La sezione “Gestione Pratiche” è il cuore del gestionale: è la parte dove passerai la maggior parte del tempo.
Se immagini il gestionale come un grande ufficio, la Gestione Pratiche è la scrivania principale, dove arrivano i clienti, i documenti e tutte le attività che devi svolgere.
In questa sezione puoi:
Questa sezione è progettata per essere utilizzata anche da chi ha difficoltà con i computer o non ha mai usato un gestionale. Ogni voce è spiegata in modo semplice e ogni pulsante è stato pensato per essere intuitivo.
Ricorda: non puoi “danneggiare” il gestionale aprendo questa sezione. Puoi solo visualizzare o lavorare sulle pratiche. Le modifiche importanti richiedono sempre conferma.
Quando entri nel gestionale con il tuo nome utente e la tua password, ti troverai davanti la schermata principale.
Sulla sinistra c’è il menu laterale, ovvero una colonna di voci che puoi cliccare per navigare tra le varie parti del sistema.
Per arrivare alla sezione che ci interessa:
A questo punto la pagina si aggiornerà e ti mostrerà l’elenco delle pratiche.
Esempio: se ieri hai creato una pratica per “Mario Rossi”, per trovarla ti basterà entrare in “Pratiche → Gestione pratiche”. La vedrai nell’elenco.
Se non trovi la voce “Pratiche” nel menu, potrebbe dipendere dai permessi del tuo utente. Contatta il tuo amministratore per farti abilitare.
Quando clicchi su “Pratiche”, nel menu laterale compariranno diverse sottosezioni che servono a organizzare il lavoro.
È importante capire ognuna di queste, perché ti aiuteranno a trovare più velocemente quello che cerchi.
Ecco cosa significano, spiegato in modo ultra semplice:
Gestione pratiche
È la schermata principale. Qui trovi tutte le pratiche registrate nel sistema, senza filtri particolari.
È la pagina da cui parte tutto.
Pratiche da completare
Qui trovi solo le pratiche che non sono state ancora portate a termine.
Se una pratica è “in attesa documenti”, “in lavorazione”, “da verificare”, comparirà qui.
Questa sezione ti aiuta a capire subito su quali pratiche devi ancora lavorare.
Pratiche che ho assegnato
In questa sezione vengono visualizzate tutte le pratiche che hai assegnato tu ad altri operatori. Non mostra le pratiche assegnate a te, ma quelle in cui sei tu la persona che ha fatto l’assegnazione.
Quando è utile?
È molto utile se sei un coordinatore, amministratore o responsabile di un team. Puoi vedere rapidamente quali pratiche hai delegato ai tuoi collaboratori e monitorare il loro lavoro.
Esempio pratico:
Se assegni una pratica a “Rossi Marco”, questa comparirà nella sezione Pratiche che ho assegnato, perché sei stato tu a delegarla. Non sarà invece presente in questa sezione una pratica che un collega ha assegnato a te.
Pratiche in scadenza
Elenca le pratiche che hanno una data limite vicina.
Ideale per evitare ritardi o scadenze mancate.
Le pratiche in scadenza richiedono attenzione immediata: controlla questa sezione almeno una volta al giorno.
Pratiche in evidenza
Qui compaiono solo le pratiche che hai marcato manualmente come “Importanti”.
È come avere una lista dei preferiti.
Pratiche completate
La lista delle pratiche chiuse, concluse e non più in lavorazione.
Stati avanzamento
Questa sezione ti permette di vedere e gestire i vari stati che una pratica può avere.
Esempi di stati:
Esempio: se vuoi aggiungere lo stato “In verifica cliente”, lo fai da questa sezione.
Faldoni / Raccoglitori
I faldoni sono come “cartelline speciali” dove puoi spostare alcune pratiche per organizzarle meglio.
Le pratiche inserite in un faldone non spariscono: vengono semplicemente messe da parte in una sezione dedicata.
I faldoni sono utili per creare contenitori tematici: “Revisioni”, “Urgenti”, “Contenzioso”, “Documentazione mancante”, ecc.
Nella parte superiore della schermata Gestione pratiche trovi una serie di campi chiamati filtri di ricerca. I filtri servono per aiutarti a trovare velocemente le pratiche che ti interessano, senza dover scorrere tutta la lista.
I filtri sono particolarmente utili quando nel gestionale sono presenti molte pratiche e l’elenco diventa lungo e difficile da consultare.
I filtri non modificano, non spostano e non cancellano nessuna pratica. Servono solo a nascondere temporaneamente le pratiche che non ti interessano, così da mostrarti solo quelle utili in quel momento.
I principali tipi di filtro che puoi utilizzare sono:
Suggerimento:
Se non trovi una pratica che sei sicuro esista, molto spesso il motivo è che uno o più filtri sono ancora attivi. In questi casi, usa sempre il pulsante “Reset filtri” per ripartire da zero.
Il campo di ricerca testuale è il filtro più semplice e più usato. Funziona come una “lente di ingrandimento” interna all’elenco delle pratiche.
Nel campo di ricerca puoi digitare:
Il sistema cercherà automaticamente in tutti i campi principali della pratica (titolo, descrizione, alcune note di base), restituendoti tutte le pratiche che contengono il testo che hai digitato.
