Il modulo Emails ti permette di comunicare con i tuoi contatti direttamente dal gestionale, utilizzando la classica email, ma con alcuni vantaggi importanti:
In pratica, invece di scrivere email “a mano” ogni volta da Outlook, Gmail o simili, con il modulo email:
Idea chiave:
il modulo email non è solo “un’altra casella di posta”. È uno strumento di lavoro integrato nel gestionale, pensato per gestire in modo professionale le comunicazioni con i clienti, collegandole a contatti, pratiche e documenti.
Senza il modulo email, le comunicazioni con i clienti vengono gestite in modo “artigianale”:
Questo porta spesso a:
Con il modulo email integrato nel gestionale, invece:
Il modulo email è una funzionalità premium del gestionale. Questo perché le email non vengono inviate “alla buona”, ma passano attraverso un servizio SMTP certificato che garantisce:
Per ogni email inviata, il sistema registra in automatico:
Tutte queste informazioni sono visibili:
Attenzione:
le statistiche non servono solo per “curiosità”. Sono fondamentali per capire se il cliente ha effettivamente ricevuto e aperto una comunicazione importante (es. scadenze, solleciti, informative fiscali). In caso di contestazioni puoi sempre dimostrare cosa è stato inviato e quando.
Una delle parti più importanti del modulo email è la gestione dei templates (modelli di email). Si tratta di testi preimpostati che gli operatori possono usare per inviare comunicazioni sempre uguali, con lo stesso stile e gli stessi contenuti.
Alcuni esempi di templates tipici:
I templates hanno un doppio vantaggio:
Tutti i templates sono gestiti nell’apposita sezione “Templates email”, accessibile dal menu laterale del modulo.
Suggerimento:
definisci insieme al titolare/responsabile un set di templates “ufficiali” (es. Fiscale, Patronato, Studio legale, Associazione, ecc.) e invita tutti gli operatori a usarli sempre. In questo modo, ogni email inviata ai clienti sarà al tempo stesso rapida da preparare e professionale.
Nei templates email puoi inserire dei marcatori speciali (chiamati anche tag dinamici) che verranno sostituiti automaticamente con i dati del contatto quando invii l’email.
Alcuni esempi di marcatori (l’elenco preciso è visibile in basso nella schermata di modifica template):
[nome_contatto] - verrà sostituito con il nome del contatto;[cognome_contatto] - cognome del contatto;[ragione_sociale_contatto] - ragione sociale (per le aziende);[email_contatto] - indirizzo email del contatto;[partita_iva_contatto] - partita IVA;[codice_fiscale_contatto] - codice fiscale;[pec_contatto] - indirizzo PEC, se presente;[codice_destinatario_contatto] - codice destinatario (fatturazione elettronica).Questo ti permette di scrivere email del tipo:
Spett.le [ragione_sociale_contatto]
in riferimento alla pratica in oggetto, Le alleghiamo la documentazione aggiornata...
Quando invierai la mail per un contatto specifico, il sistema sostituirà in automatico i marcatori con i valori reali, ad esempio:
Spett.le Azienda Trasporti SRL
in riferimento alla pratica in oggetto, Le alleghiamo la documentazione aggiornata...
Attenzione:
i marcatori devono essere scritti esattamente come indicato (stessa grafia, stesso numero di parentesi, niente spazi in più). Se sbagli anche solo una lettera, il sistema non li riconosce e nell’email rimarrà il testo letterale[nome_contatto]invece del nome vero del cliente.
Un altro punto di forza del modulo email è il collegamento diretto con:
Quando invii un’email, puoi:
Inoltre, dalla schermata di gestione di una pratica è possibile inviare direttamente un’email relativa a quella pratica, già collegata al contatto interessato e con la possibilità di allegare i documenti prodotti nel corso della lavorazione.
Nota:
questo approccio evita il classico giro “scarica il PDF dal gestionale → salvalo sul desktop → apri la posta → allega il file → invia”. Tutto avviene dentro il gestionale, in modo più veloce e con meno possibilità di errori (es. allegare il documento sbagliato).
