La sezione Contatti è uno dei punti nevralgici del gestionale. Da qui puoi creare, modificare e consultare tutte le persone e le aziende con cui interagisci ogni giorno: clienti, assistiti, iscritti, fornitori, enti, aziende convenzionate e molto altro. Tutto ciò che riguarda l’anagrafica della tua attività passa da questa schermata.

Come raggiungere la sezione Contatti

Per aprire questa sezione, utilizza il menu laterale del gestionale. All’interno della voce Contatti troverai diverse sottosezioni:

• Tutti i contatti - la lista completa di tutte le anagrafiche;
• Gruppi contatti - dove creare e gestire i gruppi (sedi, categorie, reparti, ecc.);
• Ruoli contatti - per definire i ruoli assegnabili ai contatti;
• Campi aggiuntivi - per creare campi personalizzati su misura della tua attività.

Esempio rapido:
Se devi semplicemente cercare o modificare un contatto, clicca su Contatti → Tutti i contatti.
Se invece devi organizzare i contatti per sedi o gruppi di lavoro, vai su Contatti → Gruppi contatti.

Ogni contatto può appartenere a una di queste tipologie:

• Persona fisica – per esempio “Mario Rossi”, “Giulia Verdi”. Utile per assistiti, clienti privati, iscritti, dipendenti, referenti, ecc.
• Azienda o Ente – per esempio “Studio Rossi S.r.l.”, “Associazione Sportiva XYZ”, “Cooperativa ABC”.

La sezione contatti non è una semplice rubrica: è un vero e proprio centro di controllo da cui puoi accedere a:

• Pratiche collegate al contatto;
• Tickets aperti da o per quel contatto;
• File e documenti caricati o ricevuti;
• Cartelle personali del contatto;
• Note interne lasciate dagli operatori;
• Storico email inviate tramite il gestionale;
• Accesso all’eventuale Area riservata, se attivata.

Gestendo correttamente l’anagrafica, tutto il resto del gestionale diventa più semplice e ordinato: pratiche più chiare, documenti sempre al loro posto, comunicazioni sempre rintracciabili.

Una buona gestione dei contatti evita ore di ricerca tra faldoni, file sparsi, post-it e documenti non catalogati. Più sono completi e aggiornati i contatti, più il gestionale diventa uno strumento potente e intuitivo per tutto il tuo team.

I Gruppi contatti sono uno strumento fondamentale per mantenere l’anagrafica ordinata e, soprattutto, per definire in modo preciso quali contatti possono vedere e gestire i vari operatori.

Puoi immaginare i gruppi come dei “contenitori tematici” nei quali inserire i contatti a seconda della struttura della tua organizzazione. Sono estremamente utili quando l'attività ha più sedi, più reparti, più livelli organizzativi, oppure quando vuoi semplicemente distinguere categorie diverse di clienti.

A cosa servono i gruppi?

I gruppi hanno due scopi principali:

• Organizzare l’anagrafica in modo chiaro, dividendo i contatti per sede, per categoria o per area gestionale.
• Limitare la visibilità agli operatori, garantendo che ognuno lavori solo sui contatti di sua competenza.

Nota:
Senza un buon uso dei gruppi, gli operatori finirebbero per vedere centinaia (o migliaia) di contatti che non gli competono. Con i gruppi, tutto diventa più snello e più sicuro.

Esempi di utilizzo dei gruppi

• Sedi differenti: “Sede Napoli”, “Sede Roma”, “Sede Milano”.
• Reti organizzative: “Sede centrale”, “Ambito Nord”, “Ambito Sud”.
• Settori o reparti: “CAF”, “Patronato”, “Immigrazione”, “Studio legale”.
• Tipologie clienti: “Privati”, “Aziende”, “Associazioni”.

Esempio pratico:
Se la tua organizzazione usa una struttura gerarchica (sede centrale, sedi provinciali, sedi zonali), puoi creare un gruppo per ogni sede e assegnare gli operatori solo ai gruppi di loro competenza. In questo modo, l’operatore della “Sede Napoli” vedrà solo i contatti associati al gruppo Napoli.

Come funzionano i permessi tramite gruppi

Ogni operatore può essere associato a uno o più gruppi. Questo significa che:

• Un operatore vede solo i contatti che appartengono ai gruppi a lui assegnati.
• Se un contatto non appare nella sua lista, quasi sempre è perché non appartiene a un gruppo visibile per quell’operatore.
• Quando crei o modifichi un contatto, puoi decidere a quale gruppo assegnarlo.

Attenzione:
Se un operatore ti dice “Non vedo un contatto nella lista”, è molto probabile che il contatto appartenga a un gruppo non assegnato a quell’operatore. Controlla sempre: Contatto → Gruppo e Impostazioni operatore → Gruppi assegnati.

Dove si gestiscono i gruppi

Per creare, modificare o eliminare i gruppi, usa il menu laterale del gestionale: Contatti > Gruppi contatti.

La parte relativa all’associazione operatori → gruppi invece si trova nell’area Gestione operatori, che verrà spiegata in una guida separata.

Esempio reale:
Se gestisci più sedi e un operatore lavora solo nella sede di Roma, gli assegni il gruppo “Sede Roma”. Così l’operatore non rischia di modificare per errore contatti appartenenti alle altre sedi.