Esempi pratici:
Scrivi 2024 → vedrai tutte le pratiche che nel titolo o nella descrizione contengono “2024” (es. “Dichiarazione redditi 2024”).
Scrivi Bonus → vedrai tutte le pratiche che contengono la parola “Bonus” nel titolo (es. “Bonus bebè”, “Bonus affitto”, ecc.).
Se utilizzi i modelli pratica (ad esempio “730”, “Rinnovo permesso di soggiorno”, “Pensione”, “Contratto”, ecc.), puoi filtrare l’elenco in base al modello da cui le pratiche sono state create.
Questo filtro è molto utile quando vuoi vedere solo un particolare tipo di lavorazione, per esempio tutte le pratiche di un certo modello da gestire in un periodo specifico.
Esempi:
Se selezioni il modello “730” → vedrai solo le pratiche create a partire dal modello 730.
Se selezioni il modello “Permesso di soggiorno – Rinnovo” → vedrai soltanto le pratiche di rinnovo del permesso di soggiorno.
Ogni pratica ha uno stato di avanzamento, che indica in che fase si trova il lavoro. Alcuni esempi di stati possono essere:
Selezionando uno stato dal filtro, il sistema mostrerà solo le pratiche che si trovano in quella fase.
Suggerimento:
Il filtro per stato è uno dei più utili quando hai molte pratiche in gestione. Ti permette di concentrarti, per esempio, solo sulle pratiche “In attesa documenti” o solo su quelle “In lavorazione”.
Puoi filtrare le pratiche anche in base a una o più date. A seconda della configurazione del gestionale, potresti avere a disposizione:
Normalmente imposti un intervallo di date (dal… al…) e il sistema mostrerà solo le pratiche che rientrano in quell’intervallo.
Esempi:
Imposti “Data creazione dal 01/01/2025 al 31/01/2025” → vedrai solo le pratiche create nel mese di gennaio 2025.
Imposti “Data scadenza dal 01/03 al 10/03” → vedrai solo le pratiche che hanno una scadenza compresa tra il 1° e il 10 marzo.
Attenzione:
Se imposti un intervallo di date troppo ristretto o sbagliato (ad esempio dal 10/01 al 09/01), l’elenco potrebbe risultare vuoto. In questo caso puoi:
- allargare l’intervallo di date richiesto
- oppure cliccare su “Reset filtri” per tornare a vedere tutte le pratiche.
Se lavori con altri colleghi, ogni pratica può essere assegnata a un operatore specifico. Il filtro per operatore ti permette di vedere solo le pratiche gestite da una determinata persona.
Questo è molto utile per:
Esempio:
Se dal menu selezioni l’operatore “Bianchi Maria”, vedrai solo le pratiche assegnate a Maria.
Questo permette a ogni operatore di avere subito la propria “lista di lavoro”.
Se utilizzi i faldoni (o raccoglitori), puoi filtrare le pratiche in base al contenitore in cui sono state spostate.
Nel menu a tendina del filtro “Faldone” potresti trovare voci come:
Esempio:
Se selezioni “Faldone: Contenzioso”, vedrai solo le pratiche che sono state spostate in quel contenitore specifico.
Dopo aver impostato uno o più filtri (testo, stato, date, modello, operatore, faldone…), per applicarli devi cliccare sul pulsante “Cerca”.
Quando clicchi su “Cerca”:
Nota:
Se modifichi un filtro (ad esempio cambi la data o il testo di ricerca), ricordati di cliccare di nuovo su “Cerca” per aggiornare i risultati.
Se vuoi tornare a vedere tutte le pratiche, senza nessun filtro attivo, ti basta cliccare sul pulsante “Reset filtri”.
Cliccando su “Reset filtri”:
Nota:
Se non trovi una pratica che sai che esiste, nel 99% dei casi il motivo è che un filtro è rimasto attivo. In questi casi, il primo passo è sempre cliccare su “Reset filtri”.
Una volta impostati (o azzerati) i filtri, nella parte centrale della pagina viene mostrato l’elenco delle pratiche. Si tratta di una tabella, cioè una lista organizzata in righe e colonne, dove:
Questo elenco è il punto di partenza per tutte le operazioni principali: da qui puoi aprire, modificare, archiviare e, quando previsto, eliminare le pratiche.
Nota:
Se ti senti “perso” nel gestionale, torna sempre alla schermata di Gestione pratiche: da qui puoi raggiungere qualunque pratica e quasi tutte le funzioni più utilizzate.
L’elenco delle pratiche è strutturato in modo da mostrarti, a colpo d’occhio, le informazioni più importanti su ogni pratica. In genere vedrai una tabella con:
A seconda della configurazione del gestionale, le colonne possono variare leggermente, ma di solito includono:
Importante:
Non è necessario capire tutte le colonne subito. Puoi iniziare usando solo quelle che ti sono più familiari (es. cliente, titolo, stato) e scoprire le altre con calma.
Qui di seguito trovi una spiegazione, in linguaggio semplice, delle colonne più comuni che potresti trovare nell’elenco delle pratiche.
È un numero identificativo assegnato alla pratica dal gestionale. Serve soprattutto per riferimenti interni o quando il supporto tecnico ti chiede di indicare il numero di una pratica.