Il modulo email è stato pensato come un piccolo flusso di lavoro molto semplice, ma allo stesso tempo completo. L’idea è questa:
Nelle sezioni successive vedremo nel dettaglio ogni passaggio. Qui ci concentriamo sulla logica generale, così puoi avere subito un quadro d’insieme.
Un utilizzo tipico del modulo email può essere riassunto così:
Puoi accedere al modulo email in diversi modi, a seconda di quello che devi fare.
Nel menu principale del gestionale trovi la voce “Emails”. Cliccandoci sopra si apre un sottomenu con tre voci:
Quando stai lavorando su una pratica (in alcuni casi chiamata “task”), in fondo alla schermata trovi i pulsanti operativi (ad esempio Salva, Invia email, Stampa task, Archivia task ecc.).
Cliccando su “Invia email” da qui:
Dalla scheda di un contatto puoi:
Nota:
anche se ci sono diversi punti da cui “partire”, alla fine arrivi sempre alla stessa schermata di compilazione della nuova email. Cambia solo il fatto che alcuni dati (come il contatto) possono essere già precompilati per farti risparmiare tempo.
Il modulo email è pensato principalmente per invii singoli (cioè una email indirizzata a un contatto alla volta), ma puoi usarlo in vari scenari operativi:
La logica è: più lavori con templates ben pensati, meno devi scrivere a mano ogni volta.
Ogni volta che invii una email, il sistema registra automaticamente una serie di informazioni che puoi vedere:
Le principali informazioni tracciate sono:
Queste informazioni sono particolarmente utili quando:
Attenzione:
se un’email risulta “rimbalzata”, significa che non è arrivata a destinazione. In questi casi è opportuno:
- verificare se l’indirizzo è scritto correttamente;
- contattare il cliente con un altro canale (telefono, altra email, PEC);
- aggiornare l’anagrafica con l’indirizzo corretto.
Il modulo email è pensato per essere usato da tutti gli operatori che lavorano nel gestionale, ciascuno con il proprio profilo di accesso.
In base alla configurazione dei permessi, alcuni utenti potranno:
Una buona organizzazione interna potrebbe prevedere che:
Suggerimento organizzativo:
definisci una regola interna del tipo: “Se serve un nuovo tipo di comunicazione standard, prima si crea un template, poi tutti gli operatori lo usano”. In questo modo eviti che ognuno inventi testi diversi e che le comunicazioni ai clienti siano disomogenee.
Tutte le funzionalità principali del modulo sono raggiungibili dal menu laterale del gestionale, nella sezione “Emails”. Se il menu è collassato, vedrai solo l’icona a forma di busta; passando con il mouse o cliccando si aprirà il dettaglio.
Espandendo il menu Emails vedrai tre voci principali:
Queste tre sezioni coprono tutto il ciclo di vita delle comunicazioni:
La voce “Nuova email” apre la schermata principale di composizione dei messaggi. È il punto di partenza quando vuoi inviare una comunicazione:
La voce “Email inviate” mostra la cronologia di tutte le email spedite tramite il gestionale. Qui trovi una tabella con, tra gli altri:
Nella parte alta della tabella sono presenti campi filtro per destinatario, oggetto e data, utili quando l’elenco è molto lungo.
Suggerimento:
se un cliente sostiene di “non aver ricevuto nulla”, la prima cosa da fare è aprire “Email inviate”, cercare il suo nominativo e verificare:
- se l’email risulta davvero inviata;
- se è stata aperta;
- se ci sono rimbalzi o errori di consegna.
La voce “Templates email” apre l’elenco dei modelli di testo disponibili per tutti gli operatori.
Da qui puoi:
Attenzione:
se modifichi un template, le modifiche varranno per le email future. Le email già inviate in passato rimangono archiviate con il testo originale che è stato spedito al cliente.
La schermata “Nuova email” è il cuore operativo del modulo. Da qui imposti mittente, destinatario, template, oggetto, testo e allegati, e infine invii il messaggio tramite il pulsante “Invia email”.
Per inviare una nuova email, la sequenza tipica è:
Suggerimento:
se usi un template, spesso dovrai solo: controllare che i dati dinamici siano corretti, aggiungere eventuali note specifiche e allegare i documenti. In molti casi l’operazione richiede pochi secondi.