I Ruoli contatti servono per identificare con immediatezza la funzione o la posizione del contatto all’interno della tua organizzazione o nell’ambito del rapporto lavorativo. Questo è particolarmente utile quando gestisci aziende, enti, nuclei familiari, associazioni o qualsiasi realtà in cui ogni persona può avere un ruolo diverso.

Assegnare un ruolo chiaro permette agli operatori di comprendere subito chi è la persona giusta da contattare per una pratica, una firma, un documento o una comunicazione specifica.

Esempi comuni di ruoli

• Titolare - figura di riferimento in aziende o attività.
• Legale rappresentante - utile per atti ufficiali e firme.
• Referente amministrativo - persona a cui inviare documenti di contabilità o comunicazioni tecniche.
• Dipendente - membro di un’azienda collegato a una pratica o servizio.
• Associato / iscritto - per associazioni, enti no profit e club.
• Familiare a carico - utile nelle pratiche di patronato o nei moduli per nuclei familiari.

Esempio pratico:
Se un’azienda ha sia il titolare che un referente amministrativo, assegnare il ruolo corretto permette di sapere esattamente a chi inviare documenti fiscali e a chi chiedere autorizzazioni operative.

Dove si gestiscono i ruoli

Per creare, modificare o eliminare i ruoli personalizzati, utilizza il menu laterale: Contatti > Ruoli contatti.

I ruoli definiti compariranno poi nella schermata di creazione e modifica dei contatti, nella sezione Organizza, dove potrai assegnarli a ciascun contatto.

Nota:
Mantenere una lista ruoli chiara e coerente aiuta l’intero team a capire immediatamente chi ricopre quali responsabilità, riducendo errori e perdite di tempo.

Ogni attività ha le proprie esigenze e spesso i campi standard dell’anagrafica non sono sufficienti. Per questo il gestionale mette a disposizione i Campi aggiuntivi, una funzione che permette di creare campi personalizzati per raccogliere informazioni specifiche dei tuoi contatti.

I campi aggiuntivi consentono di adattare l’anagrafica ai processi reali della tua organizzazione. Puoi utilizzarli, ad esempio, per memorizzare:

• “Numero tessera interna” o codice associativo;
• “Referente commerciale” o responsabile aziendale;
• “Lingua preferita” per comunicazioni multilingua;
• “Categoria cliente” o “Livello di priorità”;
• Qualsiasi altra informazione non presente nei campi standard.

Dove si creano e si gestiscono

Puoi creare, modificare o eliminare i campi aggiuntivi dal menu laterale: Contatti > Campi aggiuntivi.

Ogni campo che crei comparirà automaticamente nella scheda di creazione/modifica dei contatti, in un’apposita sezione dedicata ai campi personalizzati.

Tipologie di campi disponibili

Quando crei un nuovo campo personalizzato, puoi scegliere tra diverse tipologie:

• Testo libero - per informazioni generiche;
• Data - per scadenze, decorrenze o eventi;
• Elenco (dropdown) - per selezionare da una lista predefinita;
• Elenco a scelta multipla (multi-select) - permette di selezionare più opzioni contemporaneamente da una lista predefinita.

La scelta del tipo corretto rende l’anagrafica più coerente e facilita la compilazione da parte degli operatori.

Utilizzo nei filtri di ricerca

Alcuni campi aggiuntivi possono essere utilizzati anche nei filtri di ricerca dell'elenco contatti, permettendo di trovare rapidamente gruppi di persone in base ai dati personalizzati (se questa opzione è prevista dalla tua configurazione).

Esempio pratico:
Se crei un campo aggiuntivo “Lingua preferita” con le opzioni Italiano / Inglese / Francese, potrai filtrare l’anagrafica e inviare comunicazioni mirate solo ai contatti che parlano una determinata lingua.

Attivazione della funzione e assistenza tecnica

La sezione “Campi aggiuntivi” potrebbe non essere attiva di default nel tuo gestionale. Si tratta infatti di una funzione avanzata, che richiede attenzione per evitare di creare campi duplicati, inutili o che possono generare confusione agli operatori meno esperti.

Se hai bisogno di:

• aggiungere nuovi campi personalizzati all’anagrafica;
• creare riquadri che raccolgono più campi in un’unica sezione;
• organizzare campi esistenti in modo più chiaro;
• attivare o rendere visibile questa funzionalità;

il nostro staff tecnico è a disposizione per configurare correttamente la sezione secondo le necessità della tua organizzazione.

Nota:
Per garantire un’anagrafica ordinata, coerente e semplice da usare da parte di tutti gli operatori, è consigliabile contattare il supporto tecnico prima di introdurre campi complessi o strutture personalizzate. Possiamo aiutarti a progettare la soluzione più adatta.

Attenzione:
Evita di creare troppi campi generici o poco chiari. Meglio pochi campi ben definiti, condivisi con tutto il team, e strutturati con l’aiuto del nostro staff tecnico.

Dal menu laterale Contatti > Tutti i contatti accedi alla schermata principale che contiene l’intera anagrafica della tua organizzazione. Da qui puoi visualizzare, filtrare, ordinare e gestire tutti i contatti presenti nel gestionale.