È il nome leggibile della pratica. Dovrebbe descrivere, in modo chiaro, il tipo di lavoro o la richiesta del cliente (es. “Dichiarazione 730 – Rossi Mario – Anno 2024”).
Suggerimento:
Più il titolo è chiaro e preciso, più sarà facile ritrovare la pratica in futuro usando la ricerca testuale.
Indica la persona o l’azienda a cui è intestata la pratica. Di solito viene mostrato il nome e cognome (per persone fisiche) o la ragione sociale (per aziende, enti, associazioni).
Questa colonna indica il modello di pratica da cui è stata creata la pratica. Per esempio:
Sapere il modello a colpo d’occhio ti aiuta a distinguere rapidamente i diversi tipi di lavorazione.
La colonna Stato mostra in che fase si trova la pratica. Gli stati possono essere personalizzati, ma alcuni esempi comuni sono:
Nota:
Lo stato è molto importante perché permette a te (e agli eventuali colleghi) di capire subito cosa resta da fare su quella pratica.
Se lavori in team, questa colonna indica chi si sta occupando della pratica. Può essere il tuo nome o quello di un collega.
Questo ti permette di capire subito a chi rivolgerti per avere aggiornamenti su quella pratica.
In base alle impostazioni del gestionale, potresti vedere una o più colonne con le date:
Attenzione:
Controlla regolarmente la data di scadenza per evitare ritardi su pratiche importanti o con obblighi di legge.
Nell’elenco delle pratiche vengono utilizzati alcuni indicatori visivi che ti permettono, a colpo d’occhio, di capire quali pratiche richiedono attenzione immediata e quali sono già in stato avanzato.
Nota:
I colori e i simboli presenti nell’elenco servono per aiutarti a individuare rapidamente le pratiche urgenti o più importanti. Non devi ricordare nulla a memoria: basta guardare i colori.
Nella colonna delle date possono comparire piccoli badge colorati che evidenziano lo stato temporale della pratica:
Esempio pratico:
Se una pratica ha la scadenza tra 2 giorni, vedrai un badge arancione. Se invece la data è già passata, vedrai un badge rosso.
Una delle informazioni più importanti nell’elenco è la barra di avanzamento, che indica quanti documenti obbligatori sono stati caricati rispetto a quelli richiesti dal modello pratica.
L’indicatore ha due componenti:
Suggerimento:
La barra di avanzamento è uno degli strumenti più utili: controlla spesso il colore. Il verde indica che la parte documentale è completa e puoi procedere più velocemente verso la chiusura.
Passando con il mouse sopra alcuni elementi (icone, badge, indicatori) può comparire un tooltip, ovvero una piccola finestra di testo che spiega il significato dell’elemento.
Esempio:
Se passi il mouse sopra la barra di avanzamento, potresti vedere un messaggio del tipo:
“3 documenti caricati su 5 richiesti”.
Questo aiuta soprattutto chi non ha ancora familiarità con i colori o con la struttura delle pratiche.
In molte tabelle del gestionale è possibile ordinare le pratiche cliccando sull’intestazione di una colonna. Ad esempio:
Di solito, quando una colonna è ordinata, compare una piccola freccia accanto al nome della colonna, verso l’alto (ordinamento crescente) o verso il basso (ordinamento decrescente).
Esempio:
Se clicchi due volte di seguito su “Data creazione”:
- al primo clic vedrai prima le pratiche più recenti
- al secondo clic vedrai prima le pratiche più vecchie.
Se nel gestionale sono presenti molte pratiche, l’elenco può essere suddiviso in più pagine (paginazione). In questo caso, nella parte inferiore della tabella vedrai i numeri delle pagine e i pulsanti per andare avanti o indietro.
In genere potrai:
Nota per principianti:
Se non vedi una pratica che ti aspetti, verifica se ti trovi alla prima pagina o se sei rimasto su una pagina successiva dell’elenco.
Nell’ultima parte di ogni riga (di solito a destra) troverai uno o più pulsanti o icone che ti permettono di svolgere azioni specifiche sulla pratica selezionata.
Alcune delle azioni più comuni sono:
Nota:
Nel prossimo capitolo vedremo in dettaglio ognuna di queste azioni: “crea pratica”, “modifica pratica”, “archivia pratica” ed “elimina”.
Dall’elenco delle pratiche puoi svolgere tutte le operazioni principali sul singolo dossier del cliente. Ogni riga dell’elenco non è solo un’informazione “statica”, ma rappresenta una pratica su cui puoi agire:
Oltre alle azioni sulla singola riga, quasi sempre è presente anche un pulsante globale per creare una nuova pratica, di solito posizionato sopra la tabella o in alto a destra.
Nota:
Se non sei sicuro di cosa faccia un’icona, passa il mouse sopra di essa: spesso compare un piccolo testo (tooltip) che spiega il significato del pulsante (es. “Modifica pratica”, “Archivia pratica”, ecc.).
Per vedere tutti i dettagli di una pratica (cliente, documenti, scadenze, checklist, note, allegati, ecc.), devi prima aprire la pratica dall’elenco principale.
Nel gestionale, l’apertura della pratica non avviene cliccando sul titolo, ma tramite il menu delle azioni, che si trova nell’ultima colonna di ogni riga della tabella delle pratiche.
