GESTIONE TESSERAMENTO

1. Introduzione al modulo tesseramento

In questa sezione Argomenti che troverai qui sotto:

Il modulo Tesseramento serve a gestire in modo ordinato tutte le tessere rilasciate ai tuoi contatti (clienti, soci, assistiti, iscritti, ecc.). È pensato per quelle strutture che offrono servizi riservati ai tesserati oppure applicano tariffe agevolate a chi ha una tessera attiva.

In pratica, invece di tenere elenchi in fogli Excel, registri cartacei o database separati, con questo modulo hai tutto integrato direttamente nel gestionale: numerazione delle tessere, tipologie, stati, pagamenti, scadenze e collegamento con pratiche e anagrafiche dei contatti.

Il tesseramento è completamente personalizzabile: puoi definire i tuoi tipi di tessera (es. Base, Premium, Standard), i tuoi stati (es. Attivo, Non attivo, In sospeso) e la logica di numerazione usando i progressivi e seriali del gestionale.

1.1 Perché usare il modulo tesseramento?

Senza un modulo dedicato, il tesseramento viene spesso gestito in modo artigianale: fogli Excel, quaderni, liste sparse, note scritte a mano. Questo porta quasi sempre a:

  • confusione su quali tessere siano attive o scadute;
  • difficoltà nel verificare chi ha pagato e chi no;
  • errori nell’applicare i prezzi corretti ai servizi;
  • perdita di tempo per incrociare dati tra sistemi diversi.

Con il modulo tesseramento del gestionale, invece:

  • ogni tessera è collegata a un contatto concreto;
  • puoi vedere subito se è attiva, in scadenza o scaduta;
  • hai un cronologico dei pagamenti per ogni tesserato;
  • puoi usare la tessera per applicare prezzi diversi nelle pratiche.
In altre parole:
se gestisci tessere in modo “manuale”, prima o poi sbagli un prezzo, dimentichi una scadenza o perdi un pagamento. Con il modulo Tesseramento, questo rischio si riduce drasticamente.
1.2 Cosa puoi gestire con il tesseramento

Il modulo tesseramento ti permette di gestire in modo centralizzato:

  • Tipi di tesseramento (es. Base, Premium, Standard, Gold…);
  • Stati del tesseramento (Attivo, Non attivo, Sospeso…);
  • Numerazione delle tessere tramite progressivi e seriali;
  • Dati principali della tessera (numero, date, importi, ricorrenza);
  • Storico pagamenti per ogni tesserato;
  • Elenco completo delle tessere con filtri avanzati;
  • Collegamento con le pratiche (prezzi per tesserati/non tesserati);
  • Collegamento con l’anagrafica del contatto;
  • Conteggio su scrivania di tessere totali, attive, in scadenza, scadute.
Nota:
tutte queste informazioni vivono dentro il gestionale. Non devi più aggiornare file esterni o duplicare i dati: se aggiorni una tessera, l’informazione è subito disponibile nelle pratiche e nella scheda contatto.
1.3 Tesseramento e modelli pratica

Se hai attivato il modulo tesseramento, nei modelli di pratica puoi impostare due prezzi distinti:

  • Prezzo per tutti (non tesserati);
  • Prezzo per tesserati (tariffa agevolata).

Quando apri una pratica per un contatto che ha una tessera attiva, nella scheda pratica vedrai una sezione dedicata ai dati tessera contatto (numero, tipo, stato, date, ultimo pagamento). In base a queste informazioni potrai:

  • applicare il prezzo per tesserati se la tessera è attiva;
  • applicare il prezzo per tutti se la tessera non esiste o non è attiva.
Suggerimento:
se offri molti servizi “scontati” per i tesserati, imposta subito i prezzi differenziati nei modelli pratica. Così gli operatori vedranno sempre chi ha diritto allo sconto, senza dover fare controlli manuali.
1.4 Tesseramento e contatti

Ogni tessera è sempre collegata a un contatto. Nella scheda di modifica del contatto, troverai un riquadro dedicato al tesseramento, con:

  • Numero tessera;
  • Tipo di tesseramento;
  • Stato del tesseramento;
  • Date (tesseramento, scadenza, ultimo pagamento);
  • Importo iscrizione e importo ricorrente;
  • Ricorrenza (mensile, annuale, ecc.).

Da qui puoi anche aprire direttamente la schermata di modifica tessera, per aggiornare dati o registrare nuovi pagamenti.