La schermata è suddivisa in due aree principali che lavorano insieme:

1. Area filtri in alto (“Filtra risultati”), dove trovi i filtri generali più utilizzati. Questi filtri agiscono sull’intera lista e permettono di restringere subito il campo di ricerca. I principali sono:
   • Tipologia contatto Permette di visualizzare solo persone fisiche, solo aziende oppure tutti i contatti.
   • Notifiche, avvisi, email Mostra solo i contatti che possono ricevere comunicazioni oppure quelli che le hanno disattivate.
   • Accesso ad area clienti Filtra i contatti abilitati o non abilitati all’accesso della loro area riservata.
2. Tabella dei contatti, la parte centrale della pagina, dove ogni riga rappresenta un contatto. La tabella permette una ricerca estremamente precisa grazie ai filtri presenti in ogni colonna. Include:
   • Una riga per ogni contatto con le sue informazioni principali.
   • Filtri specifici sotto ogni colonna (Cognome, Nome, Città, Email, Telefono, Gruppo, Ruolo, ecc.). Sono utilissimi per ricerche dettagliate.
   • Pulsante Aggiungi contatto per creare una nuova scheda anagrafica.
   • Menu Azioni su ogni riga per intervenire sul singolo contatto.

Come usare i filtri:
Puoi combinare i filtri generali in alto con quelli presenti sotto le colonne della tabella. È il modo più veloce per individuare un contatto specifico quando l’anagrafica contiene molte centinaia o migliaia di record.

5.1 Azioni disponibili su ogni contatto

Ogni riga dell’elenco contiene la colonna Gestione con il pulsante Azioni. Da qui puoi eseguire tutte le operazioni principali sul contatto selezionato:

• Scheda contatto - apre la schermata dettagliata del contatto, con tutti i tab: dati anagrafici, sotto contatti, pratiche, ticket, documenti, note e storico email.
• Modifica - apre la finestra modale per aggiornare rapidamente i dati anagrafici.
• Apri ticket - crea un nuovo ticket già collegato a quel contatto.
• Aggiungi nota - aggiunge una nota interna visibile a tutti gli operatori.
• Aggiungi pratica - avvia l’apertura di una nuova pratica legata al contatto.
• Elimina - rimuove il contatto (solo se non ci sono vincoli che lo impediscono).
• Genera documento - consente di creare un documento tramite uno dei modelli disponibili.

Attenzione:
L’eliminazione di un contatto è un’operazione delicata. Se il contatto è collegato a pratiche, ticket, documenti o altre aree del gestionale, l’eliminazione potrebbe essere limitata o richiedere conferme aggiuntive. Verifica sempre i collegamenti prima di procedere.

Cliccando su Aggiungi contatto (oppure su Modifica nel menu Azioni di un contatto esistente), si apre una finestra modale con una scheda suddivisa in vari blocchi tematici. Ogni blocco contiene un insieme di campi specifici, così da organizzare le informazioni in modo chiaro e facilmente navigabile.

Questi blocchi possono essere attivati o disattivati dalle impostazioni del gestionale, in base alle reali necessità della tua attività. Ad esempio, un CAF potrebbe voler mostrare aree relative al tesseramento, mentre uno studio legale potrebbe preferire una schermata più essenziale.

La struttura tipica della scheda di creazione/modifica contatto comprende i seguenti blocchi:

• Organizza
• Anagrafica
• Tesseramento (se modulo attivo)
• Dati fiscali
• Residenza / Sede fiscale
• Domicilio / Sede operativa
• Cittadinanza
• Recapiti
• Documento di riconoscimento
• Stato civile
• Situazione lavorativa
• Pensione
• Dati accesso
• Altri dati
• Privacy policy

Nota:
La schermata di modifica utilizza gli stessi blocchi della creazione. Troverai già compilati i dati esistenti e potrai aggiornare solo ciò che ti interessa.

6.1 Organizza

Nel primo blocco della schermata vengono definite le informazioni che inquadrano il contatto all’interno del gestionale. È una sezione fondamentale, perché determina come il contatto verrà classificato e quali operatori potranno visualizzarlo.

• Tipologia contatto – persona fisica oppure azienda/ente. Questa scelta determina quali campi compariranno nelle sezioni successive.
• Gruppo – assegna il contatto a uno dei gruppi che hai creato. I gruppi servono per organizzare l’anagrafica e per controllare cosa vedono gli operatori. (Vedi sezione 2).
• Ruolo – identifica la funzione del contatto (titolare, referente, associato, dipendente, ecc.). (Vedi sezione 3).

Suggerimento:
Compila sempre questi tre campi in modo accurato. Una corretta classificazione del contatto rende più semplice l’uso dei filtri e garantisce una visibilità corretta agli operatori.

6.2 Anagrafica

Questa sezione raccoglie i dati principali del contatto. È la parte più importante dell’anagrafica e deve essere compilata con attenzione.

• Cognome e Nome – obbligatori per i contatti persona fisica.
• Nome azienda – mostrato quando il contatto è un’azienda o ente.
• Sesso, Data di nascita, Comune/Provincia/Stato di nascita.

6.3 Tesseramento

Questa sezione compare solo se è attivato il modulo tesseramento. È pensata per associazioni, enti o attività che gestiscono iscritti con tessere, quote annuali o rinnovi ricorrenti.

• Numero tessera;
• Tipo di tesseramento;
• Stato attuale della tessera;
• Date rilevanti (emissione, scadenza, ultimo pagamento);
• Importi di iscrizione o rinnovo e ricorrenza.

Nota:
L’uso corretto di questa sezione permette di tracciare lo storico dei rinnovi e lo stato aggiornato del tesseramento del contatto.

6.4 Dati fiscali

Questa sezione contiene le informazioni utili per fatture, ricevute, compilazione di documenti amministrativi o aperture di pratiche fiscali.