Ogni riga dell’elenco pratiche ha una colonna finale chiamata Azioni, rappresentata da un’icona (di solito una freccia a forma di triangolo rivolta verso il basso “▼”, un ingranaggio o un simbolo simile).
Cliccando su questa icona si apre un piccolo menu a tendina con varie opzioni. Per visualizzare la pratica devi selezionare la voce:
Una volta cliccato, verrai portato nella scheda interna della pratica, dove potrai vedere e modificare tutti i dati.
Nota:
Anche se la voce si chiama “Modifica pratica”, serve anche per aprire la pratica in lettura. Non preoccuparti: nessun dato viene modificato automaticamente.
Nella scheda interna vedrai tutti i dettagli e potrai accedere alle varie sezioni della pratica, tra cui:
Esempio pratico:
Se vedi nell’elenco la pratica “Rinnovo permesso di soggiorno – Ahmed Karim – 2025”, fai clic sul menu azioni → Modifica pratica.
In questo modo entrerai nella schermata completa dove troverai documenti, scadenze, campi aggiuntivi e tutto il resto.
Attenzione:
Se clicchi in un punto qualsiasi della riga, la pratica non si apre. L’unico modo per aprire la scheda dettagliata è usare il menu Azioni.
La creazione di una nuova pratica di solito non si fa dalla singola riga, ma da un pulsante dedicato, posto sopra l’elenco o in alto a destra. Questo pulsante può chiamarsi:
Cliccando sul pulsante di creazione, il gestionale ti mostrerà una schermata o una finestra dove potrai:
Suggerimento:
Scegliere fin dall’inizio il modello corretto è importante: il modello determina quali documenti, quali campi aggiuntivi e quali passaggi della checklist saranno associati alla pratica.
Nel capitolo successivo vedremo in modo dettagliato tutti i passaggi della creazione di una nuova pratica, con un modello già assegnato.
Se devi correggere un dato, aggiornare lo stato, cambiare un campo o integrare informazioni, puoi utilizzare la funzione di modifica pratica.
In genere la modifica si può attivare in due modi:
Cliccando su “Modifica”, i campi della pratica diventano editabili e puoi cambiare:
Suggerimento:
Dopo aver modificato i dati, ricordati sempre di cliccare sul pulsante “Salva”. In caso contrario, le modifiche andranno perse.
Quando il lavoro su una pratica è terminato, invece di eliminarla subito è consigliato archiviarla. L’archiviazione serve a:
Per archiviare una pratica, in genere:
Dopo il click, il gestionale può:
Esempio:
Hai completato la dichiarazione 730 per il cliente Rossi Mario. Dopo aver verificato che tutti i documenti sono a posto, clicchi sul pulsante “Archivia”. Da quel momento la pratica non compare più nell’elenco delle “Pratiche da completare”, ma la trovi tra le “Pratiche completate”.
Suggerimento:
Archivia le pratiche solo quando sei sicuro che non servano più modifiche operative. In caso di necessità, alcune configurazioni del gestionale possono permettere il ripristino da “archiviata” a “in lavorazione”.
La funzione di eliminazione è la più delicata, perché comporta la rimozione di dati dal sistema. Per questo motivo, nel gestionale l’operazione di cancellazione definitiva è in genere limitata o protetta.
Una regola molto comune è che il pulsante “Elimina” compaia solo dopo che la pratica è stata archiviata. Questo serve a:
Quando clicchi su “Elimina”, il gestionale generalmente mostra una finestra di conferma con un messaggio del tipo:
Attenzione:
Eliminando questa pratica, tutti i dati associati (documenti, note, allegati, ecc.) verranno rimossi. L’operazione non è reversibile. Vuoi continuare?
Solo se confermi, la pratica viene eliminata in modo definitivo (secondo le regole previste dal gestionale e dalle normative sulla conservazione dei dati).
Avvertenza importante:
Utilizza l’eliminazione definitiva solo quando sei sicuro che la pratica:
- è stata gestita correttamente
- non serve più a fini amministrativi, fiscali o legali
- non è più necessaria per eventuali controlli futuri.
Per riassumere, dall’elenco delle pratiche puoi:
Consiglio operativo:
Adotta sempre questo flusso:
1) Crea la pratica
2) Gestisci e modifica i dati finché il lavoro è in corso
3) Archivia la pratica quando è conclusa
4) Valuta l’eventuale eliminazione solo dopo un certo periodo di tempo, in base alle tue esigenze organizzative e alle normative sulla conservazione dei documenti.
La creazione di una nuova pratica è una delle operazioni più importanti del gestionale. Quando un cliente ti richiede un servizio (ad esempio un 730, un permesso di soggiorno, un ISEE, una pensione, un contratto, ecc.), il primo passo è registrare la pratica all’interno del sistema.
Il gestionale ti guida nella creazione attraverso alcuni passaggi semplici:
Nota:
Una pratica è come una cartellina virtuale che contiene tutto il necessario: documenti, checklist, note, stato di avanzamento, scadenze e informazioni del cliente.
Per creare una nuova pratica, cerca il pulsante dedicato. A seconda della versione del tuo gestionale, può comparire come:
Questo pulsante si trova solitamente:
Esempio:
Hai un nuovo cliente che ti porta la documentazione per un 730?