La maschera di compilazione è suddivisa in blocchi:
Nel dettaglio:
È un menu a tendina da cui selezioni l’indirizzo email da cui partirà il messaggio (es. “Studio <noreply@…>”, miaimpresa <noreply@…>”, ecc.). Gli indirizzi disponibili dipendono dalla configurazione del tuo gestionale.
Campo di selezione del contatto destinatario. Può essere già precompilato se sei arrivato da una pratica o da una scheda contatto, altrimenti lo scegli dall’elenco.
Menu a tendina che elenca i templates disponibili. Una volta selezionato:
Campo obbligatorio: se lo lasci vuoto, il sistema ti segnala l’errore quando provi a inviare. Puoi modificarlo liberamente, anche se deriva da un template.
È un editor testuale avanzato che ti permette di:
Sotto il corpo dell’email trovi il riquadro “Allegati”, con:
Una volta completata la compilazione, clicca su “Invia email”. Se mancano dati obbligatori (ad esempio l’oggetto), il sistema ti mostrerà un messaggio di avviso e non invierà la mail finché non correggi.
Prima di spedire, è buona norma fare sempre una verifica veloce:
I primi tre campi della schermata “Nuova email” - Mittente, Contatto e Template email - determinano da chi parte il messaggio, a chi arriva e con quale struttura di testo.
Impostarli correttamente significa evitare errori come:
Nel campo “Mittente” trovi un elenco di indirizzi email configurati per la tua installazione del gestionale. L’aspetto tipico è:
La scelta del mittente è importante perché:
Suggerimento:
se hai dubbi su quale mittente usare, chiedi al tuo responsabile. In molte realtà si sceglie un mittente standard “noreply” e si indicano nel testo le email operative a cui rispondere (es. arealavoro@…, areafiscale@…).
Il campo “Scegli contatto” permette di individuare il destinatario dell’email tra i contatti presenti nel gestionale.
Il formato visualizzato è generalmente:
Alcuni casi pratici:
Il campo “Scegli template email” è il punto in cui colleghi la tua nuova email a uno dei modelli predefiniti.
Una volta aperta la tendina vedrai l’elenco dei templates disponibili, spesso organizzati con una struttura nel nome, ad esempio:
Quando selezioni un template:
[ragione_sociale_contatto]);Nota:
l’uso dei templates è facoltativo, ma fortemente consigliato. Se non selezioni alcun template, dovrai compilare manualmente oggetto e testo.
Una volta caricato il template nella schermata “Nuova email”, puoi modificare liberamente:
Quello che invece è bene non toccare (se non sai esattamente cosa fai) sono:
[ragione_sociale_contatto],
[partita_iva_contatto], ecc.): se li cancelli, il dato non comparirà più;Attenzione:
se devi cambiare stabilmente il contenuto di un template (ad esempio perché è cambiata una norma o un riferimento di legge), è meglio:
- modificare il template direttamente nella sezione “Templates email”;
- evitare di correggere “a mano” ogni volta nella singola email, perché prima o poi qualcuno si dimenticherà di farlo.
Il corpo dell’email è la parte principale del messaggio. Viene compilato automaticamente se scegli un template, oppure può essere scritto da zero.
Il gestionale utilizza un editor avanzato (tipo Word), che permette agli operatori di formattare il testo in modo professionale senza conoscere l’HTML.
Puoi utilizzare:
Suggerimento:
non incollare mai testi presi direttamente da Word o da PDF. Prima incollali in un blocco note per eliminare formattazioni sporche. Eviterai email “sballate” o con spaziature strane.
I marcatori dinamici sono parole racchiuse tra parentesi quadre che il gestionale sostituirà automaticamente con i dati reali del contatto.
Esempi comuni:
[nome_contatto][cognome_contatto][ragione_sociale_contatto][email_contatto][codice_fiscale_contatto]Sono fondamentali per creare email standardizzate che sembrano comunque scritte “a mano” per quel cliente specifico.
Attenzione:
Non modificare mai la sintassi dei tag (es. togliere le parentesi). Se lo fai, il sistema non li riconoscerà e il testo non verrà sostituito.