Nota:
avere i dati della tessera dentro la scheda contatto ti permette di rispondere rapidamente alle domande del tipo: “La mia tessera è ancora attiva?”, “Quando scade?”, “Quanto ho pagato?”.
1.5 Obiettivi del modulo tesseramento

Il modulo tesseramento non serve solo a “tenere un elenco di tessere”. I suoi obiettivi principali sono:

  • centralizzare tutte le informazioni sui tesserati;
  • automatizzare la numerazione delle tessere;
  • tracciare i pagamenti legati alla tessera (iscrizione e ricorrenza);
  • agevolare l’applicazione di prezzi corretti nelle pratiche;
  • monitorare tessere attive, in scadenza e scadute;
  • ridurre gli errori dovuti a fogli esterni o liste poco aggiornate.
In sintesi:
il modulo Tesseramento è lo strumento che ti permette di gestire in modo professionale la relazione con i tuoi tesserati, mantenendo sotto controllo scadenze, pagamenti e agevolazioni sui servizi.

2. Come funziona il tesseramento

In questa sezione Argomenti che troverai qui sotto:

Il modulo tesseramento è costruito come un piccolo flusso di lavoro. Prima si configurano le regole (tipi, stati, numerazione), poi si iniziano a creare e gestire le singole tessere.

Puoi immaginare il processo in questo modo:

  • imposti i tipi di tesseramento che ti servono;
  • imposti gli stati che userai (Attivo, Non attivo, ecc.);
  • definisci la numerazione delle tessere nei progressivi e seriali;
  • crei le tessere per i contatti e registri i pagamenti;
  • usi le informazioni della tessera nelle pratiche e nelle schede contatto;
  • controlli da scrivania quante tessere sono attive, in scadenza o scadute.

Nei paragrafi qui sotto vediamo meglio i singoli pezzi di questo flusso.

2.1 Flusso di lavoro del tesseramento

Un flusso tipico di utilizzo del modulo tesseramento può essere questo:

  1. Configuri i tipi di tesseramento (es. Standard, Premium, Famiglia…).
  2. Configuri gli stati (es. Attivo, Non attivo, Sospeso).
  3. Imposti la numerazione nelle impostazioni di Progressivi e seriali per il documento “Tesseramento” (es. {YYYY}00001, che genera numeri tipo 202500001).
  4. Crei le prime tessere dalla sezione Tutte le tessere, collegandole ai contatti.
  5. Registri i pagamenti di iscrizione e ricorrenti (mensile, annuale, ecc.) nella scheda tessera.
  6. Usi la tessera nelle pratiche per applicare il prezzo corretto (per tutti / per tesserati).
  7. Controlli le scadenze e lo stato generale delle tessere dalla scrivania e dall’elenco tessere.
Suggerimento:
prima di iniziare a creare tessere in massa, dedica qualche minuto a configurare bene tipi, stati e numerazione: ti farà risparmiare molto tempo dopo.
2.2 Tipi di tesseramento

I tipi di tesseramento rappresentano le “categorie” di tessere che rilasci alla tua utenza: ad esempio Base, Standard, Premium, Famiglia, Under 30, ecc.

Dal menu Tesseramento > Tipi tesseramento puoi:

  • aggiungere un nuovo tipo di tessera con un nome descrittivo;
  • decidere se il tipo è visibile o meno nelle liste;
  • impostare un ordinamento (utile se ne hai molti).

Quando crei o modifichi una tessera, dovrai sempre scegliere uno dei tipi configurati in questa sezione.

Nota:
se in futuro cambi idea sulla struttura dei tuoi tipi di tessera, puoi sempre modificarli o disattivarli (rendendoli non visibili) senza perdere le tessere già create.
2.3 Stati di tesseramento

Gli stati di tesseramento indicano la “condizione” della tessera in un certo momento. Alcuni esempi tipici:

  • Attivo – la tessera è valida e il tesserato ha diritto ai servizi;
  • Non attivo – tessera non ancora attiva o non rinnovata;
  • Sospeso – da usare se serve una categoria intermedia personalizzata.

Dal menu Tesseramento > Stati tesseramento puoi:

  • definire i nomi degli stati che ti servono;
  • decidere se uno stato è visibile o meno nelle tendine;
  • impostare l’ordine con cui compaiono.
Attenzione:
lo stato del tesseramento è importante anche per la parte economica: tessere “Attive” potrebbero avere diritto a prezzi diversi nelle pratiche. Assicurati che gli operatori aggiornino lo stato quando una tessera viene sospesa o non rinnovata.
2.4 Progressivi e seriali delle tessere

La numerazione delle tessere è gestita tramite la sezione Progressivi e seriali del gestionale. Qui troverai una riga dedicata al documento Tesseramento.