Basta cliccare “Nuova pratica” per iniziare.
Dopo aver cliccato su “Nuova pratica”, il gestionale ti mostrerà un elenco di modelli pratica. Il modello è fondamentale perché determina:
Suggerimento:
Scegli sempre il modello corretto sin dall’inizio: questo ti evita di dover inserire manualmente documenti o campi mancanti.
Esempio:
Se crei una pratica di tipo “Permesso di soggiorno – Rinnovo”, il sistema ti proporrà automaticamente: i documenti richiesti, la checklist specifica, e i campi necessari.
Il passo successivo è indicare chi è il cliente a cui la pratica appartiene. Il gestionale ti permette di:
Di solito troverai un modulo con un campo di ricerca tipo:
Attenzione:
È importante selezionare il cliente corretto. Una pratica assegnata alla persona sbagliata può creare confusione nella gestione documentale e nelle comunicazioni interne.
Suggerimento:
Se un cliente non esiste, puoi aggiungerlo al volo cliccando su “Nuovo cliente” o sull’icona “+” accanto al campo di ricerca.
Dopo aver selezionato il modello e il cliente, ti verrà richiesta la compilazione dei dati principali della pratica.
Questi dati possono includere:
Il titolo della pratica dovrebbe essere sempre chiaro e facilmente riconoscibile, ad esempio:
Suggerimento:
Usa sempre un formato uniforme per i titoli: sarà molto più semplice ritrovare le pratiche con la ricerca.
Se il modello pratica prevede dei documenti obbligatori, il gestionale li mostrerà automaticamente in un elenco dedicato. Da qui puoi:
Il gestionale supporta anche i documenti precompilabili, cioè PDF che puoi scaricare con i campi già impostati e pronti per essere compilati automaticamente dal sistema. Questa funzionalità è già inclusa nel gestionale e puoi utilizzarla in totale autonomia.
Poiché la configurazione dei documenti precompilabili richiede qualche passaggio in più rispetto alle funzioni standard, è disponibile una guida dedicata che ti spiega, passo per passo, come creare, impostare e utilizzare al meglio i PDF con compilazione automatica.
Alcuni modelli includono anche una checklist di attività da completare. Ogni voce rappresenta un passaggio del lavoro (es. “Verifica documenti”, “Invio telematico”, “Firma cliente”, ecc.).
Quando clicchi su un checkbox per segnare un’attività come completata, il gestionale registra automaticamente:
Queste informazioni vengono mostrate accanto alla voce della checklist o in un tooltip dedicato, così puoi sempre sapere esattamente chi ha fatto cosa e quando.
Esempio:
Se spunti “Verifica documenti”, il sistema memorizzerà qualcosa come:
“Completato da Rossi Marco il 12/03/2025 alle 15:42”.
Attenzione:
Una volta registrate, queste informazioni diventano parte dello storico della pratica. Non cancellare o modificare attività già completate se non strettamente necessario.
Una volta completati i campi obbligatori e verificato che tutto sia corretto, clicca sul pulsante:
“Salva pratica”
Appena la pratica viene salvata:
Esempio:
Hai creato la pratica “ISEE – Bianchi Luca – 2025”. Dopo il salvataggio puoi immediatamente iniziare a caricare documenti o compilare la checklist.
Attenzione:
Se chiudi la pagina senza salvare, perderai tutte le informazioni inserite fino a quel momento.
Per creare correttamente una nuova pratica, ricorda sempre questi passaggi fondamentali:
Una pratica ben creata è molto più facile da gestire, aggiornare, archiviare e ritrovare in futuro.
Dopo aver aperto una pratica dall’elenco (oppure subito dopo averla creata e salvata), il gestionale ti mostra la schermata interna della pratica.
Qui trovi raccolte tutte le informazioni più importanti:
Nota:
Puoi considerare questa schermata come il “fascicolo digitale” della pratica: qui dentro trovi tutto ciò che la riguarda.
La schermata interna è di solito organizzata in sezioni ben separate, che possono essere disposte:
Anche se l’aspetto grafico può variare, di solito ritroverai sempre almeno queste aree:
Nota:
L’ordine e il nome esatto delle sezioni possono cambiare a seconda della configurazione del gestionale, ma il concetto rimane lo stesso: ogni pratica ha una “scheda” con tutti i dati organizzati.
Nella parte alta della scheda interna della pratica trovi un riquadro dedicato ai dati del cliente a cui la pratica è intestata. Questa sezione serve per collegare la pratica alla persona (o azienda) per cui stai svolgendo il lavoro.
Quando apri una nuova pratica, il campo cliente può essere vuoto. Per assegnarlo hai due possibilità:
Se scegli di cercare un cliente esistente, puoi digitare:
Il sistema mostrerà un elenco di contatti che corrispondono alla ricerca e potrai selezionare quello corretto con un clic.
Suggerimento:
Se lavori spesso con gli stessi clienti, la ricerca sarà molto veloce: è sufficiente digitare le prime tre lettere del nome o del cognome.
