sposta la pratica tra quelle concluse, l'eliminazione la rimuove davvero dal gestionale.

9.1 Archiviare una pratica

Quando la pratica è completata (documenti inseriti, checklist conclusa, invii effettuati), archiviala: dall'elenco trova la riga e, nella colonna azioni, clicca "Archivia". Il sistema può chiedere conferma. Una volta archiviata, non appare più tra le pratiche attive ma la ritrovi tra le "Pratiche completate"; alcuni campi possono diventare non modificabili.

9.2 Ripristinare una pratica archiviata

A volte una pratica archiviata va riaperta (il cliente porta un documento mancante, ti accorgi di un dato errato, serve un nuovo passaggio). Se il gestionale lo consente, usa "Ripristina pratica": torna nell'elenco principale, in uno stato precedente (di solito "In lavorazione") e nuovamente modificabile.

Esempio: il cliente porta un documento aggiuntivo per una pratica già archiviata. La ripristini, carichi il documento, aggiorni la checklist e la archivi di nuovo.

9.3 Eliminare una pratica

È l'azione più delicata: una pratica non può essere eliminata finché non è stata prima archiviata. Quando lo è, compare il pulsante "Elimina"; alla conferma, la pratica e tutti i documenti collegati vengono rimossi in modo irreversibile e non possono essere ripristinati.

Usa l'eliminazione solo quando la pratica non serve più, non ha valore fiscale o amministrativo, non sarà necessaria per controlli futuri e hai verificato le norme sulla conservazione dei dati.

9.4 Alternativa all'eliminazione: il faldone

Se una pratica non va cancellata ma solo "tolta di mezzo", spostala in un faldone invece di eliminarla. È utile per conservare la pratica fuori dall'elenco principale, separare le pratiche vecchie o non più operative e mantenere lo storico.

Usa i faldoni come "archivi organizzati", al posto dell'eliminazione definitiva.

9.5 Riepilogo pratico

1. Lavora sulla pratica finché non è completa.
2. Archiviala quando il lavoro è concluso.
3. Se serve, puoi ripristinarla.
4. Eliminala solo se sicuro al 100%.
5. In alternativa, usa un faldone per non perderla.

L'archiviazione è il metodo più sicuro per tenere ordine senza rischi; l'eliminazione va usata solo in casi eccezionali.

Le risposte alle domande più comuni quando si lavora con le pratiche. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.

10.1 Non trovo una pratica nell'elenco. Cosa posso fare?

È il problema più comune. Le cause più probabili sono due: un filtro di ricerca ancora attivo oppure la pratica è stata archiviata.

Soluzione rapida: 1) clicca "Reset filtri" per svuotare tutti i filtri; 2) controlla nella sezione "Pratiche completate"/archiviate.

10.2 Ho scelto il modello pratica sbagliato. Posso cambiarlo?

Dipende dalla configurazione. Spesso il modello non si può cambiare perché definisce documenti, campi aggiuntivi e checklist. Se il tasto non c'è, la funzione è disattivata per evitare incoerenze nei dati.

Soluzione consigliata: archivia la pratica creata per errore e ricreala con il modello corretto.

10.3 Non riesco a modificare alcuni campi. Perché?

Alcuni campi si bloccano quando lo stato della pratica non permette modifiche o quando non hai i permessi necessari.

Se sei un operatore semplice, parlane con l'amministratore: potrebbe darti i permessi mancanti.

10.4 Non vedo il pulsante "Elimina". Come mai?

Il pulsante Elimina compare solo quando la pratica è archiviata e le impostazioni del gestionale lo permettono. Una pratica "In lavorazione" non può essere eliminata direttamente.

Archivia prima, elimina poi (solo se necessario).

10.5 Non riesco a caricare un documento. Perché?

Le cause più comuni: il file è troppo grande (limite in MB superato), il formato non è supportato o la connessione è lenta/instabile.

Usa PDF o JPG: sono i formati più stabili e compatibili. Verifica anche che la pratica sia in uno stato modificabile.

10.6 Ho sbagliato il titolo della pratica. Posso correggerlo?

Sì, nella maggior parte dei casi: entra nella scheda interna e clicca "Modifica". Non puoi farlo solo se il tuo account non ha i permessi di modifica.

10.7 Come metto una pratica "in evidenza"?

Alcune versioni includono un'icona (es. una stella ⭐) per segnare una pratica come "importante". Una volta in evidenza, può apparire evidenziata nell'elenco e la ritrovi nella sezione dedicata "Pratiche in evidenza".

Usala per non perdere di vista le pratiche urgenti o più delicate.

10.8 Come cambio l'operatore assegnato?

Nella schermata interna trovi un campo "Operatore assegnato": da lì selezioni un altro operatore del tuo gruppo. Non puoi farlo se non hai i permessi necessari (in alcuni casi servono permessi di amministratore).

10.9 Posso duplicare una pratica?

Alcuni gestionali includono la duplicazione: copia i dati principali e mantiene il modello, ma non copia i documenti già allegati.

Se gestisci pratiche simili dello stesso cliente, la duplicazione fa risparmiare tempo.

10.10 Posso creare nuovi "stati pratica" personalizzati?

Sì, dalla sezione "Stati avanzamento" puoi aggiungere nuovi stati, rinominarli e riordinarli.

Evita di creare troppi stati: più sono, più diventa difficile mantenere ordine e coerenza.

10.11 La lista mostra solo alcune righe. Dove sono le altre?

Probabilmente sei su una pagina secondaria o il sistema mostra una pagina per volta (paginazione). Usa i pulsanti "Pagina successiva / precedente" in fondo alla tabella.

10.12 Ho eliminato un documento per sbaglio. Posso recuperarlo?

Di solito i documenti eliminati non si recuperano, a meno che il sistema non preveda un cestino temporaneo. L'eliminazione è spesso definitiva per motivi di privacy e sicurezza.

Nomina bene i file prima di caricarli per evitare errori e duplicazioni.

10.13 Perché la pratica non mi permette di salvarla?

Succede quando non hai compilato un campo obbligatorio, manca un documento contrassegnato come necessario o la connessione è instabile.

Esempio: non puoi salvare una pratica senza aver selezionato almeno il cliente.

10.14 Dove posso trovare altre informazioni?

Puoi consultare questo manuale online, gli altri argomenti della guida e la sezione "Suggerimenti" presente nei vari moduli del gestionale.

Ricorda: leggere fa risparmiare tempo. Se leggi una volta, eviti di chiedere dieci volte.