Per ogni tipo di documento puoi impostare:

  • Prefisso – es. {YYYY} per l’anno a 4 cifre (es. 2025);
  • Progressivo iniziale – es. 1;
  • Cifre numeriche – quante cifre deve avere la parte numerica (es. 5 → 00001);
  • Suffisso – opzionale (es. -T o altre sigle);
  • Anno di riferimento.

Ad esempio, con:

  • Prefisso: {YYYY}
  • Progressivo: 1
  • Cifre numeriche: 5

otterrai numeri di tessera come:

  • 202500001
  • 202500002
  • 202500003 …
Suggerimento:
grazie a prefissi, suffissi e regole predefinite puoi adattare il gestionale a quasi qualsiasi numerazione esistente senza cambiare le tue abitudini.
2.5 Pagamenti di iscrizione e ricorrenti

Ogni tessera può prevedere:

  • un importo di iscrizione (una tantum);
  • un importo ricorrente (mensile, annuale, ecc.);
  • una ricorrenza (Mensile, Annuale, Nessuna, …).

Nella schermata di modifica tessera trovi una sezione Storico pagamenti in cui puoi:

  • registrare un nuovo pagamento, indicando:
    • modalità di pagamento (es. Contanti, POS…);
    • data pagamento;
    • importo versato;
  • vedere l’elenco dei pagamenti già registrati per quella tessera;
  • eventualmente modificare o cancellare una riga di pagamento.

In base a queste informazioni, nella tessera e nelle schermate collegate vedrai sempre la data dell’ultimo pagamento e potrai capire rapidamente se il tesserato è in regola o meno.

3. Il menu Tesseramento nel gestionale

In questa sezione Argomenti che troverai qui sotto:

Il modulo Tesseramento dispone di un menu completamente dedicato nella barra laterale del gestionale. Da qui partono tutte le operazioni fondamentali: creazione, modifica, configurazione e monitoraggio delle tessere. Se il tesseramento è una parte importante della tua attività, questo menu diventerà uno dei più utilizzati nel quotidiano.

Nota:
Tutte le voci del menu sono sempre disponibili anche se non hai ancora creato nessuna tessera. Puoi quindi iniziare configurando tipi, stati e numerazione prima di iniziare a emettere le tessere.

Il menu Tesseramento è composto da quattro sezioni principali, ognuna con una funzione ben precisa. È importante conoscerle, così saprai sempre dove andare per svolgere l’operazione che hai in mente.

  • 1) Tutte le tessere
    Questa è la schermata principale, quella che userai ogni giorno. Contiene l’elenco completo delle tessere registrate nel sistema, con filtri, ricerca avanzata e strumenti per modificarle o crearne di nuove.
  • 2) Tipi tesseramento
    Qui definisci i “livelli” o le “categorie” delle tessere (Base, Premium, Standard…). Ogni tessera deve appartenere a uno di questi tipi.
  • 3) Stati tesseramento
    Qui configuri gli stati possibili (Attivo, Non attivo, Sospeso…). Lo stato è fondamentale perché influenza anche i prezzi dei servizi (pratiche).
  • 4) Progressivi e seriali
    Qui imposti la numerazione automatica delle tessere. È una delle parti più importanti: senza una numerazione corretta rischi di creare tessere duplicate o non coerenti con il tuo sistema amministrativo.
Suggerimento:
Se sei agli inizi, segui questo ordine: 1) Tipi → 2) Stati → 3) Progressivi → 4) Tessere. Così quando inizi a creare le tessere hai già tutto pronto.

Ogni voce del menu è progettata per uno scopo preciso. Ecco una spiegazione più dettagliata per aiutarti a orientarti anche se non hai mai usato un modulo di tesseramento digitale.

• Tutte le tessere È l’elenco completo e ordinato di tutte le tessere che hai emesso negli anni. Da qui puoi:

  • cercare una tessera tramite i filtri;
  • modificarne i dati (tipo, stato, scadenza…);
  • registrare un pagamento;
  • creare una tessera nuova premendo “Aggiungi tessera”;

• Tipi tesseramento Questa sezione definisce la “struttura” delle tue tessere. Senza almeno un tipo, non puoi creare nessuna tessera. È la prima configurazione che dovresti fare.