Se il cliente non è ancora presente nel gestionale, puoi creare un nuovo contatto cliccando sul pulsante:
“Crea un nuovo contatto”
Verrà mostrato un piccolo modulo in cui inserire i dati principali (nome, cognome o ragione sociale). Dopo aver salvato, il contatto viene collegato immediatamente alla pratica.
Esempio:
Ti arriva un nuovo cliente di nome “Ahmed Karim”. Non lo trovi nella lista? Clicca su “Crea un nuovo contatto”, inserisci i dati essenziali e il cliente sarà subito associato alla pratica.
Una volta assegnato il cliente, nella pratica verrà mostrato:
Se hai assegnato il cliente sbagliato o devi cambiare intestazione, puoi sostituirlo facilmente cliccando sul pulsante:
“Assegna ad un altro contatto”
Quando clicchi, il gestionale:
Attenzione:
Sostituire il cliente non modifica i documenti già caricati nella pratica. Controlla sempre che i documenti e le informazioni siano coerenti con il nuovo cliente.
Subito accanto o sotto i dati del cliente trovi la sezione con i dati principali della pratica. Qui sono riassunte le informazioni fondamentali:
Molti di questi campi possono essere modificati (se hai i permessi necessari), ad esempio per:
Una parte centrale della schermata interna è dedicata ai documenti collegati alla pratica. Qui puoi vedere tutti i file allegati, i documenti richiesti dal modello e lo stato della loro raccolta.
In questa sezione, di solito puoi:
Suggerimento:
Utilizza sempre nomi chiari per i file (es. “CI_Rossi_Mario.pdf” invece di “scan001.pdf”): questo rende più semplice capire cosa contiene ogni documento senza doverlo aprire.
All’interno della scheda della pratica è presente un riquadro dedicato ai dati economici, che ti permette di gestire prezzo, pagamento e fatturazione della pratica.
Il gestionale permette di impostare il prezzo della pratica in due modi:
Nella sezione “Pagamento pratica” puoi inserire:
Suggerimento:
Questi valori possono essere utilizzati nei filtri di ricerca per ottenere viste come: “Mostra pratiche non pagate”.
Se la pratica prevede la fatturazione, puoi registrare:
Nota:
Le colonne relative a pagamento e fattura possono essere rese visibili anche nell’elenco generale delle pratiche, tramite le impostazioni personalizzate della tabella.
Tutti i dati economici possono essere usati nei filtri di ricerca, ad esempio:
Esempio:
Se vuoi sapere quali clienti non hanno ancora saldato, imposta il filtro su “Pagato: No” → compariranno solo le pratiche da incassare.
Nella sezione “Documenti da produrre” trovi la lista dei documenti collegati alla pratica. Per ogni documento allegato puoi visualizzare, scaricare, rinominare, impostare scadenze, catalogarlo in una cartella e molto altro.
Ogni documento può essere assegnato a una cartella (es. “Documenti cliente”, “Documenti studio”, “Privacy”, “Permesso di soggiorno”, ecc.).
Dal menu “Azioni” puoi utilizzare la voce:
Suggerimento:
L’uso delle cartelle rende più semplice la gestione di pratiche con molti documenti.
Se nel gestionale è attivo il modulo Area Riservata, puoi decidere se un documento deve essere visibile o meno al cliente nella sua area online.
Nel menu “Azioni” troverai l’opzione:
Nota:
Il cliente vedrà solo i documenti che hai deciso di rendere visibili.
Per molti documenti (come carta d’identità, permesso di soggiorno, deleghe temporanee, ecc.) è possibile impostare una data di scadenza.
Dal menu “Azioni” clicca su:
La scadenza verrà mostrata accanto al documento, con una colorazione automatica:
Tutti i documenti con una data di scadenza compaiono automaticamente anche nella dashboard principale, in due sezioni dedicate:
Esempio:
Se il permesso di soggiorno del cliente scade fra 5 giorni, lo vedrai nel tab “Documenti in scadenza”.
Se è già scaduto, comparirà automaticamente in “Documenti scaduti”.
Dal menu “Azioni” puoi inoltre:
Attenzione:
L’eliminazione del documento è definitiva. Assicurati sempre di avere una copia del file se necessario.
Molti modelli di pratica includono una checklist, ovvero un elenco di passaggi da completare (es. “Raccolta documenti”, “Verifica dati”, “Invio telematico”, “Archiviazione finale”, ecc.).
In questa sezione puoi:
Suggerimento:
La checklist è uno strumento molto utile per non dimenticare nessun passaggio, specialmente nelle pratiche complesse o quando lavorano più operatori sulla stessa pratica.
Esempio:
In una pratica “ISEE” la checklist può prevedere:
- Raccolta documenti
- Inserimento dati nel portale
- Verifica simulazione
- Consegna attestazione al cliente.
Un’altra sezione molto importante è quella dedicata alle note e alle eventuali comunicazioni interne sulla pratica. Qui puoi annotare:
A seconda del gestionale, le note possono avere:
Suggerimento:
Usa le note per tenere traccia delle comunicazioni con il cliente. In questo modo, anche a distanza di tempo, saprai sempre cosa è stato detto o concordato.
All’interno della pratica puoi attivare una notifica di promemoria via email, utile per ricordare a te stesso o ad altri operatori le scadenze importanti.