• Codice fiscale;
• Partita IVA (per aziende, professionisti o enti);
• PEC;
• Codice destinatario.

6.5 Residenza / Sede fiscale

In questa sezione inserisci l’indirizzo ufficiale del contatto: residenza per persone fisiche, sede fiscale per aziende/enti.

• Nazione, Provincia, Città;
• Frazione, Indirizzo, Civico;
• Codice postale.

6.6 Domicilio / Sede operativa

Questa sezione è simile alla precedente, ma riguarda la sede operativa o il domicilio quando è diverso dalla residenza o sede fiscale.

6.7 Cittadinanza

Utilissima nelle pratiche di immigrazione, previdenza o assistenza. Ti permette di registrare:

• Cittadinanza (italiana o estera);
• Paese di provenienza o doppia cittadinanza.

6.8 Recapiti

I recapiti sono essenziali per comunicazioni, notifiche, invii automatici e accesso all’area riservata. È importante che siano sempre corretti e aggiornati.

Puoi inserire numeri di telefono, cellulare, email principali e secondarie.

6.9 Documento di riconoscimento

Qui puoi registrare i dati dei documenti identificativi del contatto.

• Tipo di documento (carta identità, patente, passaporto...);
• Numero;
• Date di rilascio e scadenza;
• Ente che ha rilasciato il documento.

6.10 Stato civile

Se la tua attività gestisce pratiche familiari o previdenziali, questa sezione è molto utile. Qui puoi indicare:

• Stato civile (coniugato, separato, divorziato, ecc.);
• Data dell’evento (matrimonio, separazione, ecc.).

6.11 Situazione lavorativa

Serve per registrare informazioni di base sul rapporto di lavoro del contatto. Utile in pratiche previdenziali, assistenziali o assicurative.

• Data di assunzione;
• Eventuale data di cessazione o dimissioni.

6.12 Pensione

Per attività che gestiscono pratiche pensionistiche o di previdenza sociale, questa sezione consente di specificare:

• Ente erogante;
• Numero della pensione;
• Data di decorrenza;
• Categoria pensione.

6.13 Dati accesso

Se hai attivato il Ticket System e/o l’Area riservata contatti, questa sezione permette di abilitare l’accesso del contatto alla sua area personale.

• Email di accesso;
• Password (se decidi di gestirla dal gestionale);
• Accesso ad area clienti: attivo/disattivo.

Nota:
In questa sezione viene mostrato anche il link pubblico all’area clienti, utile per inviarlo direttamente al contatto.

6.14 Altri dati

Sezione jolly per informazioni aggiuntive non presenti nelle sezioni precedenti. Può contenere:

• Sito web;
• Preferenze di notifica email

6.15 Privacy policy

Qui vengono memorizzate le informazioni relative all’accettazione della privacy policy da parte del contatto. Questi dati vengono registrati automaticamente quando il contatto effettua il primo accesso alla propria area riservata e accetta l’informativa.

• Privacy accettata (Sì/No);
• Versione dell’informativa accettata;
• Data e ora dell’accettazione;
• Indirizzo IP e user agent utilizzati.

Attenzione:
Se il contatto non accetta la privacy policy, non potrà accedere all’area riservata. Ricorda inoltre di aggiornare l’informativa nelle impostazioni quando cambia la normativa.

Cliccando su Scheda contatto dal menu Azioni della lista principale, si apre la vista completa dedicata al contatto selezionato. Questa schermata permette di consultare e gestire in un’unica pagina tutte le informazioni e tutte le attività collegate al contatto.

Nella parte superiore troverai una barra con diversi tab, ognuno dedicato a un’area specifica:

• Dati contatto
• Sotto contatti
• Tickets
• Pratiche
• Files
• Cartelle
• Note
• Storico email

Ogni tab centralizza una tipologia di informazioni, così da avere una visione completa del contatto senza dover tornare alla lista principale. È la sezione ideale per le attività di gestione quotidiana, assistenza, supporto clienti, lavorazione pratiche o caricamento documenti.

Dati contatto

Il primo tab mostra gli stessi blocchi presenti nella finestra modale di creazione/modifica (Organizza, Anagrafica, Tesseramento, Dati fiscali, ecc.), ma in una versione più ampia e leggibile. Questa vista è particolarmente utile quando il contatto contiene molti dati o quando serve consultare velocemente più sezioni anagrafiche.

Suggerimento:
Quando devi aggiornare molti dati in una sola sessione (indirizzi, anagrafica completa, informazioni fiscali o documenti), la visualizzazione in scheda è più comoda della finestra modale. Scorri i blocchi in ordine e aggiorna solo ciò che ti serve.

Cosa puoi fare dagli altri tab

Qui trovi una panoramica rapida delle funzioni che saranno approfondite nei capitoli successivi:

• Sotto contatti – permette di aggiungere o gestire componenti familiari, collaboratori, referenti interni all’azienda o persone collegate.
• Tickets – mostra tutti i ticket aperti o chiusi collegati al contatto.
• Pratiche – elenca tutte le pratiche create per quel contatto.
• Files – lista completa dei documenti caricati (allegati a pratiche, ticket o caricati manualmente).
• Cartelle – struttura organizzata dei documenti del contatto in modalità cartelle/sottocartelle.
• Note – appunti interni lasciati dagli operatori, visibili allo staff.
• Storico email – registro delle email inviate al contatto tramite il gestionale.