• Stati tesseramento Serve a definire in quale fase si trova una tessera (attiva, non attiva, ecc.). Lo stato è cruciale quando applichi prezzi diversi ai tesserati.

• Progressivi e seriali È la parte tecnica della numerazione automatica. Qui decidi:

  • se includere l’anno (es. 2025XXXX);
  • quante cifre deve avere la parte numerica;
  • se aggiungere prefissi o suffissi;
  • da quale numero partire.

Il gestionale, per semplificare il lavoro di tutti i giorni, ti permette di accedere alle funzioni del tesseramento anche da altre zone, senza dover tornare ogni volta al menu laterale.

Ecco alcuni esempi:

  • Quando sei nella scheda contatto, in presenza di una tessera, appare il pulsante “Modifica tessera”.
  • Nella schermata delle pratiche, se il contatto è tesserato, compare un box informativo che rimanda alla tessera.
  • Nell’elenco tessere trovi il pulsante “Aggiungi tessera” sempre visibile.

4. Tipi di tesseramento

I tipi di tesseramento sono la base dell’intero sistema. Ogni tessera deve essere di un certo tipo: questo ti permette di distinguere tra vari livelli o categorie di iscrizione.

Non esistono limiti: puoi creare 2 tipi o 50 tipi, a seconda delle tue esigenze. L’importante è mantenere una logica chiara e coerente.

4.1 A cosa servono i tipi di tesseramento

Un tipo di tesseramento serve per:

  • differenziare i servizi offerti ai vari livelli;
  • distinguere i prezzi delle pratiche;
  • organizzare statistiche (quanti Standard, quanti Premium…);
  • mantenere ordine nella gestione delle tessere.
Suggerimento: non creare troppi tipi se non ti servono: 2-4 tipi sono più che sufficienti per la maggior parte delle strutture.
4.2 Come si creano nuovi tipi

Per creare un nuovo tipo vai in: 

Tesseramento → Tipi tesseramento → Aggiungi tipo

Compila questi campi:

  • Nome del tipo (obbligatorio)
  • Visibile (sì/no)
  • Ordinamento (numero che determina l’ordine in cui appare nelle liste)

Esempi di nomi chiari:

  • Standard
  • Premium
  • Gold
  • Famiglia
  • Studenti
4.3 La visibilità dei tipi

Se un tipo è impostato come Non visibile:

  • non appare nei menu a tendina quando crei o modifichi una tessera,
  • ma le tessere già collegate a quel tipo restano valide.
Attenzione:
Non eliminare un tipo se ci sono tessere che lo utilizzano, perché potresti perdere coerenza nei dati.
4.4 Buone pratiche nella scelta dei tipi

Per evitare confusione tra operatori, segui queste linee guida:

  • Scegli nomi semplici e immediati.
  • Evita sigle incomprensibili (es. T1, T2…).
  • Mantieni coerenza: se usi "Base" non usare poi "Standard", ma "Base", "Base Plus", "Premium".
  • Non esagerare col numero di tipi: troppi creano disordine.

5. Stati di tesseramento

Gli stati di tesseramento servono a indicare in che condizione si trova una tessera in un determinato momento. Sono fondamentali perché determinano se un contatto ha diritto o meno a usufruire dei servizi riservati ai tesserati e se beneficia di eventuali prezzi scontati nelle pratiche.

5.1 Perché gli stati sono importanti

Il sistema utilizza gli stati per:

  • stabilire se la tessera è valida;
  • determinare l’accesso ai prezzi agevolati;
  • monitorare quante tessere sono scadute o in scadenza;
  • organizzare campagne di rinnovo;
  • visualizzare indicatori rapidi nella scrivania.
Attenzione:
Una tessera può essere “scaduta” come data ma avere ancora stato “Attivo”. Assicurati che i tuoi operatori aggiornino lo stato correttamente.
5.2 Esempi di stati più usati

Lo stato minimo indispensabile è:

  • Attivo
  • Non attivo

Ma nulla vieta di creare stati più articolati, come:

  • In scadenza
  • Sospeso
  • Da rinnovare
  • Iscrizione in attesa di pagamento
5.3 Come si aggiunge un nuovo stato

Per aggiungere uno stato vai in: 

Tesseramento → Stati tesseramento → Aggiungi stato

Dovrai compilare:

  • Nome dello stato
  • Visibile (se deve apparire nelle liste)
  • Ordinamento (ordine con cui appare)
Suggerimento:
Metti lo stato “Attivo” come primo in ordine, così è sempre facile trovarlo.
5.4 L’errore più comune sugli stati

L’errore più frequente è dimenticare di aggiornare lo stato quando:

  • un contatto paga il rinnovo;
  • una tessera scade;
  • decidi di sospendere un tesserato;
  • annulli un pagamento ricorrente.