Questa funzione è collegata alla data di scadenza della pratica (o alla data che imposti manualmente) e invia automaticamente un’email di promemoria ai destinatari che hai scelto.
Nota:
Pensa al promemoria come a un “post-it digitale” che il gestionale ti manda per email il giorno giusto, così non rischi di dimenticare una pratica in scadenza.
Per usare questa funzione, nella scheda interna della pratica individua il riquadro “Notifica di promemoria” e spunta la casella:
☑ Attiva notifica di promemoria
Appena la selezioni, il riquadro si espande e ti mostra tutte le opzioni disponibili (destinatari, quando inviare il promemoria, messaggio opzionale).
Nella sezione “Invia promemoria a” puoi scegliere i destinatari tra due opzioni:
Se selezioni “Te stesso”, il promemoria verrà inviato unicamente al tuo indirizzo email.
Se selezioni “Scegli gli operatori”, compare un campo in cui puoi cercare e aggiungere uno o più operatori dall’elenco degli utenti del gestionale.
Suggerimento:
Puoi inserire più operatori: in questo modo tutti riceveranno il promemoria e saranno allineati sulle scadenze.
Attenzione:
Assicurati che gli indirizzi email degli operatori siano corretti nella loro anagrafica: in caso contrario, potrebbero non ricevere la notifica.
Nella sezione “Quando?” puoi scegliere il momento in cui il gestionale dovrà inviare il promemoria. In base alla configurazione, troverai opzioni come:
Esempi pratici:
- Se scegli “7 giorni prima della scadenza”, il sistema invierà il promemoria una settimana prima della data di scadenza della pratica.
- Se selezioni “Scegli la data”, puoi impostare un giorno specifico (es. il 15 del mese) anche se non coincide esattamente con la scadenza.
Attenzione:
Per usare le opzioni “1 / 3 / 7 giorni prima della scadenza” la pratica deve avere una data di scadenza compilata. Se la scadenza non è impostata, verifica come viene gestito il promemoria nella tua installazione (potrebbe non essere inviato).
Puoi aggiungere un messaggio personalizzato nel campo “Messaggio di promemoria (opzionale)”.
Questo testo verrà inserito nel corpo dell’email inviata agli operatori, insieme alle informazioni della pratica e all’elenco delle scadenze collegate.
Suggerimento:
Usa questo campo per indicare cosa deve essere fatto prima della scadenza, ad esempio: “Verificare documenti mancanti prima dell’invio” oppure “Contattare il cliente per firma”.
Una volta attivata la funzione e impostate le opzioni, il sistema si occupa automaticamente dell’invio.
Alla data stabilita, gli operatori selezionati riceveranno una email di promemoria che contiene:
In caso di più destinatari, gli operatori selezionati possono essere inclusi in copia conoscenza (CC) nella stessa email, così tutti ricevono lo stesso promemoria.
Dopo aver scelto destinatari, data e messaggio, conferma le impostazioni cliccando sul pulsante:
“Imposta promemoria”
Da quel momento il promemoria risulta attivo per quella pratica e il sistema programmerà automaticamente l’invio dell’email alla data stabilita.
Importante:
Se dopo aver impostato il promemoria disattivi la casella “Attiva notifica di promemoria”, la notifica non verrà più inviata. Controlla sempre che la casella sia spuntata se vuoi mantenere attivo il promemoria.
Consiglio operativo:
Attiva i promemoria sulle pratiche più importanti o con scadenze critiche. In questo modo tu e il tuo team riceverete un avviso automatico e ridurrete il rischio di dimenticanze.
Dalla schermata interna della pratica, oltre a visualizzare i dati, puoi spesso eseguire altre azioni rapide, ad esempio:
In sintesi, la schermata interna della pratica ti permette di:
Consiglio:
Abituati a tenere sempre aggiornata la scheda interna: uno sguardo veloce a questa schermata deve bastare per capire lo stato reale della pratica e cosa manca per chiuderla.
Ogni pratica, una volta terminata, segue un processo di archiviazione che permette di tenerla in ordine, separata dalle pratiche attive. Successivamente, in casi specifici e solo quando necessario, una pratica archiviata può essere ripristinata oppure eliminata definitivamente.
Questa sezione spiega in modo semplice e dettagliato come funzionano questi passaggi e quali accortezze seguire.
Nota:
NON confondere “archiviare” con “eliminare”. L’archiviazione serve solo a spostare la pratica tra quelle concluse. L’eliminazione invece rimuove veramente la pratica dal gestionale.
Quando una pratica è stata completata (documenti inseriti, checklist conclusa, invii effettuati), devi archiviarla. L’archiviazione permette di:
Per archiviare una pratica:
Il sistema può mostrarti un messaggio di conferma:
“Sei sicuro di voler archiviare questa pratica?” Conferma per procedere.
Una volta archiviata:
Esempio:
Hai concluso il 730 del cliente Rossi Mario. Una volta archiviato, lo trovi nella sezione “Pratiche completate”, non più insieme alle pratiche in lavorazione.
In alcuni casi può capitare che una pratica archiviata debba essere riaperta, ad esempio:
Se il tuo gestionale lo consente, potrai trovare nella scheda pratica archiviate un pulsante:
“Ripristina pratica”
Cliccando su di esso, la pratica ritorna:
Esempio:
Il cliente ti porta un documento aggiuntivo per un ISEE già archiviato. Ripristini la pratica, carichi il documento, aggiorni la checklist e poi la archivi di nuovo.