Nota:
La scheda contatto è pensata per essere il punto di riferimento principale nella gestione quotidiana. Da qui puoi seguire l’intero ciclo di vita del contatto: dati, documenti, ticket, pratiche e comunicazioni.

Il tab Sotto contatti permette di collegare al contatto principale una o più persone ad esso associate. È uno strumento utile in tutti quei casi in cui un contatto non rappresenta un singolo individuo, ma una famiglia, un’azienda, un ente o un’organizzazione con più figure collegate.

Questo tab funziona come una piccola rubrica interna: consente di visualizzare, aggiungere e gestire tutte le persone collegate al contatto principale, mantenendo una struttura ordinata e semplice da consultare.

Struttura della schermata

La pagina è suddivisa in due aree:

• Area filtri nella parte superiore, con filtri simili a quelli della lista contatti: tipologia contatto, notifiche email, accesso area clienti, ecc.
• Tabella dei sotto contatti nella parte centrale, che mostra l'elenco delle persone collegate.

Da qui puoi:

• Cliccare su Aggiungi sotto contatto per creare un nuovo contatto già collegato automaticamente al contatto principale.
• Filtrare l’elenco in base alla tipologia, alle preferenze di notifica o ad altri parametri.

Quando usare i sotto contatti

I sotto contatti sono utilissimi per rappresentare relazioni “uno a molti”. Ecco alcuni degli scenari più comuni:

Esempi pratici:

• Contatto principale = nucleo familiare Sotto contatti = singoli componenti della famiglia (genitori, figli, conviventi).
• Contatto principale = azienda Sotto contatti = dipendenti, referenti amministrativi, responsabili tecnici.
• Contatto principale = associazione Sotto contatti = iscritti, membri del direttivo, volontari.

Il tab Tickets mostra tutti i ticket associati al contatto selezionato. Da questa sezione puoi seguire lo storico delle richieste, verificare le comunicazioni precedenti e aprire o gestire rapidamente ticket esistenti.

La schermata è organizzata in modo da permettere una consultazione semplice e immediata, anche quando un contatto ha molti ticket nel tempo.

Filtri disponibili

Nella parte superiore trovi una serie di filtri che aiutano a trovare rapidamente un ticket specifico oppure a visualizzare solo quelli in un determinato stato.

• Ricerca libera Puoi cercare per:
  • ID del ticket;
  • titolo del ticket;
  • testo presente nei messaggi.
  È il metodo più rapido per individuare un ticket preciso.
• Stato del ticket Permette di filtrare per:
  • Da gestire - ticket in attesa di risposta o azione;
  • Aperti - ticket non ancora conclusi;
  • Chiusi - ticket archiviati o risolti;
  • Tutti - nessun filtro sullo stato;
  • Turno contatto - mostra i ticket in cui è il contatto a dover rispondere.
• Visualizzazione per livello (se utilizzi livelli gerarchici di assistenza)
  • Il tuo livello - visualizza solo i ticket assegnati al livello operativo dell’operatore corrente;
  • Tutti i livelli - mostra l’intero storico, utile per supervisori e amministratori.

Nota:
I livelli di assistenza sono utili nelle organizzazioni strutturate (es. helpdesk multilivello), in cui i ticket passano da un operatore all’altro. Se non utilizzi questa funzione, la visualizzazione sarà sempre “tutti i livelli”.

Elenco dei ticket

Nella parte centrale e inferiore della pagina trovi la tabella con tutti i ticket del contatto. Per ogni riga vengono mostrati:

• Oggetto del ticket;
• Data di apertura;
• Data dell’ultima modifica (ultimo messaggio o aggiornamento dello stato);
• Azioni per aprire, visualizzare o lavorare sul ticket.

Cliccando su un ticket, si apre la schermata completa dove puoi leggere la conversazione, verificare lo storico delle interazioni, aggiungere messaggi e aggiornare lo stato.

Suggerimento:
Usare regolarmente i filtri per stato (“Da gestire”, “Aperti”) aiuta a non perdere di vista i ticket che richiedono attenzione immediata.

Il tab Pratiche mostra tutte le pratiche collegate al contatto selezionato. È il punto ideale per avere una visione completa della situazione del contatto, verificare lo stato delle pratiche in corso e aprire rapidamente ciò che serve durante una conversazione o un’attività operativa.

Filtri disponibili

La parte superiore della schermata contiene una serie di filtri che permettono di restringere l’elenco delle pratiche e trovare rapidamente ciò di cui hai bisogno, anche quando il contatto ha molte pratiche storicizzate.

• Ricerca libera Consente di cercare testo generico (titolo, descrizione, ID, ecc.).
• Mostra pratiche assegnate a Filtra le pratiche in base all’operatore attualmente assegnatario. Utile per coordinare il lavoro tra più operatori.
• Mostra pratiche aperte da Permette di visualizzare le pratiche create da un determinato operatore.
• Filtra per pratica Seleziona una specifica tipologia di pratica (es. immigrazione, 730, invalidità, richiesta certificati, ecc.).
• Filtra per stato avanzamento Mostra pratiche in base alla fase del loro processo (in lavorazione, sospese, concluse, ecc.).
• Data scadenza da / a Utile per visualizzare pratiche con scadenze imminenti o già superate.
• Radio button dedicati per filtrare rapidamente:
  • Pratiche da completare;
  • Pratiche in scadenza;
  • Pratiche scadute;
  • Pratiche in evidenza;
  • Pratiche archiviate.