Ecco gli errori più comuni commessi dagli operatori:
Consiglio:
quando modifichi un template lungo, scorri fino in fondo e controlla che la firma, i recapiti e i link siano corretti. Sono le parti che gli operatori dimenticano più spesso.
Gli allegati rappresentano una parte fondamentale delle comunicazioni professionali. Spesso l’email serve solo a inviare un documento prodotto nella pratica: F24, PDF protocollati, ricevute, relazioni, comunicazioni ufficiali, ecc.
Per allegare un file dal tuo computer:
L’upload è immediato: non serve salvare la bozza dell’email.
Attenzione:
Non allegare file con nomi “strani” o pieni di spazi/esempi:Documento nuovo versione finale buona (2) ultima.pdf
Rinominali sempre prima.
Se devi allegare un file proveniente da una pratica o dalla scheda del contatto, non serve riscaricarlo.
Usa il pulsante:
“Carica file esistente”
Il gestionale aprirà una finestra dove puoi scegliere:
Una volta selezionato, il file viene allegato immediatamente alla nuova email.
F24_ACCONTO_IVA_2025.pdf
Tutte le email inviate dal tuo gestionale vengono registrate in automatico in un archivio centrale, consultabile dal menu Emails → Email inviate.
La tabella mostra, per ogni email:
Le righe sono ordinate dalla più recente alla più vecchia.
Uso pratico:
se un cliente dice “Non ho ricevuto nulla”, questa è la prima sezione da aprire.
Sopra la tabella ci sono tre campi filtro:
Sono utilissimi quando hai centinaia o migliaia di email inviate.
Nella scheda di ogni contatto è presente un tab dedicato chiamato “Storico email”.
Da qui puoi vedere solo le email inviate a quel contatto specifico, molto utile quando devi ricostruire le comunicazioni avute con un singolo cliente.
Cliccando sull’icona occhio nella colonna “Gestione” dell’elenco email inviate, si apre la pagina di dettaglio.
Nel tab Email puoi visualizzare:
Nota:
il contenuto mostrato è esattamente quello inviato al cliente, anche se il template è stato modificato in seguito.
Il gestionale utilizza un servizio SMTP certificato che permette di tracciare:
Info:
se il cliente dice “Non ho ricevuto nulla”, ma nelle statistiche compaiono 3 aperture, vuol dire che:
- l’ha ricevuta;
- l’ha aperta più volte;
- probabilmente se l’è dimenticato!
Se un’email non viene consegnata, il sistema lo segnala nelle statistiche. I casi più comuni sono:
Attenzione:
Se ricevi un errore “Hard bounce”, significa che l’indirizzo del cliente è definitivamente irraggiungibile. In quel caso va aggiornato l’indirizzo email nella scheda contatto.
Dal menu Emails → Templates email accedi alla lista di tutti i modelli di email messi a disposizione della tua struttura.
La tabella mostra almeno due colonne fondamentali:
3 - FISCALE);AGENZIA ENTRATE, INAIL);Suggerimento:
Usa una nomenclatura coerente per i nomi dei template. Ad esempio:3 - FISCALE - COMUNICAZIONE AGENZIA ENTRATE (ART 36/BIS)
Così gli operatori capiscono subito area e tipo di comunicazione.
Per creare un nuovo modello:
Attenzione:
Prima di salvare un nuovo template verifica:
- che ci sia una firma completa alla fine;
- che eventuali riferimenti a date/anni non siano “fissi” (es. 2024) se il template dovrà essere usato anche in futuro.
Per ogni riga della tabella templates, nel menu “Azioni” trovi almeno:
Nota:
Le modifiche a un template valgono solo per le email future. Le email già inviate rimangono uguali a come sono state spedite.
I template possono essere aggiornati nel tempo per adeguarsi a nuove procedure, riferimenti normativi o semplicemente per migliorare la chiarezza del testo.
Per modificare un template:
Si aprirà la schermata di modifica con:
Screenshot: esempio di template “3 - FISCALE - COMPLIANCE PER MANCATO VERSAMENTO”.
Attenzione:
Non rimuovere i tag dinamici se non sei sicuro. Ad esempio, se cancelli[ragione_sociale_contatto]il destinatario non vedrà più la propria ragione sociale nella email.