6. Progressivi e seriali delle tessere

In questa sezione Argomenti che troverai qui sotto:

Ogni tessera deve avere un numero univoco. Questo numero non viene inserito manualmente: lo genera automaticamente il gestionale grazie al sistema dei progressivi e seriali. Una numerazione corretta evita duplicazioni, confusione e problemi amministrativi.

Nota:
La numerazione delle tessere funziona esattamente come quella delle fatture, ricevute o protocolli: è un sistema progressivo che garantisce ordine e coerenza.
6.1 Cosa sono i progressivi e perché sono importanti

I progressivi sono una regola che il sistema usa per generare automaticamente i numeri delle tessere. Ogni volta che crei una tessera nuova, il gestionale:

  • legge il progressivo configurato,
  • genera il numero successivo,
  • lo assegna in modo definitivo alla tessera.

Questo evita completamente l’errore umano di duplicare numeri o saltare sequenze.

Attenzione:
Se non configuri la numerazione non puoi creare nuove tessere.
6.2 Come configurare la numerazione delle tessere

Vai in: 

Impostazioni → Progressivi e Seriali → Tesseramento

Qui potrai definire:

  • Prefisso (opzionale)
  • Numero progressivo iniziale (di solito 1)
  • Cifre numeriche (quante cifre deve avere la parte numerica)
  • Suffisso (opzionale)
  • Anno (comparirà solo se usi {YYYY} o {YY})
Suggerimento:
Se rilasci molte tessere ogni anno, usa 5 o 6 cifre numeriche. Se ne rilasci poche, bastano 3 o 4 cifre.
6.3 Le variabili disponibili nella numerazione

Puoi usare vari “segnaposto” che il sistema sostituirà automaticamente:

  • {YYYY} → anno a 4 cifre (es. 2025)
  • {YY} → anno a 2 cifre (es. 25)
  • {W} → settimana dell’anno
  • {z} → numero gregoriano
Nota:
Queste variabili permettono una personalizzazione estremamente flessibile, adattabile a qualsiasi sistema di tesseramento preesistente.
6.4 Esempi pratici di configurazione

Esempio 1 — Numerazione semplice

{YYYY}00001 → 202500001

Esempio 2 — Tessere con prefisso personalizzato

T-{YYYY}-0001 → T-2025-0001

Esempio 3 — Tessere con suffisso

{YYYY}00001-TES → 202500001-TES
6.5 Errori comuni da evitare
  • Usare poche cifre (es. 2 cifre → 01, 02… rischio saturazione)
  • Dimenticare il prefisso dell’anno → tessere indistinguibili tra anni diversi
  • Modificare la numerazione dopo aver emesso tessere
  • Non indicare il progressivo iniziale → errore in creazione tessera
Attenzione:
Cambiare progressivo mentre ci sono tessere attive può creare numerazioni duplicate. Fallo solo se sai esattamente cosa stai facendo.

7. Elenco tessere e filtri di ricerca

In questa sezione Argomenti che troverai qui sotto:

L'elenco delle tessere è la tua centrale operativa. Da qui puoi controllare lo stato del tesseramento della tua struttura in qualsiasi momento.

Nota:
Questa schermata è progettata per lavorare anche con decine di migliaia di tessere, senza rallentamenti.
7.1 Cosa trovi nella schermata “Tutte le tessere”

Ogni riga dell’elenco rappresenta una tessera, con le informazioni principali:

  • Numero tessera
  • Contatto assegnato
  • Tipo di tesseramento
  • Stato
  • Data tesseramento
  • Data scadenza
  • Data ultimo pagamento

Puoi ordinare l’elenco cliccando sull’intestazione di una colonna, ad esempio per vedere prima le tessere più recenti.

7.2 I filtri disponibili e come usarli

L’area filtri si trova nella parte alta della schermata. Ti permette di trovare una tessera anche se ricordi solo pochi dettagli.