Suggerimento:
Combinando i filtri (tipologia + stato avanzamento + scadenza) puoi ottenere una vista molto precisa della situazione del contatto e individuare in pochi secondi le pratiche più urgenti.

Elenco delle pratiche

La tabella centrale mostra tutte le pratiche corrispondenti ai filtri selezionati. Per ogni pratica troverai informazioni come titolo, data di apertura, operatore assegnato, stato di avanzamento e scadenze principali.

Dalla tabella puoi:

• Aprire la pratica per lavorarci o modificarla;
• Verificare lo stato attuale e le scadenze;
• Accedere a documenti, note, checklist e tutti i contenuti previsti dal modello pratica;
• Creare una nuova pratica collegata al contatto tramite il pulsante Nuova pratica.

Nota:
Questa vista è particolarmente utile quando sei in contatto con il cliente (al telefono, allo sportello o in videochiamata) e hai bisogno di vedere rapidamente tutte le pratiche che lo riguardano, con i loro stati e le eventuali scadenze.

Il tab Files raccoglie tutti i documenti collegati al contatto, visualizzati in modalità lista/tabella. È una vista centralizzata che permette di consultare rapidamente tutti i file caricati nelle pratiche, nei ticket, nelle email o direttamente nella scheda contatto.

11.1 Filtri di ricerca sui files

Nella parte superiore della pagina trovi diversi strumenti di filtraggio. Questi filtri sono fondamentali quando un contatto ha molti documenti, oppure quando devi individuare rapidamente un file specifico tra quelli caricati nel tempo.

• Ricerca libera Permette di cercare per nome del file o per testo contenuto nei metadati.
• Data inizio e Data fine Filtrano i documenti in base alla data di caricamento o, se presente, alla data di scadenza.
• Filtra per pratica Mostra solo i documenti collegati a una specifica pratica del contatto.
• Filtra per cartella Restringe i risultati ai documenti presenti in una determinata cartella documentale.
• Filtra per tipo Permette di distinguere fra:
  • Allegati alle pratiche;
  • Allegati ai modelli pratica;
  • Allegati ai ticket;
  • Allegati caricati direttamente nel contatto;
  • Allegati alle email inviate dal gestionale.

Suggerimento:
Combinando più filtri (es. tipologia + cartella + data), puoi arrivare rapidamente al documento che ti serve anche quando il contatto ha decine o centinaia di file.

11.2 Elenco documenti

La tabella “Elenco documenti” mostra una riga per ogni file collegato al contatto. Per ciascun documento puoi visualizzare:

• Nome documento Viene mostrato il nome del file e, se presente, la cartella in cui si trova.
• Data upload Utile per ricostruire la cronologia dei caricamenti.
• Data scadenza Se impostata, permette di monitorare documenti che devono essere aggiornati periodicamente.
• Accessibile al contatto? Indica se il documento è visibile o meno nell’area riservata del contatto.
• Azioni tramite menu dedicato.

Se il file è collegato a una pratica, vengono mostrati anche:

• Il nome della pratica di riferimento;
• Il documento da produrre previsto dal modello pratica (quando il file è stato caricato come adempimento documentale).

Nota:
Questa interconnessione ti permette di capire immediatamente in quale contesto è stato caricato il file (pratica, ticket, email o scheda contatto).

11.3 Azioni sui files

Dal menu Azioni disponibile su ogni riga della tabella puoi eseguire diverse operazioni sul singolo documento. Le azioni disponibili sono:

• Spostare/assegnare una cartella Per riorganizzare il file all’interno della struttura documentale del contatto.
• Rendere il file accessibile nell’area riservata Permette al contatto di visualizzare o scaricare il documento dal proprio pannello personale.
• Rinominare il file;
• Eliminare definitivamente il file.

Suggerimento:
Usa le cartelle per organizzare correttamente i documenti (ad esempio per anno, per tipologia o per pratica). Una struttura chiara ti permetterà di trovare i file rapidamente in futuro.

Il tab Cartelle mostra i documenti del contatto organizzati in una struttura ad albero composta da cartelle e sottocartelle. Questa vista è particolarmente utile quando il contatto ha molti documenti, perché permette di navigare velocemente all’interno della propria area documentale personale.

Le cartelle utilizzate in questa sezione non vengono create qui, ma devono essere preimpostate dall’amministratore del gestionale nel menu laterale: File e cartelle → Cartelle.

La struttura gerarchica delle cartelle (padre → figlio) è unica e valida per tutti i contatti. Questo significa che ogni operatore troverà sempre la stessa organizzazione, migliorando la standardizzazione, la collaborazione tra operatori e la ricerca dei documenti.

Nota:
La creazione e la modifica della struttura delle cartelle verrà trattata in una sezione dedicata della guida.

12.1 Vista a lista e vista a griglia

Puoi scegliere come visualizzare le cartelle e i documenti in base alle tue preferenze o alla quantità di file presenti:

• Vista Lista Mostra una tabella con colonne come nome del documento, cartella, data di upload, data di scadenza e dimensione del file. È la vista più comoda quando devi ordinare, filtrare o confrontare più documenti.
• Vista Griglia Mostra i file come icone grandi, utile quando la maggior parte sono PDF, immagini, foto o documenti visualizzabili rapidamente.

Puoi inoltre attivare l’opzione “Visualizza cartelle vuote” per mostrare tutte le cartelle, anche quelle che non contengono ancora documenti.