L’eliminazione è l’azione più delicata. Una pratica non può essere eliminata finché non è stata prima archiviata. Questo serve a:
Quando la pratica è archiviata, compare il pulsante “Elimina”.
Cliccando su di esso, il sistema mostrerà un messaggio di conferma:
Attenzione:
Eliminando questa pratica, tutti i dati e i documenti collegati verranno rimossi in modo irreversibile. L’operazione NON può essere annullata.
Solo se confermi, la pratica viene cancellata dal gestionale.
Dopo l’eliminazione:
Usa l’eliminazione solo quando:
- la pratica non serve più
- non ha valore fiscale o amministrativo
- non sarà necessaria per eventuali controlli
- hai verificato la normativa interna/aziendale sulla conservazione dei dati
Se una pratica non deve essere cancellata ma semplicemente “tolta di mezzo”, puoi spostarla in un faldone (contenitore), invece di eliminarla.
Questo è utile quando:
Suggerimento:
Usa i faldoni come “archivi organizzati”, invece dell’eliminazione definitiva.
Per gestire correttamente il ciclo di vita di una pratica, ricorda questo flusso:
Consiglio:
L’archiviazione è il metodo più sicuro per tenere ordine senza rischi. L’eliminazione deve essere usata solo in casi eccezionali.
In questa sezione trovi le risposte alle domande più comuni che possono sorgere quando si lavora con le pratiche nel gestionale. Le FAQ sono pensate per chiarire dubbi frequenti e aiutare anche gli utenti meno esperti a risolvere rapidamente un problema senza dover chiedere assistenza.
Nota:
Se qualcosa non ti è chiaro, è molto probabile che la risposta sia proprio qui in questa sezione. Prenditi un attimo per leggere: ti farà risparmiare tempo!
Questo è il problema più comune. Se non vedi una pratica che sei sicuro esista, ci sono due cause molto probabili:
Soluzione rapida:
1) Clicca su “Reset filtri” per svuotare tutti i filtri attivi.
2) Controlla nella sezione “Pratiche completate” o “Archiviata”.
Attenzione:
Anche un solo filtro impostato (es. “Stato: In lavorazione”) può far sparire pratiche perfettamente valide.
Dipende dalla configurazione del gestionale. In molti casi il modello non può essere cambiato perché:
Se il tasto per cambiare modello non è presente, significa che la funzione non è ammessa per evitare incoerenze nei dati.
Soluzione consigliata:
Archivia la pratica creata per errore e ricreala con il modello corretto.
Alcuni campi diventano bloccati in determinati casi:
Suggerimento:
Se sei un operatore semplice, parla con l'amministratore del gestionale: potrebbe darti i permessi mancanti.
Il pulsante Elimina compare solo quando la pratica è:
Esempio:
Una pratica “In lavorazione” non potrà mai essere eliminata direttamente.
Archivia prima, elimina poi (solo se necessario).
Le cause più comuni sono:
Controlla sempre:
Che la pratica sia in uno stato modificabile.
Consiglio:
Usa PDF o JPG: sono i formati più stabili e compatibili.
Sì, nella maggior parte dei casi puoi modificare il titolo della pratica entrando nella scheda interna e cliccando su Modifica.
Tuttavia non puoi farlo se:
Alcune versioni del gestionale includono un’opzione o un’icona (es. stella ⭐) che permette di segnare una pratica come “importante”.
Una volta messa in evidenza:
Usa questa funzione per non perdere di vista le pratiche urgenti o più delicate.
Nella schermata interna della pratica troverai un campo o un menu chiamato “Operatore assegnato”. Da lì puoi selezionare un altro operatore del tuo gruppo.
Non puoi farlo se:
Esempio:
Se il collega è in ferie o ha cambiato mansione, puoi assegnare la pratica a un altro operatore.
Alcuni gestionali includono l'opzione di duplicazione della pratica. Questa funzione:
Se gestisci pratiche simili dello stesso cliente, la duplicazione fa risparmiare tempo.
Sì, il gestionale può prevedere una sezione dedicata chiamata “Stati avanzamento”, da cui è possibile:
Attenzione:
Evita di creare troppi stati: più sono, più diventa difficile mantenere ordine e coerenza.
Esempio:
Puoi aggiungere uno stato “In verifica cliente” o “In attesa pagamento documenti”.
Se vedi poche pratiche, probabilmente:
Usa i pulsanti “Pagina successiva / pagina precedente” in fondo alla tabella.
Di solito i documenti eliminati non possono essere recuperati, a meno che il sistema non preveda un cestino temporaneo.
Avvertenza:
L’eliminazione dei documenti è spesso definitiva per motivi di privacy e sicurezza.
Consiglio:
Nomina bene i file prima di caricarli per evitare errori e duplicazioni.
Questo succede quando:
Esempio:
Non puoi salvare una pratica ISEE senza aver selezionato almeno il cliente.
Puoi consultare:
Ricorda: leggere fa risparmiare tempo. Se leggi una volta, eviti di chiedere dieci volte.