I filtri disponibili sono:

  • Numero tessera
  • Nome del contatto
  • Tipo tesseramento
  • Stato tesseramento
  • Anno
  • Data scadenza
  • Filtri rapidi:
    • Tutte
    • Attive
    • In scadenza
    • Scadute
Suggerimento:
Se hai molti tesserati, usa SEMPRE almeno due filtri insieme.
7.3 Le azioni rapide disponibili

Ogni tessera ha un menù di azioni, che consente:

  • Modifica tessera
  • Registra pagamento
  • Elimina
Attenzione:
L’eliminazione è permanente. Assicurati di non cancellare tessere valide.
7.4 Esempi pratici di utilizzo dei filtri

• Trovare tutte le tessere in scadenza nel mese corrente

Filtro → In scadenza

• Trovare tutte le tessere del tipo "Premium"

Tipo tesseramento → Premium

• Cercare una tessera di un contatto che non ricorda il numero

Contatto → scrivi il nome del contatto

8. Creazione di una nuova tessera

In questa sezione Argomenti che troverai qui sotto:

Creare una tessera è un’operazione semplice, ma è importante compilare correttamente tutti i campi, perché saranno usati per poter applicare i prezzi delle pratiche, contare i tesserati attivi e monitorare le scadenze.

8.1 Come si crea una tessera passo-passo

Per creare una nuova tessera:

  1. Vai in Tesseramento → Tutte le tessere
  2. Clicca Aggiungi tessera
  3. Compila il modulo seguendo le indicazioni qui sotto
  4. Clicca Salva
8.2 Spiegazione dettagliata di tutti i campi
  • Contatto
    Il nominativo del tesserato. Senza un contatto non puoi creare la tessera.
  • Tipo tesseramento
    Seleziona uno dei tipi configurati in precedenza (es. Standard, Premium).
  • Stato tesseramento
    Normalmente “Attivo”. Puoi cambiarlo in seguito.
  • Data tesseramento
    Quando la tessera è stata emessa. Serve per calcolare la durata e verificare gli anni di iscrizione.
  • Data scadenza
    La data di termine della validità. È fondamentale per i filtri “Scadute” e “In scadenza”.
  • Importo iscrizione
    L'importo iniziale una tantum.
  • Importo ricorrente
    La quota ricorrente (mensile o annuale).
  • Ricorrenza
    Scegli tra: Nessuna, Mensile, Annuale.
8.3 Il salvataggio e la generazione del numero

Il numero tessera viene generato già nella finestra modale di creazione della tessera, prima ancora di salvare definitivamente i dati. In pratica, quando apri la modale di nuova tessera, il gestionale:

  1. legge il progressivo configurato per il documento Tesseramento;
  2. calcola il numero successivo in base a prefisso, cifre e progressivo;
  3. mostra subito il numero tessera proposto nella modale di creazione.

Quando poi clicchi su Salva nella finestra di creazione:

  1. la nuova tessera viene registrata nell’elenco tessere;
  2. il contatore in “Progressivi e seriali” viene aggiornato, così alla prossima creazione verrà proposto il numero successivo (incrementato di uno);
  3. vieni reindirizzato alla schermata di modifica tessera, dove puoi aggiungere pagamenti o affinare i dettagli.
Suggerimento:
Se in casi eccezionali devi modificare manualmente il numero tessera, fallo direttamente nella fase di creazione, prima di salvare la nuova tessera, così mantieni coerente il progressivo e riduci il rischio di doppioni.

9. Modifica tessera e gestione pagamenti

In questa sezione Argomenti che troverai qui sotto:

La schermata di modifica della tessera è il posto dove aggiorni informazioni cruciali: stato, scadenza, importi, ricorrenza e — soprattutto — i pagamenti effettuati dal tesserato.

Nota:
Tutti i dati che aggiorni qui influenzano anche ciò che vedrai nella scheda contatto e nelle pratiche associate a quel contatto.
9.1 Panoramica sulla schermata di modifica

La schermata è suddivisa in due sezioni principali:

  • Dati della tessera (parte superiore)
  • Storico pagamenti (parte inferiore)
9.2 Quali dati della tessera puoi modificare

Puoi modificare in qualsiasi momento:

  • Tipo tesseramento
  • Stato (Attivo, Non attivo…)
  • Date (tesseramento, scadenza)
  • Importo iscrizione
  • Importo ricorrente
  • Ricorrenza (Mensile, Annuale, Nessuna)

Non puoi invece modificare direttamente:

  • Numero tessera (se non subito dopo la creazione)
  • Progressivo (è generato automaticamente)
9.3 Lo storico pagamenti: come funziona