Suggerimento:
Usa la vista Griglia per consultare rapidamente documenti visivi (PDF, foto, scansioni) e la vista Lista quando devi fare ordine, controllare scadenze o gestire molti file insieme.

12.2 Evidenza documenti accessibili al contatto

Nella vista a Lista, tutti i documenti che sono stati resi accessibili al contatto nella sua area riservata vengono evidenziati con uno sfondo verde chiaro. In questo modo puoi individuare rapidamente quali file il contatto può già vedere e scaricare e quali invece sono ancora riservati agli operatori.

Nota:
La colorazione è solo un’indicazione visiva per gli operatori. Il contatto vedrà i file solo dalla propria area riservata, non da qui.

12.3 Aggiunta rapida documenti (drag & drop)

All’interno della cartella selezionata, nella parte inferiore della schermata, trovi un riquadro dedicato al caricamento dei documenti. Qui puoi aggiungere nuovi file in modo semplice e veloce:

• Trascina i documenti direttamente nel riquadro (“Trascina i file qui”);
• Oppure fai clic per selezionare i file dal tuo computer.

Nota:
I file caricati da qui vengono aggiunti direttamente al contatto, senza passare da pratiche, ticket o email. È una funzione utile quando devi archiviare documenti vari come PDF, attestati, scansioni, ricevute, immagini e documenti non legati a una pratica specifica.

12.4 Azioni sui file selezionati

Accanto a ogni documento è presente un checkbox. Selezionando uno o più documenti compare un menu a tendina con una serie di azioni che puoi eseguire su tutti i file selezionati contemporaneamente.

Le azioni disponibili sono:

• Sposta i documenti nella cartella… Per riorganizzare i file in altre cartelle o sottocartelle.
• Rendi accessibile a contatto Abilita la visualizzazione dei file nell’area riservata del contatto.
• Rendi inaccessibile a contatto Rimuove la visibilità nell’area riservata.
• Imposta scadenza Permette di applicare una data di scadenza ai documenti selezionati.
• Elimina Cancella definitivamente i file selezionati.

Attenzione:
Le azioni di massa sono molto utili ma anche molto delicate. Prima di eliminare o rendere visibili più documenti contemporaneamente, controlla con attenzione di aver selezionato solo quelli corretti.

Il tab Note raccoglie tutte le annotazioni interne inserite dagli operatori relativamente al contatto. È uno spazio pensato per conservare informazioni rapide, promemoria, esiti di chiamate, aggiornamenti operativi e qualsiasi dettaglio utile alla gestione del rapporto con il cliente.

• Le note sono destinate esclusivamente all’uso interno degli operatori e non sono visibili al contatto nella sua area riservata.
• Le note vengono mostrate in ordine cronologico, facilitando la lettura dello storico delle interazioni e delle attività svolte.
• Puoi aggiungere nuove note in qualsiasi momento tramite l’apposito pulsante Aggiungi nota.
• A seconda dei permessi dell’utente, è possibile anche modificare o eliminare note esistenti.

Suggerimento:
Usa le note per registrare informazioni operative importanti (esiti di telefonate, richieste, comunicazioni ricevute, scadenze segnalate dal contatto). Questo permette a tutti gli operatori di avere una visione aggiornata e condivisa della situazione.

Il tab Storico email raccoglie tutte le comunicazioni email inviate o ricevute dal gestionale e collegate al contatto. È una sezione fondamentale per ricostruire rapidamente la cronologia delle comunicazioni, verificare cosa è stato inviato, quando e in relazione a quale attività.

• Oggetto dell’email Per identificare rapidamente il contenuto della comunicazione.
• Data e ora di invio Utile per ricostruire la sequenza temporale delle interazioni.
• Stato di consegna (se disponibile) Può indicare, ad esempio: inviato, consegnato, in attesa, errore.
• Dettaglio del messaggio Cliccando sull’apposita azione puoi aprire il contenuto completo dell’email.

Nota:
Lo storico email memorizza soltanto le email gestite tramite il gestionale. Non vengono tracciate le comunicazioni inviate manualmente da caselle esterne (Gmail, Outlook, PEC o altri sistemi di posta).

Suggerimento:
Consultare regolarmente lo storico aiuta a verificare le comunicazioni effettuate, evitare duplicazioni e avere sempre sotto controllo le email inviate ai clienti.

D: Posso usare gli stessi contatti sia come clienti che come assistiti/pratiche?
R: Sì. Il contatto è un’unica anagrafica centralizzata che può essere collegata contemporaneamente a pratiche, ticket, tesseramenti, documenti e attività varie. Non serve duplicare il contatto per ruoli diversi: tutto rimane collegato alla stessa scheda.

D: Se cambio il gruppo di un contatto, cambia anche cosa vedono gli operatori?
R: Sì. La visibilità dei contatti dipende dai gruppi assegnati agli operatori. Se sposti un contatto in un gruppo a cui un operatore non ha accesso, quel contatto non comparirà più nelle sue liste, nei filtri e nelle ricerche.

D: Come fa un contatto ad accedere alla propria area riservata?
R: Devi compilare la sezione Dati accesso inserendo l’email del contatto e abilitando l’accesso. Nella scheda compare anche il link pubblico all’area clienti, che puoi inviare al contatto. Se previsto dalle impostazioni, il contatto potrà impostare o reimpostare la password in autonomia.