In fondo alla schermata di modifica template trovi la lista dei tag disponibili, ad esempio:
[nome_contatto] [cognome_contatto] [ragione_sociale_contatto] [email_contatto] [partita_iva_contatto] [codice_fiscale_contatto] [pec_contatto] [codice_destinatario_contatto]
Puoi copiare e incollare questi tag direttamente nel corpo dell’email o nell’oggetto. Al momento dell’invio verranno sostituiti con i valori reali del contatto.
Suggerimento:
usa i tag nel saluto iniziale, nella parte centrale in cui si parla del cliente e, se utile, nella firma o nei riferimenti (es. “codice fiscale: [codice_fiscale_contatto]”).
Nota:
Investire qualche minuto per sistemare bene un template significa risparmiare molte ore nel corso dell’anno: ogni invio successivo sarà già pronto e corretto.
Quando apri la scheda di un contatto, troverai diversi tab (Dati contatto, Files, Note, ecc.). Tra questi è presente anche il tab “Storico email”.
Nel tab “Storico email” vedi una tabella simile a quella generale delle email inviate, ma filtrata solo per il contatto corrente.
Hai a disposizione:
Lo storico email è utilissimo quando il cliente:
In questi casi puoi:
Consiglio:
prendi l’abitudine di consultare lo Storico email prima di rispondere a un cliente che lamenta “mancati invii”. Spesso scoprirai che l’email c’era, è stata aperta, ma è stata smarrita dal cliente nella propria casella.
In molte installazioni del gestionale, le pratiche (o “task”, come nel caso di alcuni clienti) hanno un pulsante dedicato per l’invio delle email direttamente dalla schermata di gestione.
Screenshot: pulsante “Invia email” nella parte bassa della pratica, vicino a “Stampa task” e “Archivia task”.
Di solito, in fondo alla pagina di una pratica trovi i pulsanti:
Cliccando su “Invia email”:
I vantaggi principali sono:
Suggerimento:
quando completi una pratica importante, utilizza sempre il pulsante “Invia email” da quella schermata. In questo modo sei sicuro di aver collegato correttamente documenti, contatto e comunicazione di chiusura.
D: Posso usare il modulo email al posto della mia casella di posta?
R: Il modulo email non sostituisce completamente la tua casella (Gmail, Outlook, ecc.), ma è pensato per gestire tutte le comunicazioni collegate alle pratiche e ai contatti del gestionale. Per le comunicazioni personali o non legate ai clienti puoi continuare a usare la casella tradizionale.
D: Posso inviare email a più destinatari contemporaneamente (CC o CCN)?
R: Dipende dalla configurazione specifica del tuo gestionale. In molte installazioni l’invio è pensato per singolo contatto, proprio per mantenere storico e statistiche pulite. Se hai bisogno di funzionalità evolute di invio massivo, contatta il supporto.
D: Se modifico un template, cambiano anche le email già inviate?
R: No. Le email già inviate rimangono archiviate con il testo originale. Le modifiche al template valgono solo per le email spedite dopo la modifica.
D: Perché vedo “aperta” nelle statistiche, ma il cliente dice di non aver letto nulla?
R: Le aperture sono rilevate dal sistema quando il programma di posta del cliente scarica le immagini o visualizza il contenuto HTML. È possibile che il cliente abbia aperto la mail velocemente o che l’abbia archiviata senza farci caso. In ogni caso, se c’è almeno un’apertura registrata, significa che la mail è arrivata nella sua casella.
D: Posso personalizzare la firma in base all’operatore?
R: Di solito la firma standard è inserita nel template. Se ti serve una firma diversa per ogni operatore, è possibile prevedere templates specifici o una configurazione ad hoc. Chiedi al tuo referente gestionale o al supporto tecnico.
[nome_contatto]
e il cliente pensa che sia un errore o una comunicazione “finta”.
CLIENTE_TIPO_DOCUMENTO_ANNO.pdf)
così anche gli allegati risultano chiari sia a te che al cliente.
Conclusione delle Marmotte:
il modulo email è potente soprattutto quando viene usato in modo coerente da tutti gli operatori. Una volta impostati bene templates, firme e abitudini, diventa un alleato quotidiano per comunicare con i clienti in modo veloce, ordinato e tracciabile.