Questa sezione è essenziale per tenere traccia delle quote pagate dal tesserato. Per ogni riga dello storico sono visibili:

  • Data del pagamento
  • Importo pagato
  • Modalità di pagamento
  • Note (facoltative)

Dallo storico puoi:

  • aggiungere un nuovo pagamento,
  • modificare un pagamento esistente,
  • cancellare una riga (se errata).
Nota:
La data dell’ultimo pagamento viene mostrata anche nella schermata delle pratiche e nella scheda contatto: è un’informazione molto utilizzata dagli operatori.
9.4 Inserimento di un nuovo pagamento

Per aggiungere un nuovo pagamento:

  1. Vai in Modifica tessera
  2. Scorri fino alla sezione Storico pagamenti
  3. Clicca Aggiungi pagamento
  4. Compila i campi necessari:
    • Data pagamento
    • Importo
    • Metodo di pagamento (Contanti, POS, Bonifico…)
    • Note (opzionali)
  5. Clicca Salva
Suggerimento:
Le note sono utilissime per indicare se un pagamento riguarda iscrizione o ricorrenza.
9.5 Errori comuni nella modifica delle tessere
  • Non aggiornare la data di scadenza quando un tesserato rinnova
  • Dimenticare di registrare il pagamento
  • Mantenere lo stato “Non attivo” dopo il pagamento
  • Confondere Importo iscrizione e Importo ricorrente

10. Tessere e modelli pratica

In questa sezione Argomenti che troverai qui sotto:

Il modulo tesseramento si integra perfettamente con le pratiche del gestionale. Questa integrazione ti permette di applicare prezzi diversi in base alla presenza o meno di una tessera attiva.

10.1 Perché il tesseramento influisce sulle pratiche

Molte strutture offrono servizi a prezzo ridotto ai propri tesserati. Per questo il gestionale ti permette di definire due tariffe:

  • Prezzo per tutti
  • Prezzo tesserati
10.2 Prezzo tesserati e prezzo non tesserati

Nei modelli pratica puoi definire due tariffe distinte:

  • Prezzo standard (per tutti)
  • Prezzo tesserati (riservato ai tesserati con tessera attiva)

Quando apri o modifichi una pratica, il gestionale mostra entrambi i prezzi all’operatore. Non applica automaticamente una tariffa, perché è fondamentale che l’operatore valuti lo stato della tessera del contatto.

L’operatore quindi decide quale prezzo impostare nella pratica:

  • se il contatto ha una tessera attiva, di norma viene scelto il prezzo tesserati;
  • se il contatto non ha una tessera, oppure la tessera è scaduta o con stato non attivo, l’operatore applicherà il prezzo standard;
  • nei casi dubbi (pagamento in sospeso, tessera in scadenza, stato non aggiornato) l’operatore è tenuto a verificare la situazione prima di procedere.
Suggerimento:
Controlla sempre il box informativo della tessera nella pratica: ti mostra numero, stato, scadenza e ultimo pagamento, così puoi applicare il prezzo corretto senza rischiare errori.
10.3 Come vengono mostrati i dati della tessera nelle pratiche

Quando apri o modifichi una pratica, nella colonna di destra appare un riquadro informativo contenente:

  • Numero tessera
  • Tipo
  • Stato (Attivo / Non attivo)
  • Data scadenza
  • Data ultimo pagamento
Suggerimento:
Se ricevi un contatto allo sportello, questo box ti permette di verificare in un secondo se la tessera è valida, senza dover cercare nell’elenco generale.

11. Tessere collegate ai contatti

Ogni contatto può avere una o più tessere. Per questo nella schermata di modifica contatto trovi un box riepilogativo che ti mostra i dati essenziali della tessera corrente.

Il box contiene:

  • Numero tessera
  • Tipo
  • Stato
  • Data scadenza
  • Data ultimo pagamento

Da qui puoi anche cliccare direttamente su Modifica tessera, senza dover tornare nel menu Tesseramento.

12. Tessere nella scrivania del gestionale

Nella dashboard trovi un pannello dedicato ai tesserati. Qui vengono mostrati i numeri chiave del tuo tesseramento, utili per un colpo d’occhio rapido.

Gli indicatori tipici sono:

  • Tessere totali
  • Tessere attive
  • Tessere in scadenza
  • Tessere scadute

Cliccando su un indicatore verrai portato direttamente all’elenco tessere filtrato correttamente.