D: Quando viene registrata l’accettazione della privacy policy?
R: Alla prima autenticazione nell’area riservata, il gestionale presenta la privacy policy configurata nelle impostazioni. Dopo l’accettazione vengono salvate automaticamente:

• la versione della privacy policy;
• la data e l’ora dell’accettazione;
• l’indirizzo IP;
• lo user agent del dispositivo utilizzato.

Tutto è visibile nella sezione Privacy policy del contatto.

D: Posso caricare documenti per il contatto senza aprire una pratica?
R: Sì. Vai nella scheda contatto → tab Cartelle, seleziona la cartella desiderata e trascina i file nell’area di upload (“Trascina i file qui”). Il documento verrà collegato direttamente al contatto senza passare per pratiche o ticket.

D: Come faccio a rendere visibili i documenti nell’area riservata del contatto?
R: Hai due possibilità:

• Dal tab Files → tramite l’azione sul singolo file;
• Dal tab Cartelle → selezionando uno o più file con il checkbox e utilizzando l’azione “Rendi accessibile a contatto”.

I documenti accessibili vengono evidenziati con sfondo verde chiaro nella vista Lista.

D: La struttura delle cartelle è diversa per ogni contatto?
R: No. La struttura delle cartelle è unica per tutto il gestionale e viene definita dall’amministratore in File e cartelle → Cartelle. Questo garantisce ordine, standardizzazione e coerenza tra operatori e contatti.

D: Le note inserite nella scheda contatto sono visibili al cliente?
R: No. Le Note sono ad uso interno degli operatori e non vengono mai mostrate al contatto nella sua area riservata.

In questa sezione trovi gli errori più frequenti che possono verificarsi durante la gestione dei contatti e come risolverli rapidamente. Sono situazioni molto comuni, soprattutto quando si inizia a usare il gestionale o quando diversi operatori lavorano sulla stessa anagrafica.

• Contatto non visibile a un operatore
  Di solito il problema è legato ai gruppi. Se un operatore non vede un contatto, verifica che il contatto appartenga a un gruppo a cui quell’operatore ha accesso (Gestione operatori → Gruppi assegnati).
• Email mancante o errata
  Una email sbagliata impedisce:
  • l’invio di notifiche e comunicazioni automatiche;
  • l’accesso all’area riservata;
  • la corretta registrazione dell’utente.
  Controlla sempre che l’indirizzo email inserito sia corretto e attivo.
• Documenti caricati ma non visibili al contatto
  Caricare un documento non significa automaticamente renderlo accessibile al cliente. Per mostrarlo nell'area riservata, devi abilitare l’opzione “Rendi accessibile a contatto” dal tab Files o dal tab Cartelle nelle azioni di gruppo.
• Campi obbligatori non compilati
  Quando salvi una nuova anagrafica o una modifica, il gestionale segnala eventuali campi obbligatori mancanti. Controlla i campi contrassegnati con l’asterisco * e verifica che il valore inserito sia valido.
• Ruolo o tipologia contatto incoerenti
  Una scelta non corretta (es. azienda impostata come persona fisica o viceversa) può creare confusione successiva nei filtri, nelle pratiche o nei documenti. Verifica sempre la sezione Organizza durante la creazione del contatto.

Se qualcosa non torna:
quando un contatto “non si comporta come dovrebbe” (documenti non visibili, pratiche mancanti, impossibilità di accedere, contatto non mostrato nelle ricerche), le prime cose da controllare sono:

• Gruppi del contatto;
• Permessi e gruppi dell’operatore;
• Stato dell’accesso all’area riservata;
• Eventuali errori nei dati email, recapiti o ruolo.

In molti casi, correggere uno di questi aspetti risolve immediatamente il problema.

Di seguito trovi alcuni suggerimenti operativi utili per mantenere l’anagrafica ordinata, coerente e facile da consultare per tutti gli operatori. Applicare queste buone pratiche migliora l’organizzazione del lavoro e rende il gestionale più efficace nella gestione quotidiana.

• Usa pattern chiari per i nomi
  Per le aziende, compila sempre il campo Nome azienda e utilizza Cognome e Nome solo per i referenti. In questo modo la ricerca rimane pulita e i risultati sono più coerenti, soprattutto quando si gestiscono molte anagrafiche miste.
• Sfrutta i gruppi in modo strategico
  Crea un gruppo per ogni sede, filiale o macro-categoria di clienti. Questo permette non solo di segmentare il lavoro, ma anche di gestire meglio i permessi e la visibilità dei contatti da parte degli operatori.
• Tieni sempre aggiornati recapiti ed email
  Email, telefono e PEC vengono utilizzati dal gestionale per notifiche, comunicazioni e accesso all’area riservata. Appena un contatto cambia indirizzo email, aggiornalo subito nell’anagrafica.
• Organizza le cartelle per anno o per tipologia
  Per documenti ricorrenti (es. dichiarazioni dei redditi, bonus, pratiche annuali), usa cartelle dedicate come “Redditi 2023”, “Redditi 2024”, ecc. Questo sistema rende immediata la ricerca dei documenti anche a distanza di anni.
• Usa le note come diario operativo
  Annota nelle note telefonate, richieste, accordi presi e dettagli utili. Questo permette a tutti gli operatori di avere uno storico condiviso e aggiornato, riducendo incomprensioni e tempi di ricerca.

Obiettivo:
Utilizzando in modo coordinato contatti, sotto contatti, pratiche, ticket, files e cartelle, il gestionale diventa un archivio unico, ordinato e sempre allineato per tutto il tuo team.