Suggerimento:
Consulta questa sezione ogni mattina: ti aiuta a capire se è il caso di avviare campagne di rinnovo o ricordare pagamenti ai tesserati.

13. Domande frequenti (FAQ)

D: Posso modificare il numero della tessera?
R: Sì, ma solo subito dopo la creazione. Una volta utilizzata in pratiche o collegata a pagamenti, è meglio non modificarlo.
D: La tessera si rinnova automaticamente?
R: No. Devi registrare manualmente il pagamento e aggiornare la data di scadenza.
D: Il numero della tessera può andare in conflitto con uno già esistente?
R: No. Il gestionale genera il numero automaticamente in base alla configurazione dei progressivi, evitando duplicazioni. L’unico modo per creare un conflitto è modificare manualmente il numero in modo errato.
D: Posso creare una tessera senza assegnarla a un contatto?
R: No. Ogni tessera deve essere associata a un contatto esistente. Se non hai ancora registrato la persona, devi prima creare il contatto.
D: Come faccio a rinnovare una tessera scaduta?
R: Devi:
  1. registrare il pagamento del rinnovo nella sezione "Storico pagamenti";
  2. aggiornare la data di scadenza con la nuova validità;
  3. verificare che lo stato sia impostato su Attivo.
Il numero tessera rimane lo stesso.
D: È possibile avere più tessere attive per lo stesso contatto?
R: Sì. Il gestionale lo consente. Tuttavia, per chiarezza operativa, consigliamo di mantenere una sola tessera attiva alla volta, a meno che non vi siano diversi tipi di iscrizione previsti dalla tua struttura.
D: Posso cambiare tipo di tesseramento dopo aver creato la tessera?
R: Sì. Puoi modificare il tipo anche in un secondo momento. La modifica non influisce sul numero della tessera né sui pagamenti già registrati.
D: Il sistema applica automaticamente il prezzo tesserati nelle pratiche?
R: No. Il gestionale mostra entrambi i prezzi (tesserati e non tesserati). È l'operatore che deve scegliere il prezzo corretto in base allo stato della tessera del contatto.
D: Cosa succede se imposto erroneamente la data scadenza nel passato?
R: La tessera risulterà immediatamente scaduta. Basta correggere la data nella schermata di modifica tessera.
D: Cos'è la ricorrenza della tessera e come influisce sul sistema?
R: La ricorrenza indica se la tessera prevede un pagamento mensile o annuale. Serve solo per gestire e registrare correttamente i pagamenti, ma non genera alcun addebito automatico.
D: Se elimino un pagamento associato alla tessera, cosa succede?
R: Il pagamento viene rimosso definitivamente dallo storico. Assicurati sempre di cancellare solo i pagamenti errati.
D: Il numero di tessera cambia ogni anno?
R: Dipende da come configuri i progressivi. Se nel formato usi {YYYY}, il prefisso cambia ogni anno. Se non lo usi, il numero sarà un progressivo continuo senza reset annuale.
D: Come posso vedere quante tessere scadono nei prossimi 30 giorni?
R: Vai in Tesseramento → Tutte le tessere e usa il filtro rapido In scadenza. Puoi combinare il filtro con un intervallo di date personalizzato.

14. Errori comuni

  • Creare tessere senza aver configurato la numerazione
    → Risultato: errori in creazione o numerazione incoerente.
  • Dimenticare di aggiornare la data di scadenza dopo il pagamento
    → Il contatto risulta non attivo anche se ha pagato.
  • Non registrare i pagamenti
    → L’ultimo pagamento risulterà “vuoto” nelle schermate.
  • Confondere importo iscrizione e importo ricorrente
    → Rischio di pagamenti registrati in modo incorretto.

15. Consigli pratici

  • Configura tutto prima di iniziare Dedica 10 minuti a tipi, stati e numerazione: ti faranno risparmiare ore in futuro.
  • Controlla periodicamente la sezione “In scadenza” Così puoi contattare in anticipo i tesserati per il rinnovo.
  • Registra sempre i pagamenti Una tessera senza storico pagamenti è una tessera gestita male.
  • Usa i prezzi differenziati nelle pratiche È uno dei motivi principali per cui conviene attivare il tesseramento.
  • Verifica lo stato delle tessere prima di iniziare pratiche complesse Evita discussioni con i clienti sulle tariffe applicate.
  • Fai formazione agli operatori 5 minuti di spiegazione evitano giorni di errori nei prezzi.